Primero en caducar, primero en salir: ¿qué es FEFO y cómo se gestiona?

Cada año, los fabricantes pierden millones por inventario caducado que se podría haber evitado con mejores prácticas de rotación. Cuando los productos tienen fecha de caducidad, el enfoque tradicional de “primero en entrar, primero en salir” no es suficiente. Se necesita un sistema que dé prioridad a la vida útil sobre el orden de llegada. Eso implica utilizar el método FEFO de gestión de inventario.

¿Qué es FEFO?

El método “primero en caducar, primero en salir” (FEFO, por sus siglas en inglés) es un método de gestión de inventario que da prioridad al uso de los productos y bienes perecederos con las fechas de caducidad más cercanas, independientemente de cuándo llegaron al inventario. Este enfoque da un giro radical al concepto tradicional de inventario. En lugar de preguntarse “¿qué llegó primero?”, se pregunta “¿qué va a caducar primero?”.

Parece obvio cuando lo expresas así, pero te sorprendería saber cuántas operaciones siguen rotando el stock en función de las fechas de llegada en lugar de las fechas de caducidad. Es como hacer mercado dentro de su propio almacén. Usted toma primero la leche que se vence mañana antes que la que se vence la próxima semana, incluso si la leche más fresca llegó hace tres días y el galón que está por vencerse llegó apenas ayer.

¿Cómo funciona el FEFO en la práctica?

FEFO va más allá del simple seguimiento de la llegada de los productos. Está cambiando radicalmente la forma en que se planifica y ejecuta la producción. En primer lugar, identifica qué materiales caducan antes. A continuación, empareja esos materiales con productos u órdenes compatibles. Por último, reorganiza su calendario de producción para utilizar los materiales que caducan antes de que se conviertan en residuos.

Esto significa que el pedido #1 del cliente podría quedar relegado detrás del pedido #3, no por una cuestión de prioridad, sino porque el pedido #3 utiliza ingredientes que caducan en 5 días, mientras que los materiales del pedido #1 tienen una validez de 20 días.

La clave está en incorporar esta forma de pensar a sus operaciones diarias. Su equipo de almacén debe saber que el número de lote no es solo un código de seguimiento. Es su hoja de ruta para saber qué se mueve primero.

FEFO vs. FIFO y LIFO

Aclaremos algunas confusiones. La gente oye estas siglas y piensa que son todas lo mismo con letras diferentes. No es así. Cada una optimiza diferentes aspectos del proceso de fabricación. Las tres son formas de gestión de inventario, pero cada una tiene un propósito diferente.

Por qué FEFO no es un método de valoración de inventario

En primer lugar, FEFO se refiere al movimiento de productos físicos; FIFO y LIFO se ocupan de la valoración de inventario. Puede aplicar FEFO para las operaciones de almacén, mientras que su departamento de contabilidad utiliza FIFO u otro método para los libros.

Piénselo de esta manera: a su director financiero le preocupa el costo de ese inventario y cuándo se compró. A su gerente de almacén le preocupa evitar que los productos caducados lleguen al cliente. Se trata de dos problemas diferentes que requieren dos enfoques diferentes.

Muchas operaciones con las que he trabajado utilizan ambos sistemas simultáneamente. El software de contabilidad realiza un seguimiento de los costos utilizando el método FIFO o el promedio ponderado, mientras que el sistema de gestión de almacenes prioriza los movimientos utilizando la lógica FEFO.

¿Cuándo elegir FEFO?

El FEFO se vuelve esencial en cualquier industria en la que las fechas de caducidad tengan consecuencias graves, ya sean normativas, financieras o relacionadas con la seguridad.

La fabricación de alimentos y bebidas requiere FEFO para evitar el envío de productos caducados a los distribuidores. El Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) no se anda con rodeos en lo que respecta a las infracciones de seguridad alimentaria, y un solo incidente puede suponer el cierre de su negocio. Incluso los productos que técnicamente aún están dentro de la fecha de caducidad, pero que están a punto de caducar, pueden dañar las relaciones con los clientes. Las empresas de procesamiento de alimentos han perdido importantes contratos cuando los responsables de calidad han visto etiquetas con la fecha de caducidad al día siguiente. La confianza, una vez rota, no se recupera con explicaciones sobre lo ajustado del plazo. La conclusión es sencilla: nunca se debe escatimar en la trazabilidad de los alimentos.

Las empresas farmacéuticas tratan las fechas de caducidad como cuestiones de vida o muerte. El descubrimiento de un solo lote caducado puede provocar el cierre total de las instalaciones, mientras que los inspectores de la FDA auditan todos los lotes del edificio. La FDA no envía recordatorios amistosos y no le interesan las excusas sobre “cómo ocurrió”.

La fabricación de productos químicos se enfrenta a riesgos únicos, ya que algunos compuestos no solo pierden eficacia, sino que se vuelven peligrosos. Los productos químicos caducados pueden volverse inestables, cambiar su composición o desarrollar subproductos tóxicos. La OSHA se toma muy en serio las infracciones relacionadas con el almacenamiento de productos químicos. He visto situaciones en las que los materiales adhesivos caducados se habían deteriorado tanto que las reparaciones rutinarias se convirtieron en problemas graves porque nadie comprobó las fechas de caducidad de los suministros que llevaban demasiado tiempo almacenados en el almacén del proveedor.

Los productos cosméticos podrían sorprenderle, pero varios proveedores de ingredientes han enfrentado demandas cuando conservantes vencidos provocaron reacciones agudas en la piel. Y cuando una crema anti-edad causa brotes en la piel, los clientes definitivamente se dan cuenta.

Más allá del cumplimiento normativo en materia de fabricación, la satisfacción del cliente depende de una calidad constante en la entrega. Si trabaja con productos cuyas fechas de caducidad son importantes para los organismos reguladores, los clientes o la seguridad, FEFO no es solo una recomendación. Es esencial para proteger su licencia comercial y su reputación.

¿Cómo implementar FEFO?

La implementación del sistema FEFO está cambiando la forma en que la gente concibe el inventario. Optimizar su operación para este sistema de gestión de inventario requiere una planificación cuidadosa.

Evaluación y planificación

Empiece por analizar con honestidad lo que está haciendo actualmente. Recorra su almacén y observe cómo se almacenan y se recogen los productos. Le garantizo que encontrará inventario que debería haberse movido hace meses detrás de existencias más recientes.

Averigüe qué productos realmente necesitan una gestión FEFO. No todos los productos de su negocio tendrán fechas de caducidad significativas. Centre sus esfuerzos en los artículos cuya vida útil sea importante, tanto desde el punto de vista de la seguridad como de la calidad.

Documente sus sistemas actuales, ya que necesitará comprender qué funciona antes de poder arreglar lo que no funciona. A veces, el problema no es el sistema en sí, sino que nadie lo sigue de manera consistente.

Organización y distribución del almacén

Aquí es donde se pone a prueba la teoría. Su distribución física debe permitir la selección basada en la fecha de caducidad. Esto es solo una parte del panorama general de la gestión de almacenes. Pero es una parte crucial.

He visto almacenes en los que el inventario más antiguo estaba literalmente enterrado detrás del más nuevo. Es ideal para maximizar el aprovechamiento del espacio, pero terrible para la gestión FEFO. A veces hay que sacrificar un poco de eficiencia en el almacenamiento para mejorar la rotación de existencias.

Es fundamental que el etiquetado sea claro. El personal de su almacén debe poder ver las fechas de caducidad desde una distancia razonable sin tener que entrecerrar los ojos para leer letras pequeñas. Pero si tienen que mover tres palés para leer una fecha, es evidente que su sistema no funciona.

Configure sus rutas de preparación de pedidos de manera que el flujo natural guíe a las personas hacia las existencias más antiguas primero. Facilite hacer lo correcto en lugar de lo incorrecto.

Capacitación del personal y desarrollo de procesos

Su personal necesita comprender por qué esto es importante, no solo qué dicen los nuevos procedimientos. Explica el impacto en el negocio. Pérdida de ingresos por inventario caducado, posibles problemas de seguridad, problemas normativos, etc.

Desarrolle procedimientos que tengan sentido para la persona que realmente realiza el trabajo. He visto procedimientos operativos estándar (SOP) muy bien redactados que quedaban muy bien en la oficina, pero que fracasaban en el almacén porque los habían escrito personas que nunca habían recogido inventario en su vida.

Incorpore puntos de control y controles de calidad. Se producirán errores, especialmente durante el periodo de transición. El objetivo es detectarlos antes de que los productos caducados salgan de sus instalaciones.

Requisitos de integración tecnológica

La gestión moderna del FEFO realmente necesita el apoyo de la tecnología. El seguimiento manual funciona para operaciones pequeñas, pero se vuelve ineficaz rápidamente a medida que crece el negocio. Los sistemas de gestión de inventario de software utilizan la automatización para optimizar y agilizar el proceso.

Los sistemas de códigos de barras que incluyen fechas de caducidad marcan una gran diferencia. Su equipo de almacén puede escanear un producto y ver de inmediato no solo qué es, sino también cuánto tiempo de vida útil le queda.

Las alertas en tiempo real sobre las fechas de caducidad próximas le dan tiempo para tomar medidas al respecto. Recibir una notificación el día antes de que algo caduque no sirve de mucho.

La integración con su sistema ERP o sistema MRP existente evita los dolores de cabeza que supone la doble entrada de datos, que reducen la productividad y la precisión.

Las ventajas de la gestión de inventario FEFO

Las ventajas de FEFO van mucho más allá de evitar el inventario caducado.

• La reducción de residuos mejora inmediatamente sus resultados financieros. Cada producto que caduca en su estantería es dinero tirado a la basura. El costo de compra, el costo de almacenamiento, el costo de eliminación y el costo de oportunidad del espacio que ocupaba. Trabajé con una empresa de procesamiento de alimentos que redujo sus costos de eliminación de residuos en un 60% simplemente implementando mejores prácticas de rotación de existencias.
• El control de calidad se vuelve más predecible. Cuando se vende primero el stock más antiguo de forma sistemática, los clientes obtienen productos más frescos. Esto se traduce en menos quejas y devoluciones. Créame, lidiar con un cliente que ha recibido productos caducados no es agradable para nadie.
• El flujo de caja mejora porque se convierte el inventario en productos terminados más rápidamente, en lugar de dejar que los materiales se queden sin usar hasta que pierdan todo su valor. Su contador notará la diferencia en la rotación del inventario.
• El cumplimiento normativo deja de ser una preocupación constante. Las inspecciones de pureza de medicamentos y productos farmacéuticos se convierten en eventos rutinarios en lugar de crisis que provocan pánico cuando se puede demostrar una gestión adecuada de la vida útil. En todo el mundo, se cumplen normas globales como la ISO 4500 para la seguridad y la salud de los trabajadores y el lugar de trabajo.
• La planificación de la producción se simplifica cuando se tiene una visibilidad precisa de lo que hay que mover y cuándo. Se acabaron las producciones de emergencia porque alguien ha descubierto que un lote de ingredientes está a punto de caducar.
• Las relaciones con los proveedores mejoran cuando se puede proporcionar una mejor previsión de la demanda basada en el uso real, en lugar de en pedidos de sustitución de emergencia.

Consejos para gestionar productos perecederos

Para gestionar con éxito los productos perecederos se necesitan sistemas que funcionen incluso cuando las cosas se complican, no solo cuando todo va según lo previsto.

Mantenga un seguimiento de lotes sencillo y práctico

He visto empresas crear sistemas de numeración tan complicados que ni siquiera su propio personal podía descifrarlos bajo presión. Si sus números de lote requieren una capacitación exhaustiva para entenderlos, lo está haciendo mal.

Los registros de fechas de caducidad deben ser accesibles para las personas que realmente los necesitan. Si alguien tiene que iniciar sesión en tres sistemas diferentes para averiguar cuándo caduca un lote, probablemente acabará adivinando. Eso no es un fallo del sistema. Es un fallo de diseño.

Asegúrese de que la identificación de los productos sea lo suficientemente clara como para que los trabajadores temporales puedan distinguir entre los distintos lotes. Durante las temporadas altas, es posible que no cuente con su equipo A en todos los turnos.

Las prácticas de almacenamiento y manipulación deben ajustarse a la realidad, no a la teoría.

El control de la temperatura es importante, claro, pero no se obsesione con ello. He visto operaciones en las que se gastaba una fortuna en almacenamiento climatizado para materiales que se conservaban perfectamente a la temperatura normal del almacén. Lea la letra pequeña. A veces, los proveedores indican las condiciones de almacenamiento que maximizan la vida útil en condiciones de laboratorio, no en un almacén real.

Algunos adhesivos con los que trabajé eran supuestamente sensibles a la temperatura, pero descubrimos que funcionaban perfectamente a temperaturas normales de taller. Por otro lado, ciertos lubricantes realmente necesitaban un almacenamiento fresco y seco o se convertirían en lodo.

Determine los procedimientos de rotación de existencias que realmente funcionan en su espacio. A veces, los almacenes intentan implementar sistemas FEFO “perfectos” diseñados por consultores que nunca han visto su distribución real. Lo que parece perfecto sobre el papel puede resultar totalmente impracticable cuando se mueven palés con una carretilla elevadora en espacios reducidos.

Diseñe la distribución de su almacén para que sea compatible con el sistema FEFO de forma natural.

La distribución física debe facilitar la selección prioritaria de las existencias más antiguas, en lugar de obligar a las personas a trabajar en contra del flujo natural. He visto almacenes en los que las existencias más antiguas estaban literalmente enterradas detrás de las más nuevas. Es ideal para maximizar el aprovechamiento del espacio, pero terrible para la gestión FEFO.

Configure sus rutas de preparación de pedidos de manera que el flujo natural guíe a las personas hacia las existencias más antiguas primero. Es fundamental que el etiquetado sea claro. El equipo de su almacén debe poder ver las fechas de caducidad desde una distancia razonable sin tener que entrecerrar los ojos para leer letras pequeñas. Si tienen que mover tres palés para leer una fecha, su sistema no funciona.

Configure sus rutas de preparación de pedidos de manera que el flujo natural guíe a las personas hacia las existencias más antiguas primero. Es fundamental que el etiquetado sea claro. El equipo de su almacén debe poder ver las fechas de caducidad desde una distancia razonable sin tener que entrecerrar los ojos para leer letras pequeñas. Si tienen que mover tres palés para leer una fecha, su sistema no funciona. A veces es necesario sacrificar un poco de eficiencia en el almacenamiento para mejorar la rotación de existencias. Haga que sea más fácil hacer lo correcto que lo incorrecto.

Los sistemas de alerta deben darle tiempo para reaccionar.

Las advertencias el día antes de la fecha de vencimiento son básicamente inútiles. Se necesita tiempo suficiente para incorporar las existencias que están a punto de caducar en los planes de producción y reducir así el desperdicio causado por el deterioro de los productos. Establezca alertas que le den tiempo para coordinarse con los equipos de ventas para aprovechar oportunidades promocionales o ajustar las prioridades de fabricación.

Las auditorías periódicas son útiles, pero deben ser prácticas. A menudo, una simple revisión permite detectar problemas que los sofisticados sistemas informáticos pueden pasar por alto. A veces, la mejor herramienta de control de calidad es una persona con experiencia que se da cuenta de que algo no está bien. Si se combina con un sistema de gestión de inventario sólido, se mantendrán los niveles de inventario optimizados.

La coordinación con los proveedores evita muchos dolores de cabeza

Sea específico desde el principio sobre los requisitos de vida útil. Si necesita materiales con al menos 90 días de antelación antes de que lleguen, comuníqueselo a sus proveedores antes de que realicen el envío.

Siempre que sea posible, coordine las entregas de la cadena de suministro para no recibir stock nuevo cuando aún tenga materiales antiguos que utilizar primero. Los buenos proveedores comprenden sus necesidades de rotación y colaboran con usted, en lugar de limitarse a realizar las entregas cuando les conviene.

Realice un seguimiento y documente sus resultados desde el principio

Mida la reducción de residuos, el ahorro en costos de eliminación y la rapidez con la que está renovando el inventario. Cuando llega el momento de elaborar el presupuesto, nadie recuerda la crisis que usted ha evitado. Solo ven lo que ha gastado en mejoras.

Aprendí esta lección cuando el director de una planta me pidió que justificara el tiempo que habíamos dedicado a reorganizar nuestra zona de almacenamiento de productos químicos. Qué bueno que había llevado el registro de cuánto material caducado solíamos desechar y cuánto estábamos descartando seis meses después. Los ahorros en desperdicio compensaron el costo de la reorganización, y hasta lo superaron.

Documente todo, porque las cifras hablan por sí solas a la hora de justificar la inversión continua en sus sistemas FEFO.

FEFO en el software de inventario y fabricación

Esta es la verdad: el método FEFO solo funciona si sus sistemas lo admiten. Revisar manualmente las fechas de caducidad y mover palés de un lado a otro puede funcionar cuando se tiene un solo almacén y unos pocos SKU. Pero cuando se trata de docenas de proveedores, cientos de productos o múltiples tiradas de producción a la vez, intentar “improvisar” con hojas de cálculo es el camino más rápido hacia el desperdicio de inventario. Por eso, el software diseñado con seguimiento de caducidad integrado marca la diferencia.

El software de inventario o software de fabricación que elija debe gestionar automáticamente el seguimiento de lotes, resaltando cuáles están a punto de caducar y guiando a su equipo de almacén para que seleccione el stock adecuado sin tener que hacer suposiciones a diario. De este modo, dispondrá de un proceso claro y automatizado que conecta el control de caducidad con las compras, la producción y los envíos, en lugar de esperar a que las personas recuerden qué artículos deben moverse primero.

Busque estas características en el software MRP para que el FEFO funcione sin problemas:

• Seguimiento de lotes y series con fechas de caducidad, para que se pueda rastrear cada material desde el proveedor hasta el cliente.
• Reglas de selección basadas en FEFO que indican a los trabajadores del almacén qué deben tomar primero, sin necesidad de dudar.
• Alertas de caducidad, que avisan cuando hay productos caducados que corren el riesgo de incluirse en un pedido.
• Programación de la producción vinculada a la vida útil, de modo que los materiales que caducan primero se utilizan en los primeros trabajos.
• Registros de auditoría completos para satisfacer a los reguladores y mantener sus estándares de calidad a prueba de fallos.

En lugar de luchar contra su propio almacén, el método FEFO con MRPeasy convierte la gestión de caducidad en una parte más del flujo: eficiente, confiable y fácil de explicar tanto al personal de planta como a los directivos.

Principales aspectos a tener en cuenta

Cuando la vida útil es importante para su negocio, la gestión FEFO protege su inversión y mantiene a los clientes satisfechos con una calidad constante.

• Empiece por lo que realmente importa. No necesita FEFO para tornillos de acero que durarán más que el edificio. Céntrate en productos cuyas fechas de caducidad afecten a la seguridad, la calidad o el cumplimiento de la normativa. Productos farmacéuticos, ingredientes alimentarios, productos químicos, componentes cosméticos. Ahí es donde realmente importa.
• Su equipo es el que determina el éxito o el fracaso del sistema. El software más sofisticado del mundo no servirá de nada si las personas no comprenden por qué las fechas de caducidad son más importantes que el orden de llegada. Necesitan conocer el impacto que esto tiene en el negocio: dinero desperdiciado, posibles problemas de seguridad, dolores de cabeza con las regulaciones. Y los procedimientos deben tener sentido para quienes realmente seleccionan el inventario, no solo quedar bien en el papel.
• Adapte su tecnología a sus necesidades reales. Las operaciones pequeñas pueden arreglárselas con un seguimiento manual. Pero a medida que crece y su proceso se vuelve más complejo, los sistemas automatizados se vuelven esenciales. Solo asegúrese de que lo que elija funcione para personas que están usando guantes en un almacén, no solo para una demostración en una sala de juntas. Seguimiento de lotes, alertas de caducidad y escaneo móvil.
• No espere a que todo sea perfecto. Demasiadas operaciones pasan meses debatiendo la solución ideal mientras el inventario caducado se acumula en un rincón. Empiece por algún lado. Es mejor un seguimiento manual que ningún seguimiento. Estos problemas no se resuelven solos, y hacer como si no existieran solo vuelve la corrección final más costosa.
• La documentación es fundamental. Documente todo, porque cuando llegue el momento de elaborar el presupuesto, nadie recordará la crisis que usted evitó, solo verán el dinero que gastó en mejoras.

Preguntas frecuentes

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