Activity Based Costing: Was sie ist und für wen sie sich eignet

Während die traditionelle Kostenrechnung eine einfache Methode zur Ermittlung der Fertigungskosten für grundlegende Produktlinien darstellt, ist sie nicht immer die genaueste. Sie verteilt die Gemeinkosten gleichmäßig auf alle Produkte. Für ein genaueres Bild davon, was für die Herstellung eines Produkts erforderlich ist, kann die Prozesskostenrechnung KMUs profitabel halten, indem sie die tatsächlichen Herstellungskosten transparent macht.

Was ist Prozesskostenrechnung?

Die Prozesskostenrechnung, auch ABC (Activity Based Costing) genannt, ist eine Kostenrechnungsmethode, die indirekte Kosten und Gemeinkosten mit den Aktivitäten verknüpft, die diese verursachen. Produkte werden nicht mit einem pauschalen Gemeinkostensatz berechnet, sondern danach, wie stark sie bestimmte Aktivitäten wie Rüstzeiten, Inspektionen und Materialtransporte in Anspruch nehmen.

Das ABC-Modell zeigt Ihnen, was tatsächlich die Kosten verursacht, sodass Sie bessere Preise festlegen und Möglichkeiten für Prozessverbesserungen entdecken können. Der Nachteil ist, dass Sie mehr Daten sammeln müssen. Diese zusätzliche Arbeit zahlt sich jedoch in der Regel aus, wenn Sie eine vielfältige Produktpalette haben oder mit geringen Margen arbeiten.

ABC vs. Standardkostenrechnung

Im Gegensatz zur Standardkostenrechnung berücksichtigt die Prozesskostenrechnung, dass ein einfaches Produkt nicht die gleichen Gemeinkosten tragen sollte wie ein komplexes Produkt, das mehrere Rüstvorgänge, Inspektionen und Materialtransporte erfordert. Während bei der Standardkostenrechnung die Gemeinkosten anhand von festgelegten Sätzen einheitlich auf alle Produkte verteilt werden, werden bei der Prozesskostenmethode die Gemeinkosten bestimmten Aktivitäten zugeordnet und die Kosten auf der Grundlage des tatsächlichen Verbrauchs berechnet.

Das Standardkostenrechnungssystem eignet sich gut für begrenzte Produktlinien mit ähnlichen Prozessen und geringen Gemeinkosten. Die Prozesskostenrechnung ist vorteilhaft, wenn Sie vielfältige Produkte mit unterschiedlichem Ressourcenbedarf herstellen oder wenn die Gemeinkosten einen erheblichen Teil der Kosten ausmachen.

Die Standardkostenmethode eignet sich gut für die Massenproduktion mit begrenzter Sorte. ABC ist sinnvoller, wenn Sie kundenspezifische oder kleine Produktionsmengen mit großer Produktvielfalt, wie z. B. in Projektfertigung, herstellen. Das Risiko bei der Standardkostenrechnung besteht darin, dass komplexe Produkte unterbewertet und einfache Produkte überbewertet werden, was Ihre Preisgestaltung beeinträchtigt.

Die Formel für die Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung erfordert eine zweistufige Berechnung. Beginnen Sie mit dem Kostentreiber-Satz. Teilen Sie Ihren Gesamtkostenpool durch die Gesamtmenge der Kostentreiber. Wenn beispielsweise die Einrichtungskosten 50.000 Dollar betragen und Sie 100 Einrichtungen durchführen, beträgt Ihr Satz 500 Dollar pro Einrichtung.

Als Nächstes werden die Kosten zugewiesen, indem dieser Satz mit dem Verbrauch jedes Produkts multipliziert wird. Produkt A benötigt 15 Einrichtungen, was Einrichtungskosten in Höhe von 7.500 Dollar bedeutet. Führen Sie dies für alle Aktivitäten und verschiedenen Kostenpools durch.

Diese Buchhaltungsmethode wird umso leistungsfähiger, je mehr Aktivitäten Sie damit abdecken. Die Gesamtgemeinkosten eines Produkts entsprechen der Summe aller ihm zugewiesenen Aktivitätskosten. Dazu können Maschinen-Einrichtungskosten, Qualitätsprüfungskosten, Materialhandhabungskosten und Kosten auf Anlagenebene gehören. Jede dieser Kosten wird anhand ihres spezifischen Kostentreibers und Verbrauchs berechnet. Indem Sie die tatsächlichen Produktionskosten auf diese Weise verfolgen, können Sie genauere Stückkosten ermitteln.

Als Nächstes wollen wir uns etwas eingehender mit der Prozesskosten-Systemberechnung befassen, indem wir Aktivitäten, Kostenpools und Kostentreiber definieren. Anschließend sehen wir uns ein praktisches Beispiel an, um zu zeigen, wie die Prozesskostenrechnung angewendet wird.

Die wichtigsten Komponenten der Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung ist in drei Teile gegliedert, die manchmal als Kostenträger bezeichnet werden. Um zu verstehen, wie sie Kostendaten der Produktion zuordnet, müssen Sie Aktivitäten, Kostenpools und Kostentreiber verstehen.

Aktivitäten

Aktivitäten sind die spezifischen Aufgaben oder Prozesse, die in Ihrem Fertigungsbetrieb Ressourcen verbrauchen. Die Prozesskostenrechnung kategorisiert diese Aktivitäten in vier Hierarchieebenen, basierend auf ihrem Zusammenhang mit dem Produktionsvolumen und der Produktkomplexität.

• Aktivitäten auf Einheitenebene: Aufgaben, die für jede einzelne produzierte Einheit ausgeführt werden, wie z. B. Maschinenbedienung, Montagearbeiten oder Qualitätsprüfungen. Die Stückkosten steigen proportional zum Produktionsvolumen.
• Aktivitäten auf Chargenebene: Diese werden immer dann ausgeführt, wenn Sie eine Charge verarbeiten, egal ob es sich um zehn oder zehntausend Einheiten handelt. Beispiele sind Maschinenrüstungen, Materialhandhabung und Produktionssteuerung.
• Aktivitäten auf Produktebene: Dies sind alle Aktivitäten, die bestimmte Produkte unterstützen, unabhängig davon, wie viele Sie herstellen oder wie oft. Dazu gehören Produktdesign, technische Änderungen und die Wartung von Spezialgeräten.
• Aktivitäten auf Anlagenebene: Hierbei handelt es sich um Gemeinkosten, die alle Ihre Aktivitäten unterstützen, aber nicht mit einzelnen Produkten in Verbindung stehen. Typische Beispiele sind Gebäudeinstandhaltung, Sicherheit, Werksleitung und Grundsteuern.

Kostenpools

Ein Kostenpool ist eine Gruppierung einzelner Gemeinkosten, die mit einer bestimmten Aktivität zusammenhängen. Anstatt alle Gemeinkosten in einem Konto zusammenzufassen, werden bei der Prozesskostenrechnung separate Pools für jede einzelne Aktivität angelegt. Beispiele hierfür sind Maschinenrüstkosten, Qualitätsprüfungskosten oder Materialhandhabungskosten.

Kostenpools organisieren Ausgaben logisch nach den Faktoren, die sie verursachen. Ein Einrichtungskostenpool könnte die Löhne der Maschinenbediener während der Einrichtung, Werkzeuganpassungen und Testläufe umfassen. Jeder Pool sollte nur Kosten enthalten, die denselben Treiber teilen. Wenn Sie verschiedene Treiber in einem Pool mischen, spiegeln Ihre Zuordnungen nicht die Realität wider. Wie viele Pools Sie erstellen, hängt von der Komplexität und der Detailgenauigkeit ab, die für Ihre Entscheidungen wichtig ist.

Die meisten Hersteller erstellen letztendlich Pools für Bereiche wie Qualitätskontrolle, Produktionssteuerung, Wartung der Anlagen, Materialbeschaffung und Lagerbetrieb. Mehr Pools sorgen für eine höhere Genauigkeit, erfordern jedoch ein umfangreicheres Verfolgen und Verwalten der Daten.

Kostenfaktoren

Ein Kostenfaktor ist ein messbarer Faktor, der zu einem Anstieg oder Rückgang der Kosten einer Aktivität führt. Es handelt sich um die Aktion oder das Ereignis, das den Ressourcenverbrauch auslöst. Beispielsweise beeinflusst die Anzahl der Maschinenrüstungen die Rüstkosten, während die Anzahl der Qualitätsprüfungen die Prüfkosten beeinflusst.

Die Auswahl des richtigen Kostentreibers erfordert ein Verständnis dafür, was tatsächlich die Kosten verursacht. Maschinenstunden eignen sich gut für Aktivitäten, die mit der Laufzeit von Anlagen verbunden sind, wie z. B. Bearbeitungs- oder Montagevorgänge. Die Anzahl der Bestellungen eignet sich für Beschaffungsaktivitäten, während die Anzahl der Materialbewegungen für Materialhandhabungskosten gilt.

Der Treiber sollte eine klare, logische Beziehung zu der Aktivität haben, die er misst. Verwenden Sie den falschen Treiber, und Ihre Kosten landen an den falschen Stellen. Wählen Sie den richtigen Treiber, und die Kosten fließen auf der Grundlage des tatsächlichen Verbrauchs. So erhalten Sie genaue Rentabilitätszahlen und können bessere Preisentscheidungen treffen.

Beispiel für die Prozesskostenrechnung

Ein praktisches Beispiel zeigt besser als abstrakte Erklärungen, wie die Prozesskostenrechnung funktioniert. Dieses Szenario ist fiktiv, spiegelt jedoch wider, was passiert, wenn Hersteller die Prozesskostenrechnung tatsächlich implementieren.

Die Situation

MidWest Manufacturing produziert Standard-Industriehalterungen und kundenspezifische Präzisionsgehäuse. Die Halterungen werden in großen Stückzahlen hergestellt und sind simpel. Die Gehäuse werden in geringen Stückzahlen hergestellt und sind komplex.

Bei der traditionellen Kostenrechnung wurde ein Gemeinkostensatz verwendet, der an die direkten Arbeitsstunden gebunden war. Beide Produkte schienen gleich profitabel zu sein. Das Management war jedoch der Ansicht, dass die kundenspezifischen Gehäuse mehr Ressourcen verbrauchten, als das System erfasste.

Die Einrichtung

Es wurden vier Schlüsselaktivitäten identifiziert: Maschineneinrichtung, Qualitätskontrollen, Materialhandhabung und Produktionsläufe. Die Kostenpools entsprachen diesen Aktivitäten. Die Einrichtungskosten beliefen sich auf 80.000 Dollar pro Jahr. Die Kontrollen kosteten 60.000 Dollar und die Materialhandhabung 40.000 Dollar. Der Maschinenbetrieb belief sich auf 120.000 US-Dollar. Die Kostentreiber spiegelten den tatsächlichen Ressourcenverbrauch wider: Anzahl der Einrichtungsvorgänge, Anzahl der Kontrollen, Anzahl der Materialbewegungen und Maschinenstunden.

Die Berechnung

Bei Standardgehäusen wurden fünf Einrichtungsvorgänge, zehn Kontrollen, 20 Materialbewegungen und 800 Maschinenstunden pro Jahr verwendet, bei 10.000 produzierten Einheiten. Für kundenspezifische Gehäuse waren 45 Rüstvorgänge, 90 Inspektionen, 80 Materialtransporte und 400 Maschinenstunden erforderlich, bei 2.000 hergestellten Einheiten. Die Kostentreiberraten wurden berechnet und die Kosten zugewiesen. Standardhalterungen verursachten 15 US-Dollar Gemeinkosten pro Einheit, während kundenspezifische Gehäuse 95 US-Dollar pro Einheit verursachten. Bei der traditionellen Kostenrechnung lagen beide bei 30 US-Dollar pro Einheit.

Das Ergebnis

Es zeigte sich, dass kundenspezifische Gehäuse mit der Prozesskostenrechnung deutlich unterbewertet waren. Deshalb erschienen sie profitabel, obwohl sie unverhältnismäßig viele Ressourcen verbrauchten. Das Management legte neue Preise für kundenspezifische Arbeiten fest, strich unrentable Sonderaufträge und setzte sich eine Reduzierung der Einrichtungsvorgänge zum Zwecke der Kosteneinsparung zum Ziel. Sechs Monate später stieg die Rentabilität aufgrund besserer Preise und Prozessverbesserungen um 18 %.

Der Kernwert der Prozesskostenrechnung besteht darin, Kostendynamiken aufzudecken, die mit herkömmlichen Methoden verborgen bleiben. Aber welche weiteren Vorteile bietet diese Detailgenauigkeit der Fertigungsindustrie über die Zahlen hinaus?

Die Vorteile der Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung behandelt Gemeinkosten nicht mehr als einen großen Posten, sondern schlüsselt sie auf, sodass Sie tatsächlich damit arbeiten können. Das bringt Ihnen folgende Vorteile:

• Genaue Produktrentabilität. Erkennen Sie, welche Produkte Geld einbringen und welche nicht. Hören Sie auf, Preise auf der Grundlage von Durchschnittswerten festzulegen, die die tatsächliche Situation verschleiern.
• Intelligentere Zuordnung von Ressourcenkosten. Verfolgen Sie, wohin die Ressourcen fließen, damit Sie das, was funktioniert, verstärken und das, was nicht funktioniert, reduzieren können.
• Einblicke in die Kundenrentabilität. Einige Kunden verursachen höhere Kosten als andere. Die Prozesskostenrechnung zeigt Ihnen, welche Kunden mit Eilaufträgen, Sonderwünschen und ständigen Änderungen Ressourcen verbrauchen.
• Ziele für Prozessverbesserungen. Erfahren Sie, was jede Aktivität kostet, damit Sie sich auf Verbesserungen konzentrieren können, die tatsächlich finanzielle Vorteile bringen.
• Wettbewerbsfähige Preisgestaltung. Der Produktpreis basiert auf tatsächlichen Kosten statt auf Schätzungen. Gewinnen Sie die Aufträge, die rentabel sind, und lehnen Sie die unrentablen ab.
• Strategische Entscheidungsfindung. Bessere, fundiertere Entscheidungen sind möglich, da das Prozesskostenmodell präzise Kostenmanagement-Tools bereitstellt.

Die Herausforderungen der Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung ist nicht für alle Fertigungsunternehmen geeignet. Verstehen Sie zunächst die Nachteile und wägen Sie diese dann gegen die Vorteile ab.

Komplexität der Implementierung

Die Einführung der Prozesskostenrechnung erfordert im Vorfeld erhebliche Anstrengungen. Sie müssen alle relevanten Aktivitäten identifizieren, Kostenpools einrichten, die richtigen Kostentreiber auswählen und Tracking-Systeme aufbauen. Das bedeutet, dass Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen befragen, Prozesse im Detail analysieren und möglicherweise neue Software anschaffen müssen.

Auch Schulungen sind wichtig. Die Buchhaltung, die Produktion und das Management müssen verstehen, wie die neue Methode funktioniert. Für kleinere Betriebe mit begrenzten Ressourcen kann dieser anfängliche Aufwand zu groß erscheinen. Wenn Sie ihn jedoch überspringen, wird das System nicht funktionieren.

Laufende Wartung

Die Prozesskostenrechnung läuft nicht von selbst, und genau hier scheitern viele Implementierungen. Prozessänderungen, Produktverschiebungen und neue Anlagen können jeweils eine Aktualisierung der Aktivitäten, Kostenpools und Treiber erforderlich machen. Ohne regelmäßige Überwachung und periodische Überprüfungen veralten Ihre Prozesskostendaten schnell, manchmal innerhalb weniger Monate.

Außerdem muss jemand für den Prozess verantwortlich sein. Er muss die Eingaben validieren, erkennen, wann Änderungen erforderlich sind, und die Daten auf dem neuesten Stand halten. Ohne Aufsicht treffen Sie am Ende Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Informationen.

Kosten-Nutzen-Überlegungen

Benötigt Ihr Betrieb überhaupt eine Prozesskostenrechnung? Es eignet sich am besten für Hersteller mit vielfältigen Produktlinien, hohen Gemeinkosten und komplexen Abläufen, bei denen Produkte Ressourcen unterschiedlich nutzen. Einfache Betriebe, die ähnliche Produkte mit minimalen Gemeinkosten herstellen, sind möglicherweise mit der traditionellen Kostenrechnung gut oder sogar besser bedient.

Die Frage ist nicht, ob die Prozesskostenrechnung genauer ist. Die Frage ist, ob diese Genauigkeit angesichts Ihrer Datenkonfiguration, der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und der Akzeptanz durch das Management die damit verbundenen Kosten rechtfertigt.

Vereinfachen Sie die Kostenkalkulation mit Fertigungssoftware

Moderne Fertigungssoftware kann die Kostenkalkulation vereinfachen, indem sie wichtige Tools zum Verfolgen der Fertigungskosten auf der Grundlage von Echtzeitdaten aus Ihrer Fertigung und Ihren Einkaufsaktivitäten bereitstellt. Diese Systeme lassen Sie genaue Informationen für die Kostenanalyse sammeln und organisieren und diese in übersichtlichen Berichten und Dashboards zusammenfassen.

Mit integrierten Berichtstools und Buchhaltungsmodulen ermöglicht Fertigungssoftware die Anzeige und den Vergleich der Rentabilität auf Produkt-, Auftrags- und Kundenebene. Finanzintegrationen optimieren den Prozess weiter, indem sie Produktionsdaten mit Buchhaltungssystemen verbinden, sodass Kosten und Einnahmen stets aufeinander abgestimmt und auf dem neuesten Stand sind.

Durch einen besseren Überblick über Kosten und Margen unterstützt Fertigungssoftware wie MRPeasy eine genauere Preisgestaltung, Budgetierung und Planung. Sie schließt die Lücke zwischen Produktion und Finanzen und erleichtert es kleinen und mittleren Herstellern, Kostenmanagementprinzipien wie die Prozesskostenrechnung auf praktische, datengestützte Weise anzuwenden.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Erkennen Sie Ihre tatsächlichen Kosten. Die Prozesskostenrechnung zeigt auf, welche Produkte tatsächlich Geld einbringen, indem sie den tatsächlichen Ressourcenverbrauch verfolgt, anstatt Durchschnittswerte für Gemeinkosten zu verwenden.
• Verstehen Sie die drei Komponenten. Aktivitäten definieren, was geschieht, Kostenpools gruppieren zugehörige Ausgaben und Kostentreiber messen, was diese Kosten auslöst.
• Überprüfen Sie Ihre aktuelle Preisgestaltung. Wenn Sie die traditionelle Kostenrechnung verwenden, sind einige Produkte möglicherweise zu niedrig (und verursachen Verluste) oder zu hoch (und führen zu Umsatzverlusten) bewertet.
• Bewerten Sie Ihre Eignung. Die Prozesskostenrechnung funktioniert am besten bei vielfältigen Produktlinien und hohen Gemeinkosten. Einfache Abläufe benötigen möglicherweise keine zusätzliche Präzision.
• Rechnen Sie mit versteckten Entdeckungen. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass komplexe Produkte mit geringen Stückzahlen mehr kosten als Sie dachten, während einfachere Artikel profitabler sind.
• Blicken Sie über die Produkte hinaus auf die Kunden. Die Prozesskostenrechnung zeigt auch die Rentabilität der Kunden auf. Kunden, die häufige Änderungen, Eilaufträge oder Sonderanfertigungen verlangen, verbrauchen mehr Ressourcen, als ihre Einnahmen vermuten lassen.
• Setzen Sie strategische Verbesserungen an. Die Prozesskostenrechnung zeigt genau, welche Aktivitäten die höchsten Kosten verursachen, und lässt Sie demnach Prozessverbesserungen dort ansetzen, wo sie die größte finanzielle Wirkung erzielen.
• Fangen Sie einfach an und erweitern Sie dann. Sie müssen nicht vom ersten Tag an jede Aktivität verfolgen. Beginnen Sie mit Ihren kostenintensivsten Aktivitäten und fügen Sie Details hinzu, sobald Sie Erfahrung gesammelt haben.
• Lassen Sie die Software die Arbeit übernehmen. Moderne Fertigungssysteme automatisieren die Datenerfassung und Berechnungen für die Prozesskostenrechnung und machen sie so auch für KMU zugänglich. Die richtige Software kann das Prozesskosten-Kalkulationssystem optimieren.

Häufig gestellte Fragen

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