Bestandsauffüllung – Top-Tipps für kleine Fertigungsunternehmen

Bestandskontrolle, Bestandsoptimierung, Bestandsmanagement – sind das nur andere Begriffe für Bestandsauffüllung? In gewisser Weise ja, andererseits aber auch ganz und gar nicht! Finden wir den Unterschied heraus.

Was ist Bestandsauffüllung?

Bestandsauffüllung oder Lagerauffüllung ist der Prozess der Überwachung des Lagerverbrauchs und der Beschaffung, um die richtigen Lagerbestände und die Erfüllung von Bestellungen sicherzustellen. Die Auffüllung ist ein zentraler Aspekt der Bestandskontrolle – ein Konzept des Bestandsmanagements, das finanzielle Liquidität mit ausreichenden Lagerbeständen in Einklang bringt.

Hersteller und Händler bevorzugen möglichst geringe Lagerbestände, um übermäßige Lagerkosten zu vermeiden und das Risiko von Überbeständen zu reduzieren. Gleichzeitig sollte der Bestand jedoch hoch genug sein, um eine termingerechte Erfüllung sicherzustellen. Dieses „ideale Lagerniveau” zu finden, ist die Aufgabe der Bestandsoptimierung, die sich auf die Bedarfsprognose, die Analyse historischer Verbrauchsraten und die Überwachung der Lieferkettenleistung konzentriert.

Die Bestandsauffüllung ist der operative Mechanismus zur Aufrechterhaltung dieses Gleichgewichts.

Eine effektive Bestandsauffüllung hängt von drei Schlüsselbereichen ab:

• Beschaffung: Dies ist der wichtigste Aspekt der Bestandsauffüllung. Eine effektive Beschaffung umfasst die Überwachung der Lieferantenbeziehungen und -leistungen, die Verwaltung der Vorlaufzeiten und die Einhaltung bewährter Einkaufspraktiken. Die Beschaffung ist für Hersteller, die Rohmaterialien nachbestellen, ebenso wichtig wie für Händler, die Fertigwaren für den Weiterverkauf lagern.
• Bestands- und Produktionsverfolgung: Eine zeitnahe und genaue Nachschubplanung ist nur möglich, wenn ein genauer und aktueller Überblick über die tatsächlichen Lagerbestände und damit auch über die Verbrauchsraten vorhanden ist. Robuste Rückverfolgungssysteme sind für die Führung aktueller Bestandsaufzeichnungen unerlässlich, sei es in Form einer speziellen Bestandsverfolgungssoftware oder in Form von fortschrittlicheren MRP-Systemen, die den gesamten Fertigungsprozess einschließlich des Bestands überwachen.
• Lagerverwaltung: Neben der Bestellung und Lagerung der richtigen Warenmenge müssen die Lagerartikel auch ordnungsgemäß angenommen und gelagert werden. Sie müssen unter den richtigen Bedingungen aufbewahrt und so organisiert sein, dass sie für die Kommissionierung und den Transport schnell zugänglich sind.

Die Bedeutung einer rechtzeitigen Bestandsauffüllung

Wie Sie sich vorstellen können, ist die richtige Bestandsauffüllung von entscheidender Bedeutung. Übermäßige Lagerbestände können schnell zu gravierenden Cashflow-Problemen führen, während Fehlmengen Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Produkte zu verkaufen und versprochene Vorlaufzeiten einzuhalten, was die Kundenzufriedenheit und Ihren Ruf beeinträchtigt.

Hier sind vier Hauptgründe, warum eine gut verwaltete Bestandsauffüllung wichtig ist.

Optimierter Cashflow

Wenn nur die benötigten Artikel vorrätig sind, wird kein Kapital in überschüssigen Beständen gebunden. Eine gut durchdachte Bestandsauffüllung lässt Sie Überbestellungen und Hamsterkäufe vermeiden, wodurch die Lagerkosten kontrolliert werden und Mittel für andere strategische Investitionen wie Ausrüstungsmodernisierungen, Produktentwicklungen oder den Ausbau von Vertriebskanälen frei werden.

Umgekehrt können Verzögerungen bei der Nachschubversorgung zu Last-Minute-Einkäufen zu Premiumpreisen oder Notfallproduktionen führen, die ebenfalls die finanziellen Ressourcen belasten. Ein optimierter Nachschubprozess glättet die Einkaufszyklen und macht den Cashflow besser vorhersehbar und steuerbar.

Maximierte Rentabilität

Eine rechtzeitige Nachschubversorgung wirkt sich auch direkt auf die Rentabilität aus. Überbestände führen häufig zu Preisnachlässen und Verschwendung (insbesondere bei verderblichen Waren) und verursachen unvermeidbare Lagerkosten. Durch die genaue Abstimmung der Lagerbestände auf den tatsächlichen Bedarf können Unternehmen ihre Gewinnmargen verbessern, indem sie unnötige Ausgaben reduzieren.

Darüber hinaus ermöglicht eine gute Kontrolle über kritische Rohstoffe eine bessere Vorhersagbarkeit der Vorlaufzeiten für stark nachgefragte Artikel. Dies reduziert entgangene Verkaufschancen und steigert den Umsatz, sodass die Nachschubplanung direkt zur Rentabilität beiträgt.

Rechtzeitige Produktionszeitpläne

In der Fertigung müssen Materialien genau dann verfügbar sein, wenn sie benötigt werden, um Leerlaufzeiten und Terminverzögerungen zu vermeiden. Ein robuster Nachschubprozess stellt sicher, dass Komponenten und Rohstoffe synchron mit der Produktionsplanung nachbestellt werden, um unterbrechungsfreie Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Verzögerungen beim Nachschub können schnell zu Engpässen und Produktionsausfällen führen. Dies beeinträchtigt nicht nur Ihre finanzielle Leistung, sondern wirkt sich auch auf die gesamte Lieferkette aus. Eine konsistente Materialverfügbarkeit ermöglicht es Herstellern, schneller auf Veränderungen in der Nachfrage zu reagieren.

Kundenzufriedenheit

Fehlmengen und Lieferrückstände schaden nicht nur dem Umsatz. Die eigentliche Gefahr besteht darin, dass das Vertrauen und die Loyalität der Kunden untergraben werden. Ohne eine effiziente Nachschubversorgung kommt es häufiger zu Verzögerungen, und die Kunden können sich nicht darauf verlassen, dass das Unternehmen seine Lieferversprechen einhält. Dies führt zu einer geringeren Zufriedenheit und weniger Folgeaufträgen.

Ein gut kontrollierter Nachschubprozess hilft, schneller auf Trends oder saisonale Nachfragespitzen zu reagieren und sicherzustellen, dass beliebte Produkte schnell fertiggestellt werden und vorrätig bleiben. Agilität ist ein Wettbewerbsvorteil für kleine Hersteller. Sie trägt dazu bei, den Ruf Ihrer Marke zu stärken und die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen.

Der Prozess der Bestandsauffüllung

Jedes Unternehmen, das physische Güter verkauft oder produziert, ist für seinen Fortbestand auf Lagerbestände angewiesen. Die Maximierung der Lagerrentabilität ist jedoch etwas komplexer als nur bei Defiziten einzukaufen und Überschüsse zu verkaufen.

Um beispielsweise zusätzliche Lagerkosten zu vermeiden, sollte der Lagerbestand erst dann verfügbar sein, wenn tatsächlich Bedarf besteht. Das bedeutet, dass die Vorlaufzeiten für die Lieferung berücksichtigt werden müssen. Auch die Bestellmengen müssen berücksichtigt werden, wobei Mengenrabatte gegen Überbestände abgewogen werden müssen. Bei verderblichen Waren ist die Haltbarkeit ein entscheidender Faktor.

Eine gute Nachschubplanung hängt ebenso sehr von guten Bestands- und Prognosedaten ab wie von einem guten Lieferantenmanagement und zuverlässigen Produktionsabläufen.

Workflow der Bestandsauffüllung

Wie eine effektive Nachschubplanung für Sie aussieht, hängt von Ihrer spezifischen Produktionsstruktur, dem Produktlebenszyklus, Marktaspekten und sogar von Lagerungsprotokollen ab. Hier finden Sie jedoch einen Überblick über die Kernkomponenten eines grundlegenden Nachschubsystems.

1. Überwachung des Lagerbestands. Sie müssen nicht nur wissen, was auf Lager sein sollte, sondern auch, was tatsächlich vorrätig ist. Durch die konsequente Verfolgung der Verbrauchs- und Verbrauchsraten wird sichergestellt, dass die Lagerbestände immer auf dem neuesten Stand sind sowie Bestände an eingehenden Waren und unfertigen Erzeugnissen (WIP) erfasst und Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt werden. Die Bestandsverfolgung liefert auch Informationen für die Bedarfsprognose, indem sie Einblicke in historische Verbrauchsdaten gibt und Trends, Saisonalitäten oder Anomalien aufzeigt.
2. Genaue Bedarfsprognosen.
   Die Nachfrage zu prognostizieren bedeutet zu wissen, welche Materialien wann für welchen Zweck benötigt werden. Durch die Analyse von Verkaufsdaten, saisonalen Trends und Marktveränderungen lässt sich die zukünftige Nachfrage genauer vorhersagen. Prognosen sind für Hersteller, die Waren auf Lager produzieren, von entscheidender Bedeutung, aber auch auftragsbezogene Fertigungsunternehmen können von Nachfrageprognosen profitieren.
3. Nachbestellpunkte.
   Der Bestellpunkt (Reorder Point oder ROP) ist der Lagerbestand, bei dessen Erreichen eine neue Bestellung aufgegeben werden sollte. Er berücksichtigt die durchschnittliche Auslastung eines Artikels, die Vorlaufzeit und den Sicherheitsbestand – eine Reserve, die häufig für kritische Artikel angelegt wird, um Fehlmenge bei Verzögerungen oder Nachfragespitzen zu vermeiden. Die Einbeziehung der optimalen Bestellmenge (Economic Order Quantitiy oder EOQ) hilft dabei, die kostengünstigste Bestellmenge zu ermitteln, um Bestell- und Lagerkosten zu minimieren.
4. Integriertes Beschaffungs- und Produktionsmanagement.
   Die Beschaffung umfasst mehr als nur das Versenden von Bestellungen an Lieferanten. Es geht darum, starke Lieferantenbeziehungen aufzubauen und deren Leistung zu überwachen, genaue Vorlaufzeitdaten zu pflegen und die Erstellung, Verfolgung und Bearbeitung von Bestellungen zu verwalten, damit die Einkaufsaktivitäten dokumentiert und koordiniert werden. Die Beschaffung sollte eng in das gesamte Bestands- und Produktionsplanungssystem integriert sein, um die Effizienz der Nachschubversorgung zu steigern.
5. Optimiertes Lager.
   Der Nachschubprozess ist nur so effizient wie das Lager, das ihn unterstützt. Der Lagerbestand sollte an leicht zugänglichen Orten gelagert und für die Kommissionierung, Handhabung und zyklische Inventur optimiert sein. Eine optimierte Lagerplanung reduziert die Kommissionierzeiten und minimiert Fehler bei der Bestandsabwicklung.

Arten von Strategien zur Bestandsauffüllung

Im Folgenden werden drei Methoden zur Bestandsauffüllung vorgestellt, die häufig von kleinen Fertigungsunternehmen eingesetzt werden. Wie Sie sehen werden, ist die Analyse und Prognose Ihrer Nachfragemuster unverzichtbar, unabhängig davon, für welche Methode oder Kombination von Methoden Sie sich entscheiden.

1. Auffüllung zum Bestellpunkt (ROP)

Diese Nachschubstrategie löst eine Nachbestellung aus, wenn der Lagerbestand auf einen vordefinierten Schwellenwert sinkt, der auf der Echtzeitverfolgung des Lagerverbrauchs und der Vorlaufzeiten basiert. Der Bestellpunkt wird durch Analyse des durchschnittlichen Kundenbedarfs und der Lieferantenvorlaufzeiten berechnet, wobei ein Sicherheitsbestand zur Berücksichtigung von Schwankungen hinzugerechnet wird. Die ROP-Methode ist besonders effektiv, wenn die Kundenaufträge relativ stabilen Mustern folgen.

Lesen Sie mehr über den Bestellpunkt.

2. Periodische Auffüllung

Bei der periodischen Auffüllung werden die Lagerbestände in festgelegten Intervallen, z. B. einmal täglich, wöchentlich oder monatlich, überprüft und so aufgefüllt, dass der prognostizierte Kundenbedarf bis zur nächsten Überprüfung gedeckt ist. Diese Methode vereinfacht zwar die Bestandsplanung und die Auftragszusammenfassung, ist jedoch stark von genauen Prognosen abhängig. Daher ist sie nicht die reaktionsfähigste Lagerhaltungsmethode bei plötzlichen Nachfragespitzen.

3. Just-in-Time-Bestandsführung (JIT)

Wie der Name schon sagt, zielt JIT darauf ab, die Lagerbestände minimal zu halten, indem sie nur bei tatsächlicher Kundennachfrage aufgefüllt werden – oft direkt ausgelöst durch Kundenbestellungen. Diese bedarfsorientierte Nachschubstrategie minimiert die Lagerkosten und hilft, Kapital freizusetzen, erfordert jedoch äußerst zuverlässige Lieferanten und präzise Prognosen, um optimal zu funktionieren. Sie ist daher ideal für Hersteller mit stabiler Nachfrage und ausgereiften Lieferketten, eignet sich jedoch möglicherweise nicht für Umgebungen mit hoher Variabilität oder schwankenden Vorlaufzeiten.

5 Top-Tipps für eine effektive Bestandsauffüllung

Die Bestandsauffüllung mag auf den ersten Blick einfach erscheinen, aber um sie effektiv zu gestalten und Ihre Rentabilität zu optimieren, sind Koordination, Planung und die richtigen Tools erforderlich. Hier sind fünf wichtige Tipps, mit denen Sie einen robusten und effizienten Nachschubprozess aufbauen können.

1. Erhöhen Sie die Genauigkeit Ihrer Prognosen

Durch die Analyse historischer Verkaufs- und Lieferdaten können Sie saisonale Schwankungen und Kundenbestellmuster erkennen und so den zukünftigen Bedarf besser vorhersagen und Ihre Lagerbewegungen zeitlich besser abstimmen. Je zuverlässiger Ihre Prognosen sind, desto sicherer können Sie Ihre Lagerbestände minimieren, ohne Engpässe zu riskieren. Außerdem können Sie so fortgeschrittene Lagerhaltungstechniken wie die optimale Bestellmenge sicherer einsetzen.

Neben der Lagerfertigung, für die die Bedarfsprognose von entscheidender Bedeutung ist, profitieren auch Auftragsfertiger von Prognosen, wenn sie Kapazitäten planen und Komponenten mit langen Vorlaufzeiten verwalten. Die Kombination von Prognosen mit Echtzeit-Bestandsübersicht bietet Ihnen ein leistungsstarkes Entscheidungsinstrument für eine proaktive Bestandskontrolle.

2. Bewerten Sie die Lieferantenleistung und pflegen Sie gute Lieferantenbeziehungen

Lieferanten können Ihren Nachschubprozess entscheidend beeinflussen. Bewerten Sie die Lieferantenleistung anhand von Kennzahlen wie Liefertreue, Vorlaufzeitgenauigkeit, Qualität und Reaktionsfähigkeit. Nutzen Sie diese Daten dann als Grundlage für Ihre Kaufentscheidungen. So vermeiden Sie kostspielige Unterbrechungen und können besser kontrollieren, inwieweit die Lieferanten Ihre Erwartungen erfüllen.

Starke Lieferantenbeziehungen sind ebenso wichtig wie die Leistung der Lieferanten. Eine offene, konsistente Kommunikation schafft Vertrauen und verschafft Ihnen mehr Flexibilität, wenn Sie diese am dringendsten benötigen, sei es bei Last-Minute-Bestellungen oder bei kurzfristigen Änderungen der Liefertermine.

Erfahren Sie mehr über Lieferantenleistungsmanagement und Lieferantenbeziehungsmanagement, um eine robuste Beschaffungsstrategie aufzubauen.

3. Verbessern Sie die Transparenz Ihrer Lieferkette und die Verfolgung Ihrer Produktion

Die Bestandsverwaltung umfasst weit mehr als nur die Artikel, die Sie vorrätig haben. Ein klarer Überblick über Ihre gesamte Lieferkette ist für eine genaue Planung unerlässlich. Wenn Sie vorgelagerte Einschränkungen, potenzielle Verzögerungen und Lagerbestände in Echtzeit sehen können, verbessern sich Ihre Prognosen und Sie können schneller auf sich ändernde Kundennachfragen reagieren.

Am anderen Ende der Pipeline ist ein guter Überblick über die Produktionsprozesse erforderlich, damit die Produktion mit dem Verbrauch übereinstimmt. Durch die Verfolgung des Materialverbrauchs, der unfertigen Erzeugnisse und der Produktion in Echtzeit bleiben Ihre Bestandsentscheidungen auf die tatsächlichen Fertigungsaktivitäten abgestimmt. Dies minimiert Diskrepanzen zwischen der Produktion und dem Bedarf.

4. Automatisieren Sie Bestands- und Lagerprozesse

Manuelle Nachverfolgung wird mit wachsendem Betriebsvolumen schnell zum Engpass. Die Automatisierung Ihrer Bestands- und Lagerprozesse lässt Sie menschliche Fehler reduzieren, Zeit sparen und die Genauigkeit der Daten in Echtzeit gewährleisten.

Implementieren Sie Barcode-Systeme für eine schnelle und zuverlässige Identifizierung und Nachverfolgung von SKUs (Stock Keeping Units). Geben Sie Ihren Mitarbeitern in der Produktion über Tablets oder Zugangsterminals einfache Zugangspunkte, um Bestandsbewegungen zu melden, sobald Waren eingegangen sind, kommissioniert oder in der Produktion verbraucht wurden. Dies reduziert blinde Flecken und erhöht die Effizienz des Lagers.

5. Investieren Sie in Bestandsmanagementsoftware

Tabellenkalkulationen oder papierbasierte Systeme sind in einem wachsenden Unternehmen nicht mehr ausreichend. Ein gutes Bestandsverwaltungssystem verknüpft Ihre Nachschubaktivitäten und bietet Ihnen an einem zentralen Ort Transparenz über Lagerbestände, Nachbestellpunkte und Vorlaufzeiten.

Je nach Ihren Anforderungen bieten verschiedene Lösungen unterschiedliche Stufen der Bestandskontrolle. Beispielsweise kann eine einfache Software nur dabei helfen, nicht vorrätige Artikel zu kennzeichnen oder SKUs über eine Barcode-Integration zu verfolgen. Fortgeschrittenere Lösungen bieten erweiterte Aspekte der Bestandsverwaltung, von der Auftragsverwaltung und Abschreibung bis hin zur Integration mit E-Commerce-Apps.

Vereinfachen Sie die Bestandsauffüllung mit ERP-Software für die Fertigung

Fortschrittliche ERPs für die Fertigung gehen zehn Schritte über einfache Bestandsverwaltungssysteme hinaus und bieten noch mehr Kontrolle. Dies wird durch die Integration von Auftragsverwaltung, Vertrieb, Bestands- und Lagerkontrolle, Prognosen, Produktionsplanung, Kostenverfolgung und vielen anderen Funktionen in einer einzigen Plattform erreicht.

Moderne Cloud-basierte Lösungen erfordern zwar einige Vorabinvestitionen, sind jedoch einfach zu implementieren und zu verwenden. Sie wurden speziell für KMU entwickelt und gewährleisten eine gesunde Kapitalrendite, indem sie die betriebliche Effizienz steigern und das Geschäftswachstum vorantreiben.

MRPeasy bietet kleinen Fertigungsunternehmen Zugriff auf leistungsstarke Tools, die jeden Aspekt des Lagerauffüllungsprozesses unterstützen, von der Bedarfsprognose und Verfolgung des Materialverbrauchs bis hin zur Verwaltung von Bestellungen und der Überwachung der Lieferantenleistung. Dank der Echtzeit-Bestandsübersicht wissen Sie immer, was auf Lager ist, was bestellt wurde und was als Nächstes benötigt wird. Die integrierten Beschaffungs- und Produktionsmodule stellen sicher, dass Rohmaterialien synchron mit den Produktionsplänen bestellt werden, während Lagerverwaltungsfunktionen wie Barcode-Scanning, Qualitätskontrolle und Etikettierung für Ordnung im Lager sorgen.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die Bestandsauffüllung ist der Prozess der Wiederauffüllung des Lagerbestands, um ein optimales Niveau für die Auftragsabwicklung aufrechtzuerhalten. Sie gewährleistet, dass Materialien und Produkte zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, wodurch Überbestände oder Kapitalbindung vermieden werden.
• Genaue Bedarfsprognosen und die Verfolgung des Lagerbestands in Echtzeit sind für eine effektive Bestandsauffüllung unerlässlich. Sie tragen dazu bei, Engpässe zu reduzieren, Überbestände zu minimieren und Einkäufe an den tatsächlichen Kundenbedarf anzupassen.
• Die Leistung der Lieferanten und starke Lieferantenbeziehungen wirken sich direkt auf den Erfolg der Nachschubplanung aus. Zuverlässige Vorlaufzeiten und eine offene Kommunikation reduzieren Störungen und verbessern die Lieferkonsistenz.
• Zu den wichtigsten Methoden der Bestandsauffüllung gehören die Verwendung von Nachbestellpunkten und optimalen Bestellmengen, die periodische Nachschubplanung oder die Einführung von Just-in-Time-Bestandsverfahren.
• ERP-Systeme für die Fertigung integrieren Bestands-, Beschaffungs- und Produktionsmanagement. Dies ermöglicht einen datengesteuerten Nachschubprozess, der die Nachfrage effektiver bedient und so Wachstum und Rentabilität steigert.

Häufig gestellte Fragen

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