Warum Bestandsmanagementsoftware für Hersteller nicht ausreicht

Bestandsmanagementsoftware scheint die naheliegende Lösung zur Verbesserung der Bestandskontrolle und Transparenz zu sein. In der Fertigungsindustrie bedeutet eine genaue Bestandsaufnahme jedoch nicht zwangsläufig, dass Sie einen Auftrag tatsächlich termingerecht fertigen und ausliefern können.

Was Bestandsmanagementsoftware tatsächlich verfolgt

Bestandsmanagementsoftware ist darauf ausgelegt, Bestandsveränderungen in Echtzeit zu verfolgen. Wann immer Ware eingeht, an einen anderen Standort verlagert oder verkauft wird, wird die Veränderung in der Software verfolgt und der Lagerbestand automatisch aktualisiert. Bestandsmanagementsoftware soll wichtige Fragen beantworten wie:

• Welche Artikel haben wir auf Lager?
• Wie viel haben wir auf Lager?
• Wo befindet sich der Lagerbestand?
• Wann sollten wir nachbestellen?

Wenn jede Bestandsbewegung protokolliert wird, kann eine Bestandsmanagementsoftware einen genauen, aktuellen Überblick über die Lagerbestände liefern. Niemand muss manuelle Bestandszählungen durchführen, um zu wissen, was vorrätig ist. Automatische Benachrichtigungen weisen zudem auf niedrige Bestände hin, bevor es zu Fehlmengen kommt. Bei sachgemäßer Nutzung kann eine einfache Bestandsmanagementsoftware echte Vorteile bringen.

Nehmen wir zum Beispiel einen Einzelhändler, der Laufschuhe von mehreren Lieferanten bezieht, diese in verschiedenen Lagern lagert und sie online sowie in physischen Läden verkauft.

Bestandsmanagementsoftware kann anzeigen, wie viele Paare jeder Größe im Regal stehen, wo sie sich befinden und wann es Zeit ist, eine neue Bestellung aufzugeben. So wird verhindert, dass beliebte Größen ausverkauft werden oder sich Modelle, die sich nicht verkaufen, im Übermaß ansammeln.

Warum Hersteller mehr als nur eine Bestandsaufnahme benötigen

Viele kleine Fertigungsunternehmen fangen zunächst mit Bestandsmanagementsoftware an. Wenn ein Unternehmen jedoch wächst, mehr Aufträge eingehen und die Produktion komplexer wird, wird es schwieriger, den Bestand mit diesen einfachen Systemen zu verfolgen.

Das liegt daran, dass Hersteller Waren nicht nur einkaufen, lagern und verkaufen, sondern sie auch verarbeiten. Sie verwandeln Rohstoffe in Fertigprodukte – und zwar im Rahmen eines Prozesses, für dessen Verfolgung Bestandsmanagementsoftware nie konzipiert wurde.

Nehmen wir zum Beispiel einen Metallverarbeiter, der Bestandsmanagementsoftware einsetzt. Ein einfaches Bestandsverwaltungssystem zeigt möglicherweise 200 Stahlbleche als Lagerbestand an, was mehr als ausreichend erscheint, um einen neuen Auftrag zu beginnen. Was die Software jedoch nicht anzeigt, ist, dass 130 Bleche bereits für einen Auftrag reserviert sind, der sich derzeit in Produktion befindet, und weitere 25 für die Qualitätsprüfung zurückgestellt wurden.

Die anfängliche Bestandsaufnahme ist technisch gesehen korrekt, liefert jedoch nicht genügend Informationen, um dem Hersteller zu verdeutlichen, ob er den Auftrag tatsächlich erfüllen kann.

Was Bestandsmanagementsoftware übersieht

Bestandsmanagementsoftware liefert Herstellern oft nicht genügend Kontext. Die folgende Tabelle enthält Beispiele dafür, was ein System für das Bestandsmanagement anzeigt und welche Informationen den Herstellern fehlen.

Begriff	Was eine Bestandsmanagementsoftware zeigt	Was Herstellern fehlt
Bestandsmenge	Eine physisch auf Lager befindliche Einheit wird als verfügbar gezählt.	Ob sie reserviert, zur Prüfung zurückgehalten oder bereits verbraucht ist.
Bestellpunkt	Der Bestand ist unter einen festgelegten Schwellenwert gefallen und löst eine Nachbestellwarnung aus.	Ob dieser Schwellenwert noch zu dem passt, was kommende Aufträge benötigen, und wie dringend der Fehlbestand tatsächlich ist.
Bestandsbewegung	Ein Artikel wurde in einen Lagerort eingebucht oder aus einem Lagerort ausgebucht.	Die Bestätigung, dass der Artikel für einen Auftrag verbraucht und nicht nur an einen anderen Ort umgelagert wurde.
Lagerort	Wo sich ein Artikel zu diesem Zeitpunkt physisch befindet.	Ob der Artikel bereits für einen eingeplanten Auftrag reserviert ist.

Einschränkungen beim Einsatz von Bestandsmanagementsoftware in der Fertigung

Mangelnde Koordination zwischen den Abteilungen

Bei Herstellern durchläuft der Bestand viele verschiedene Abteilungen und Produktionsstufen. Er wird gezählt, für Aufträge reserviert, verbraucht und nachbestellt.

Bestandsmanagementsoftware hat keine Möglichkeit, all dies miteinander zu verknüpfen. Jede Abteilung arbeitet mit ihrer eigenen „Version der Wahrheit“, was unweigerlich zu einer mangelhaften Koordination zwischen den Teams führt.

Betrachten Sie beispielsweise einen Möbelhersteller, der einen Auftrag über 200 Esstische erhält, die in drei Wochen fällig sind. Seine Bestandsmanagementsoftware zeigt an, dass genügend Rohstahlrohre vorrätig sind, um die Tischbeine herzustellen, sodass der Auftrag angenommen wird.

Die Software zeigt jedoch nicht an, dass die Produktion den Zeitplan anpassen und einen anderen Auftrag um vier Tage verschieben muss, um den neuen Auftrag unterzubringen. Die Einkaufsabteilung wird nicht über diese Änderung informiert und erfährt erst in der folgenden Woche davon. Zu diesem Zeitpunkt hat sie bereits ihre regelmäßige Nachbestellprüfung durchgeführt, einen ausreichenden Bestand an Rohren festgestellt und darauf verzichtet, eine neue Bestellung aufzugeben.

In diesem Fall arbeitete jedes Team mit einem Tool, das für sich genommen korrekt erschien. Doch keines der Teams konnte erkennen, dass seine Informationen nicht mehr mit der tatsächlichen Situation in der Fertigung übereinstimmten.

Diese Art Panne tritt häufig auf, wenn Abteilungen sich beim Verfolgen des Bestandes auf Bestandsmanagementsoftware verlassen und für die Verwaltung von Vertrieb, Einkauf und Produktion andere Tools nutzen. Tatsächlich geben 37 % der KMU an, dass mehrere voneinander getrennte Tools eine große betriebliche Herausforderung darstellen.

Kosten lassen sich nur schwer verfolgen

Bestandsmanagementsoftware kann Ihnen grundlegende Stückkosten anzeigen. Sie kann Ihnen jedoch nicht sagen, was die Herstellung einer Einheit tatsächlich kostet, da sie Faktoren wie Arbeitsaufwand, Maschinenzeit, Ausschuss und Nacharbeit nicht erfasst. RTO Lighting stieß genau auf dieses Problem:

„Wir hatten begonnen, ein Bestandsmanagementsystem zu nutzen, stellten jedoch fest, dass es weder die Zeit in der Fertigung noch den Arbeitsaufwand erfasst. Als Hersteller mussten wir die Zeit als Aufwand erfassen, um Vorlaufzeiten anzugeben und unsere Kosten genauer zu kennen“, sagt Robert Ogden, Gründer von RTO Lighting.

Bei einfacher Bestandsmanagementsoftware entsprechen die Stückkosten in der Regel lediglich einem Einkaufspreis oder einem Standardpreis, der manuell eingegeben wird. Sie ändern sich nicht, wenn ein Auftrag mehr Arbeitsaufwand als erwartet erfordert, es zu einem Maschinenausfall kommt oder mehr Ausschuss als üblich anfällt. Auf jeden Auftrag wird derselbe statische Wert angewendet, unabhängig von den tatsächlichen Fertigungskosten.

Diese Einschränkung ist in der Fertigung entscheidend, denn wenn Sie nicht wissen, was die Herstellung eines Produkts tatsächlich kostet, können Sie nicht zuverlässig einschätzen, welche Aufträge rentabel sind oder Wie Sie Ihre Produkte preislich gestalten sollen.

Die tatsächlichen Kosten lassen sich leichter nachvollziehen, sobald Bestands- und Fertigungskosten gemeinsam verwaltet werden. In unserer Analyse von 70 kleinen Fertigungsunternehmen gaben 49 % der befragten Unternehmen an, nach der Einführung einer ERP-Software eine bessere Kostentransparenz zu haben.

Die Produktionskapazität wird übersehen

Einfache Bestandsmanagementsoftware verknüpft die Lagerbestände nicht mit der Kapazitätsplanung. Sie zeigt Ihnen nicht an, ob Sie über die Maschinenzeit, die Arbeitsstunden oder die Produktionsfläche verfügen, um Materialien in Fertigprodukte umzuwandeln. Selbst wenn Sie also alle für die Herstellung eines Produkts erforderlichen Komponenten vorrätig haben, können Sie sich kein verlässliches Bild davon machen, ob Sie den Auftrag tatsächlich erfüllen können.

Dies kann dazu führen, dass Sie vielversprechende Aufträge nicht rechtzeitig ausführen können, was bedeutet, dass Sie Kosten wie Überstunden tragen, andere Produktionsläufe verschieben müssen, um Platz für einen Auftrag zu schaffen, oder einen Co-Packer bezahlen müssen, um den Auftrag zu erledigen. Es kann auch bedeuten, dass Sie Aufträge ablehnen müssen, die Sie eigentlich hätten annehmen können.

So hatte beispielsweise Light Composites, ein Hersteller von Carbon-Verbundwerkstoff-Bauteilen, keine Möglichkeit, neben seinem Lagerbestand auch Maschinenlaufzeiten, Arbeitsstunden oder die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen einzusehen. Erst als das Unternehmen ein Fertigungs-ERP-System einführte, konnte es Kapazitäten aufdecken, die die ganze Zeit über ungenutzt geblieben waren.

„Wir nutzen MRPeasy seit zwei Jahren und haben die Vorteile erkannt. Derzeit erzielen wir jedoch auch erhebliche Kapazitätsgewinne, die zuvor gewissermaßen verborgen waren, weil wir sie einfach nicht erkennen konnten“, sagt Andy Hosmer, Geschäftsführer bei Light Composites.

Light Composites ist kein Einzelfall, und die Einführung des richtigen Systems kann auch zu einer Reihe von Vorteilen im Zusammenhang mit der Produktionsplanung führen. Unsere Untersuchung ergab, dass 67 % der Unternehmen nach der Einführung eines Fertigungs-ERP-Systems eine Verkürzung der Produktionsplanungszeit verzeichneten, während 43 % eine verbesserte Genauigkeit bei Vorlaufzeiten und der Angebotserstellung feststellten.

Keine Transparenz hinsichtlich der zukünftigen Nachfrage

Bestandsverwaltungssoftware kann Ihnen zwar anzeigen, was derzeit auf Lager ist, ist jedoch nicht in der Lage, den Bedarf für zukünftige Aufträge oder Produktionsläufe vorherzusehen. Sie reagiert erst auf Engpässe, wenn diese bereits eingetreten sind, anstatt sie im Voraus zu prognostizieren.

CDI, ein Hersteller von Segelausrüstung, stieß genau auf dieses Problem. Jahrelang verließ sich das Unternehmen auf ein einfaches Bestandsverwaltungssystem, das den Lagerbestand zwar genau verfolgte, jedoch keine Möglichkeit bot, den Bedarf zu prognostizieren oder Vorlaufzeiten abzuschätzen.

Dies war bei Produkten wie Rollreffanlagen kostspielig, da jede einzelne aus Dutzenden von Komponenten zusammengesetzt ist. Das System konnte den Bedarf nicht über eine Stückliste weiterverfolgen, verfügte über keine automatischen Nachbestellungsbenachrichtigungen und bot keine Möglichkeit, Engpässe vorherzusehen.

„Jede Rollreffanlage besteht aus etwa 50 Teilen, von denen viele lange Vorlaufzeiten haben. Ein Mangel an auch nur einer Komponente kann die Produktion der gesamten Produktlinie zum Erliegen bringen“, erklärt Mitinhaber David Blumhorst. „Wir hatten nicht bemerkt, dass wir ein bestimmtes Teil benötigten, und bestellten es zu spät. Zu Beginn der Saison war es noch nicht eingetroffen. Das kostete uns den gesamten Saisonumsatz für diese spezielle Rollreffanlage.“

Um dieses Problem zu lösen, hat CDI ein MRP-System eingeführt, das die Stückliste mit dem tatsächlichen Bedarf verknüpft. Anstatt abzuwarten, bis ein Teil zur Neige geht, ermöglicht das neue System es dem Unternehmen, den Bedarf anhand der Stückliste aus anstehenden Kundenaufträgen zu prognostizieren. Das System berechnet den Bedarf für jeden Auftrag und gleicht diesen mit den Vorlaufzeiten der Lieferanten ab. Sollte ein Teil nicht rechtzeitig eintreffen, wird diese Lücke bereits bei der Auftragsplanung angezeigt.

Der Weg über Bestandsmanagementsoftware hinaus

Wenn Sie ein kleiner Hersteller mit einer Handvoll Produkten und einer kurzen Liste von Aufträgen sind, reicht eine einfache Bestandsmanagementsoftware möglicherweise aus, um Ihren Lagerbestand zu verwalten. Wenn beispielsweise ein oder zwei Personen den gesamten Betriebsablauf im Kopf behalten können, erkennen sie in der Regel Terminkonflikte oder Reservierungen, bevor diese zu einem echten Problem werden.

Die meisten Hersteller wachsen jedoch mit zunehmender Größe über eine einfache Bestandsmanagementsoftware hinaus. Faktoren wie eine steigende Anzahl von Artikelnummern, mehrere gleichzeitig laufende Aufträge und mehr Mitarbeiter, die eigenständig Entscheidungen treffen, machen den Betrieb komplexer. Ohne eine zentrale Informationsquelle, die die Abteilungen miteinander verbindet, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass jemand auf der Grundlage falscher Informationen handelt.

Ein Fertigungs-ERP löst dieses Problem, indem es den Lagerbestand mit den übrigen Unternehmensbereichen vernetzt. Dadurch erhält jede Abteilung Zugriff auf die Informationen, die sie benötigt, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Zum Beispiel:

• Vertriebsteams können den aktuellen Lagerbestand und die Produktionskapazität überprüfen, sodass sie wissen, ob eine Bestellung tatsächlich erfüllt werden kann, bevor sie einen Liefertermin zusagen.
• Der Einkauf kann anstehende Produktionsaufträge einsehen, sodass ein Engpass bereits Wochen im Voraus erkennbar ist und nicht erst an dem Tag, an dem er auftritt.
• Produktionsplaner können die Materialverfügbarkeit parallel zum Zeitplan einsehen, sodass Aufträge nicht auf der Grundlage von Beständen geplant werden, die bereits für etwas anderes reserviert sind.

Wenn jede Abteilung dasselbe System nutzt, Bestandsänderungen in Echtzeit verfolgen kann und erkennt, wie sich Informationen aus anderen Abteilungen auf die eigenen Aufgaben auswirken, läuft Ihr gesamter Betrieb reibungsloser ab. Es kommt seltener zu Verzögerungen bei Aufträgen, Engpässe treten seltener als Krisen in der Fertigung auf, und die Stückkosten spiegeln die tatsächliche Produktion wider.

Häufig gestellte Fragen

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