Jeder hat eine Rolle im Bestandsmanagement zu erfüllen

In den letzten Jahrzehnten haben sich die Unternehmensstrukturen von isolierten Abteilungen zu integrierten Teams gewandelt, in denen Zusammenarbeit eine zentrale Rolle spielt. Diese Entwicklung zeigt sich besonders deutlich im Bestandsmanagement, wo mittlerweile fast jede Abteilung eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Waren- und Dienstleistungsflusses spielt.

Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen hat zugenommen

Das Geschäftsumfeld, also die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ressourcen verwalten, hat sich in den letzten 30 Jahren verändert. Die früher zentralisierte, hierarchische Struktur hat sich zu Teams mit geteilten Verantwortlichkeiten und gemeinsamen Zielen weiterentwickelt (manche würden sagen „zurückentwickelt“). Unternehmen weltweit betonen die Notwendigkeit und die Vorteile von Zusammenarbeit und Teambildung. Dies kann zu besseren Ergebnissen sowohl für die Unternehmen als auch für die beteiligten Personen führen.

Eine ähnliche Metamorphose vollzieht sich im Bereich der Unternehmen, die Lagerbestände verwalten. Früher sprach nur der Einkäufer mit den Lieferanten über Produktanforderungen und -spezifikationen. Heute wenden sich Ingenieure direkt an sie. Die Buchhaltungsabteilungen kümmerten sich früher nur um die Finanzen des Unternehmens, sind heute aber auch an Einkaufs- und Betriebsentscheidungen beteiligt. Die Versand- und Empfangsabteilung muss mit dem Rest des Lagerpersonals und der Produktion zusammenarbeiten, um Rohstoffe schnell an den richtigen Ort zu bringen und Produkte in Abstimmung mit den Spediteuren an die Kunden auszuliefern. Während sich die Abteilungen früher ausschließlich auf ihre eigenen Aufgaben konzentrierten, ist heute ein funktionsübergreifendes Team erforderlich, um den Warenfluss zu koordinieren.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie sich die Rollen in den Vertriebs- und Fertigungsprozessen verändert haben:

Versand/Wareneingang

Die einfache Tätigkeit des Wareneingangsangestellten von vor vielen Jahren hat sich zu einem Daten-Ninja mit Scanner im Gepäck entwickelt, der Einfluss auf die Lieferkette für die Produktion und den Kundenservice im Vertrieb hat. Die Lkw der Spediteure fahren heute nach engen Zeitplänen, sodass die Empfänger schnell entladen, scannen, Qualitätskontrollen durchführen und die Waren an den vorgesehenen Orten einlagern müssen, um den Produktions- und Kundenanforderungen gerecht zu werden. Genauigkeit ist wichtig, da ein Fehler zu einer Verzögerung in der Produktionslinie oder bei der Lieferung an einen Kunden führen kann.

Auswirkungen:

• Produktion – In einer Montage- oder Serienfertigungsumgebung kann die Kenntnis darüber, wann Rohstoffe eingegangen sind, der Auslöser für den Start der Produktion sein.
• Betrieb – Eine effektive Lagerverwaltung hängt davon ab, dass sich die Roh- oder Fertigwaren an dem in der Software angegebenen Ort (Lager, Behälter) befinden. Die Suche nach verfügbaren Artikeln erhöht die Arbeitskosten für den Betriebsaufwand.
• Vertrieb – Die Vertriebsabteilung ist darauf angewiesen, dass die Fertigprodukte zum erwarteten Termin bei den Kunden eintreffen. Verzögerungen oder Unklarheiten im Versandbereich führen zu zusätzlichen Arbeitskosten und Unzufriedenheit bei den Kunden. Die Koordination mit den Spediteuren, um eine pünktliche Lieferung zu gewährleisten, erfordert einen erhöhten Einsatz von Technologie und Kommunikation.

Beschaffung/Einkauf

Diese Funktionen sind manchmal getrennt, manchmal werden sie von derselben Person wahrgenommen, aber ihre gemeinsame Rolle für den Geschäftserfolg ist nicht zu unterschätzen. Bei der Beschaffung geht es darum, die richtigen Lieferanten und Bezugsquellen für Produkte oder Rohstoffe zu finden. Der Einkauf sorgt dafür, dass diese Rohstoffe (in der Fertigung) oder Fertigwaren zum richtigen Zeitpunkt an das richtige Distributionszentrum geliefert werden. Dies erfordert ein gutes Timing der Lieferungen, eine effektive Kommunikation und die finanziellen Ressourcen, um all dies zu ermöglichen.

Auswirkungen:

• Produktion – Die rechtzeitige Lieferung von Rohstoffen ist für die Serienfertigung von entscheidender Bedeutung.
• Buchhaltung – Es müssen Mittel zur Verfügung stehen und koordiniert werden, um die Anforderungen der Lieferanten zu erfüllen.
• Betrieb – Zu hohe oder zu geringe Lagerbestände wirken sich auf die Lagerkosten aus.
• Vertrieb – Unzureichende Einkäufe beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit.

Betrieb/Lagerverwaltung

Die Verwaltung eines Lagers ist vergleichbar mit der Rolle eines Gastgebers auf einer Party. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alles zur Hand haben, um alle zufrieden zu stellen, während ständig Menschen kommen und gehen. Die Person, die die eingegangenen Waren einlagert, ist wahrscheinlich nicht dieselbe, die die Kundenbestellungen kommissioniert, daher ist ein gut organisiertes Lager unerlässlich. Der Betrieb befasst sich mit der Rotation der Bestände im Falle von Chargen- und Seriennummernkontrollen, der Verwaltung des Zugangs zu Regalen und Behältern, der Bearbeitung von Anfragen aus der Produktion oder dem Versandbereich und der Sicherheit der Mitarbeiter.

Auswirkungen:

• Versand/Wareneingang – koordiniert die Platzierung und Platzbeschränkungen für ankommende Waren. Sobald die Kommissionierer die Kundenbestellungen zusammengestellt haben, bereiten sie die Bestellungen für den Versand vor.
• Produktion – Hersteller benötigen die Rohstoffe in der Bereitstellungszone, um sich auf die Chargenfertigung vorzubereiten. Der Betrieb koordiniert in der Regel die Kommissionierung dieser Artikel und ihre Platzierung für die Produktion.
• Vertrieb – die Sicherstellung einer zeitnahen Auslieferung der Produkte sowie die korrekte Verpackung und das Erscheinungsbild des Produkts wirken sich letztlich auf die Kundenzufriedenheit aus.

Produktivbetrieb

Das Herzstück eines produzierenden Unternehmens ist der Ort, an dem die fertigen Produkte hergestellt werden. Dies kann Einzelfertigungs-, Chargen-, Montage- oder kontinuierliche Flussprozesse umfassen. Die Mitarbeiter hier sind stark auf die Beschaffungs- und Einkaufsagenten angewiesen, um die Rohstoffe auf Lager zu haben, sowie auf das Betriebspersonal, um die Materialien für die Produktionslinie bereitzustellen. Die Werksleiter stehen unter hohem Druck, die Materialien und die verfügbaren Arbeitskräfte zu koordinieren, um die erforderlichen Waren herzustellen.

Auswirkungen:

• Vertrieb – Die Kundennachfrage bestimmt die Produktion. Ausfälle von Anlagen oder Personalmangel verzögern Lieferungen und beeinträchtigen letztendlich die Kundenzufriedenheit. Die Beziehung zwischen Vertrieb und Produktion sollte stets eng sein, aber dennoch Raum für Anpassungen lassen. Der Vertrieb möchte die Kunden zufriedenstellen, aber die Produktion muss viele Ressourcen ausbalancieren, um die Nachfrage zu befriedigen.
• Versand/Wareneingang – Die Produktion steht in Kontakt mit dem Wareneingangspersonal, wenn Artikel eintreffen und wenn „Sonderbestellungen” erforderlich sind. Sie müssen auch zusammenarbeiten, wenn kundenspezifische Projektbestellungen fertiggestellt und an den Kunden geliefert werden sollen.
• Buchhaltung – Jede Änderung der Produktionspläne oder der benötigten Materialien kann sich auf die Finanzen auswirken. Die Werks- oder Materialmanager müssen dem Buchhaltungspersonal die erforderlichen Änderungen mitteilen.

Vertrieb

Im Vordergrund der Gedanken jedes Geschäftsinhabers steht das ständige Bestreben, den Umsatz mit Kunden zu erreichen oder zu steigern. Und obwohl der Vertrieb das Geschäft antreibt, erfordert es eine methodische und ehrliche Planung, um die Umsatzziele zu erreichen. Dazu gehört es, die aktuelle Nachfrage zu betrachten und zukünftige Bestellungen auf der Grundlage der erwarteten Nachfrage zu prognostizieren. Die Vertriebsmitarbeiter müssen dann die Erwartungen in spezifische Produktanforderungen für die Zukunft umsetzen. Wenn das Budget zu niedrig angesetzt ist, bleiben die Kunden ohne Produkte. Bei einer zu hohen Planung quillt das Lager mit zu viel Bestand über und die Mitarbeiter warten untätig auf Arbeit.

Auswirkungen:

• Produktion – Material- und Arbeitspläne basieren auf der erwarteten Nachfrage. Einige der bedeutendsten Fixkosten sind mit der Produktion verbunden, sodass die Nutzung der Ressourcen bei ihrer Spitzenleistung den Wert des Unternehmens steigert. Leerlaufzeiten führen in die entgegengesetzte Richtung.
• Betrieb/Lager – Ähnlich wie in der Produktion werden Lagerkosten und Ressourcen auf der Grundlage der Erwartungen aus dem Vertrieb genutzt. Zu viel oder zu wenig Lagerbestand erhöht die Lagerkosten oder die Kosten für die Beschleunigung bei Lagerengpässen.

Buchhaltung

Die Genehmigung von Mitteln für den Einkauf von Lagerbeständen ist die Hauptaufgabe dieser Abteilung in Bezug auf den Lagerbestand. Der Lagerbestand ist in der Regel die größte Anlageklasse in der Bilanz eines Vertriebsunternehmens. Der Einkauf ermittelt den Bedarf durch Prognosen und Bestellanforderungen, aber die Buchhaltung muss die Rechnungen bezahlen, wenn sie fällig werden. Durch die Einbindung in die Finanzplanung für diesen Teil der Materialwirtschaft kann die Finanzabteilung den Bedarf der Produktion mit den Möglichkeiten des Unternehmens in Einklang bringen. Ungehemmte Einkäufe können die Fähigkeit des Unternehmens, Finanzmittel zu beschaffen, finanziell einschränken. Zwei Funktionen, die sie erfüllen, sind: 1) der Abgleich von Versanddokumenten für erhaltene Artikel mit Bestellungen und Lieferantenrechnungen und 2) die Überwachung der erfolgreichen Durchführung der (in der Regel) zum Jahresende stattfindenden physischen Bestandsaufnahme. Sie ist auch für die Verfolgung der ausstehenden Verbindlichkeiten und Forderungen im Zusammenhang mit dem Lagerbestand verantwortlich.

Auswirkungen:

• Betrieb – genehmigt das Budget für die für einen bestimmten Zeitraum angeforderten Materialien.
• Versand/Wareneingang – nimmt Versanddokumente entgegen, um sie mit Rechnungen abzugleichen.
• Einkauf – genehmigt die Finanzierung von Bestellanforderungen.

Management

Alle Mitglieder der Unternehmensleitung müssen sich der betrieblichen und finanziellen Auswirkungen der Bestandskontrolle bewusst sein. Dies geschieht in der Regel in Form von Berichten, darunter Berichte über den Umsatz nach Artikeln, Lagerumschlag und Margen. Dazu gehört auch die Überprüfung der Gesamtgestaltung des Lagers und der Zusammenarbeit der verschiedenen Funktionsbereiche als Team.

Wie erreichen Sie, dass die verschiedenen Bereiche zusammenarbeiten?

Ein seit langem bewährtes Instrument des Managements zur Kontrolle der Lagerbestände ist die Sales & Operations Planning-Sitzung oder „S&OP”. Die wichtigsten Teilnehmer dieser Sitzung sind der Produktions- und/oder Lagerleiter, die Vertriebsabteilung und ein Mitglied der Buchhaltung. Die Mitarbeiter dieser Abteilungen beginnen bereits Wochen im Voraus mit der Zusammenstellung der Daten für ihren Bereich: Der Vertrieb ermittelt das prognostizierte Umsatzvolumen, die Produktion analysiert ihre aktuellen Kapazitäten in Bezug auf Personal und Ausrüstung und die Finanzabteilung ermittelt die verfügbaren Mittel.

Bei der S&OP-Sitzung leitet der Vertriebsleiter in der Regel mit den erwarteten oder prognostizierten Umsätzen für den Qualifikationszeitraum, in der Regel den nächsten Monat oder das nächste Quartal. Die Produktion versucht, die Kapazitäten an die Umsatzprognose anzupassen, und die Buchhaltung gibt Auskunft darüber, ob Mittel zur Unterstützung des Betriebs für diesen Zeitraum verfügbar sind.

Sobald die Ziele vereinbart sind, genehmigen die Führungskräfte des Unternehmens den Plan, und in jeder Abteilung werden Maßnahmen ergriffen, um die festgelegten Ziele zu erreichen. Diese Zusammenarbeit führt dazu, dass jede Abteilung weiß, was sie in naher Zukunft zu erwarten hat, und die dafür erforderlichen Materialien und Mitarbeiter planen kann. Außerdem werden alle dazu angehalten, ihre festgelegten Ziele zu erreichen und keine vagen Versprechungen zu machen.

Die Bestandsverwaltung ist ein Prozess, keine Aufgabe. Zwar sind viele Menschen an der Lieferkette beteiligt, doch müssen sie alle zusammenarbeiten, um den Prozess erfolgreich abzuschließen. Das Management muss dies verstehen, um die vollständige Kontrolle über den Bestands-/Lieferkettenprozess zu erlangen und ihn in seinem Unternehmen zum Funktionieren zu bringen.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Heutzutage erfordert eine effektive Bestandskontrolle die Mitwirkung mehrerer Abteilungen, darunter Vertrieb, Produktion, Buchhaltung, Betrieb und Beschaffung.
• Was früher eine einfache Aufgabe war, erfordert heute Genauigkeit, Schnelligkeit und den Einsatz von Technologie, um enge Produktions- und Kundenfristen einzuhalten.
• Rechtzeitige Kaufentscheidungen wirken sich auf den Cashflow, die Produktionspläne, die Lagerkapazität und letztlich auf die Kundenzufriedenheit aus.
• Ein gut organisiertes und reaktionsschnelles Lager ermöglicht eine genaue Kommissionierung, schnelle Durchlaufzeiten und eine nahtlose Unterstützung sowohl für die Produktion als auch für den Versand.
• Übertriebene Versprechungen oder eine Unterschätzung der Verkaufszahlen können entweder die Produktion überfordern oder zu Überbeständen führen, die die Ressourcen belasten.
• Vertrieb, Betrieb und Finanzen müssen regelmäßig zusammenarbeiten, um die Geschäftsziele aufeinander abzustimmen und sicherzustellen, dass alle für einen einheitlichen Plan verantwortlich sind.

Häufig gestellte Fragen

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