Principales KPI de almacén para pequeñas empresas – ¿Qué hay que controlar y por qué?

Es posible que los flujos de trabajo de su planta de producción y la gestión de inventario sean impecables, pero si sus prácticas de almacenamiento son deficientes, la eficiencia general puede verse afectada. Afortunadamente, el seguimiento de las métricas esenciales del almacén proporciona información sobre lo que le está impidiendo avanzar y por qué.

¿Qué es un KPI de almacén?

Los KPI (indicadores clave de rendimiento) de almacén son métricas que se utilizan para medir la eficiencia de diversos procesos de almacén. Los fabricantes, distribuidores y minoristas los utilizan para realizar un seguimiento de aspectos como la rapidez con la que los materiales entrantes encuentran su lugar en las estanterías, el grado de utilización del espacio del almacén, la tasa de merma por manipulación, etc.

Medir y realizar un seguimiento de la eficiencia es tan esencial en la gestión de almacenes como lo es en la gestión de la cadena de suministro y del inventario. El almacén es el centro físico de almacenamiento del inventario, y su rendimiento afecta directamente al cumplimiento de los pedidos, la satisfacción de los clientes y los costos operativos. La supervisión de los KPI del almacén permite a los responsables realizar un seguimiento del rendimiento de los procesos de almacenamiento, detectar cualquier problema y cuello de botella, y establecer puntos de referencia para la mejora continua.

Hay muchas formas de medir el rendimiento de un almacén. Dado que el inventario físico puede inmovilizar la mayor parte del efectivo de una empresa, el análisis de los estados financieros es una forma útil de comprender la rentabilidad y la utilización del capital. Las revisiones del rendimiento y las evaluaciones periódicas de los empleados ayudan a obtener información sobre la productividad laboral e identificar las necesidades de formación. Los KPI proporcionan una forma clara y cuantificable de comparar las operaciones del almacén con los objetivos y los estándares del sector.

La importancia de realizar un seguimiento de la eficiencia del almacén

El seguimiento de la eficiencia del almacén consiste en generar información valiosa que contribuya al buen funcionamiento del negocio. La calidad de las prácticas del almacén repercute directamente en la satisfacción del cliente, ya que los retrasos en la recepción, los errores en la selección o la colocación incorrecta de los palés reducen las puntuaciones OTIF (puntualidad y cumplimiento) y aumentan los tiempos de entrega de los pedidos. Los KPI convierten las fricciones en datos medibles, de modo que los responsables pueden centrarse en las mejoras para aumentar los índices de precisión y crear procesos de cumplimiento más fluidos.

Estas métricas también son fundamentales para alinear las actividades del almacén con los objetivos generales de la empresa. El almacenamiento es tanto un centro de costos como un centro de servicios. Medir la eficiencia permite descubrir ahorros de costos y, al mismo tiempo, mantener la velocidad y la precisión que esperan los clientes. Un almacén que es rápido pero propenso a cometer errores no es eficiente, ni tampoco lo es uno que es preciso pero extremadamente lento.

El seguimiento de la eficiencia sienta las bases para una mejora continua. Los almacenes son entornos dinámicos en los que las líneas de productos, los volúmenes de pedidos y las tecnologías adoptadas cambian constantemente. Sin una medición coherente, es difícil justificar nuevas inversiones o cambios en los procesos. Los KPI crean un ciclo de retroalimentación, ofreciendo información y tendencias continuas sobre datos cruciales como los tiempos de entrega de los pedidos, el rendimiento de los proveedores y la calidad del proceso de cumplimiento.

Principales KPI de almacén

En este post, nos centramos en métricas relacionadas explícitamente con los procesos y el rendimiento de la gestión de almacenes. Para obtener métricas relacionadas con otros aspectos de la fabricación y la distribución, asegúrese de consultar también nuestras listas de los principales indicadores clave de rendimiento (KPI) de la fabricación, la cadena de suministro, y de la gestión del inventario.

Hemos agrupado nuestras selecciones de los mejores KPI de almacén en secciones basadas en los procesos de gestión de almacenes más relevantes. Descúbralos a continuación.

Métricas de recepción y envío

Las métricas de recepción y envío supervisan la eficiencia con la que se reciben los productos en el almacén y se envían a los clientes. Destacan la rapidez con la que los artículos están disponibles y la eficacia con la que se gestionan los procesos de salida.

• Eficiencia en la recepción. Esta métrica mide la eficiencia de los trabajadores del almacén en la recepción de mercancías. Se calcula dividiendo el número de paquetes recibidos por el tiempo total que le ha llevado al equipo de recepción. Cuanto mayor sea la puntuación, mejor será la eficiencia. La velocidad de recepción depende de muchos factores, como el tamaño del pedido o la congestión del muelle, por lo que una puntuación baja de este KPI suele indicar la necesidad de analizar las causas. También puede proporcionar información esencial para los almacenes que reciben habitualmente muchos pedidos similares.

Eficiencia de recepción = Número de paquetes recibidos ÷ Total de horas de trabajo

• Precisión en la recepción. Este KPI realiza un seguimiento de la calidad del proceso de recepción. Determina con qué frecuencia se reciben y registran correctamente en el sistema los artículos correctos, en las cantidades y condiciones adecuadas, en comparación con el total de artículos recibidos o esperados. Es una forma excelente de abordar los problemas de recepción desde el principio y evitar problemas posteriores, como discrepancias en el stock o errores en la preparación de los pedidos.

Precisión en la recepción = (Número de artículos recibidos correctamente ÷ Número total de artículos recibidos) x 100

• Costo de recepción. Se trata de una métrica de rentabilidad que realiza un seguimiento de los costos incurridos en la recepción, incluidos los gastos generales del almacén, los costos de equipamiento para montacargas y escáneres, y la mano de obra. Su seguimiento proporciona datos fiables sobre si su proceso de entrada está consumiendo demasiados recursos, teniendo en cuenta el volumen de mercancías manipuladas. Para ello es necesario conocer el costo total de recepción, que debe estimarse primero asignando una parte de los gastos generales del almacén, los gastos de equipamiento y consumibles, y los costos de mano de obra del equipo de recepción.

Costo de recepción = Costo total de recepción ÷ Número de unidades recibidas

• Tiempo del ciclo de recepción. Esta métrica registra el tiempo que se tarda en completar el proceso de recepción por artículo. Es una forma excelente de evaluar la capacidad de recepción del muelle. Los valores altos pueden indicar congestión, cuellos de botella en los procesos de recepción, como el etiquetado, o ineficiencias en el almacenamiento.

Tiempo de ciclo de recepción = Tiempo total de procesamiento de la entrega ÷ Número de artículos recibidos

• Eficiencia de carga. Este KPI de tráfico saliente mide la eficiencia con la que se cargan los envíos en el medio de transporte. El hecho de que los camiones salgan medio vacíos o completamente llenos supone una gran diferencia en los costos de transporte y también contribuye a mejorar la sostenibilidad.

Eficiencia de carga = (volumen de carga real o número de pedidos cargados ÷ capacidad total del camión) × 100

Métricas de almacenamiento

Los KPI de almacenamiento se centran en la rapidez y precisión con la que los artículos se transfieren desde las áreas de recepción a sus ubicaciones de almacenamiento adecuadas. Cuando los productos llegan pero se dejan en palés en los pasillos durante horas, se trata de un rendimiento de almacenamiento deficiente. Los procesos de almacenamiento eficientes significan que los productos se almacenan de forma rápida y correcta, lo que los hace disponibles para su preparación y recogida con retrasos mínimos.

• Tiempo de ciclo de almacenamiento. Este KPI mide el tiempo que se tarda en trasladar los artículos desde la zona de recepción hasta sus ubicaciones de almacenamiento designadas. Cuanto más corto sea el ciclo, más rápido estarán disponibles los productos para su recogida y cumplimiento de pedidos.

Tiempo del ciclo de almacenamiento = Tiempo total empleado en almacenar los artículos ÷ Número de artículos almacenados

• Precisión en el almacenamiento. La precisión en el almacenamiento mide si los artículos se almacenan correctamente en sus ubicaciones asignadas. Si los productos se colocan en el contenedor equivocado, por ejemplo, esto puede provocar errores en la preparación y pérdidas de tiempo posteriormente. Una alta precisión en el almacenamiento ayuda a garantizar que los registros de inventario coincidan con la realidad física y favorece el buen funcionamiento de las operaciones.

Precisión en el almacenamiento = (artículos almacenados correctamente ÷ total de artículos almacenados) × 100

Métricas de preparación de pedidos

El picking, o preparación de los pedidos, ocupa un lugar central en la gestión de almacenes. La eficiencia del picking influye directamente en la precisión de los pedidos y afecta a los tiempos de entrega, lo que repercute en la satisfacción del cliente. El seguimiento de los KPI relacionados con la preparación de los pedidos proporciona a las empresas información sobre la eficiencia y precisión con la que se preparan los artículos del almacén para satisfacer los pedidos. El picking es el puente entre el almacenamiento y el envío. Al igual que con la recepción, los errores aquí pueden tener repercusiones en las fases posteriores, provocando retrasos o incluso devoluciones.

• Precisión en la preparación de pedidos. La precisión en la preparación de pedidos mide la frecuencia con la que se preparan los artículos correctos, en las cantidades adecuadas, desde el almacén para satisfacer los pedidos, en comparación con el total de artículos que se prepararon. Tomar el SKU incorrecto conduce a una pérdida de mano de obra, devoluciones posteriores y clientes insatisfechos. La precisión en la preparación de pedidos está directamente relacionada con el KPI de tasa de pedidos perfectos que veremos a continuación.

Precisión en la preparación de pedidos = (artículos seleccionados correctamente ÷ total de artículos seleccionados) × 100

• Costo de preparación de pedidos. Esta métrica analiza el costo total del proceso de preparación de pedidos, incluyendo mano de obra, equipamiento y gastos generales, dividido por el número de pedidos preparados. Piense en los salarios de los preparadores de pedidos, el costo de los escáneres de códigos de barras u otros equipos de preparación de pedidos, e incluso en parte de los gastos generales del almacén. Comprender el costo de la preparación de pedidos ayuda a los responsables a encontrar formas de optimizar el proceso.

Costo de preparación = Costo total de preparación ÷ Número de pedidos preparados

• Velocidad de preparación. La velocidad de preparación mide la rapidez con la que los preparadores pueden localizar y recuperar los artículos. Es uno de los parámetros más importantes para evaluar la eficiencia del almacén y proporcionar información para optimizar su distribución. Sin embargo, la velocidad de preparación debe equilibrarse con la precisión, ya que una preparación rápida con muchos errores es contraproducente, mucho peor que una alta precisión pero un rendimiento lento.

Velocidad de preparación = Número de artículos preparados ÷ Tiempo empleado

Métricas de gestión de compras y pedidos

Estos KPI miden la eficacia con la que se gestionan las compras y los pedidos desde la perspectiva del almacén, desde garantizar que los registros de inventario coincidan con la realidad hasta medir la velocidad y la precisión en el cumplimiento de los pedidos de los clientes. Si bien estos KPI también son muy relevantes para la gestión de la cadena de suministro y el inventario, también están directamente relacionados con la eficiencia del almacén.

• Precisión del inventario. Este KPI muestra en qué medida los registros de su sistema coinciden con el stock real del almacén. Imagine que su WMS (sistema de gestión de almacenes) indica que tiene 500 unidades en stock, pero solo hay 480 físicamente en las estanterías —eso es un déficit de precisión. Una baja precisión equivale a un riesgo de desabastecimiento, provoca problemas de producción o cumplimiento y pone de manifiesto la necesidad de reforzar sus prácticas de toma de inventario.

Precisión del inventario = recuento de inventario del WMS ÷ recuento de inventario físico

• Tiempo de ciclo de pedido. Mide el tiempo promedio que se tarda en completar un pedido desde el momento en que se realiza hasta que se envía. Si un pedido se recibe a las 9 am y sale del almacén a las 3 pm, el tiempo de ciclo es de 6 horas. Se trata de una métrica crucial que está directamente relacionada con la satisfacción del cliente: cuanto más corto sea el ciclo, más rápido recibirán los clientes sus productos.

Tiempo de ciclo de pedido = Tiempo total de procesamiento del pedido ÷ Número de pedidos

• Índice de pedidos perfectos. Esta métrica analiza el porcentaje de pedidos entregados sin problemas. Un pedido perfecto es aquel en el que se envían los artículos correctos, en las cantidades correctas, a tiempo y sin daños. Se trata de un KPI holístico, relevante para muchos departamentos, ya que refleja el rendimiento en las áreas de recepción, almacenamiento, preparación y envío.

Índice de pedidos perfectos = (Pedidos entregados sin errores ÷ Total de pedidos) × 100

• Tasa de pedidos pendientes. Este KPI mide el porcentaje de pedidos de clientes que no pueden satisfacerse inmediatamente con el stock disponible y se retrasan hasta que se repone el artículo. Cuando los clientes realizan un pedido pero no hay existencias disponibles de inmediato, el pedido se puede designar como disponible en espera o backorder, es decir, se puede pedir pero no se enviará hasta que llegue el reabastecimiento. El seguimiento de este KPI ayuda a los almacenes y a los equipos de la cadena de suministro a detectar escaseces recurrentes, mejorar la previsión de la demanda y ajustar sus políticas de stock de seguridad. En este sentido, la tasa de pedidos pendientes no solo tiene que ver con el nivel de servicio, sino también con la eficacia con la que el almacén respalda la planificación general del inventario.

Tasa de pedidos pendientes = (Pedidos pendientes ÷ Total de pedidos) × 100

Métricas de almacenamiento

Los KPI de almacenamiento revelan la eficacia con la que su almacén utiliza el espacio y conserva el valor de los productos almacenados. Considérelos como indicadores de si sus estanterías están rotando rápidamente los productos o si el inventario está inactivo e inmovilizando capital. También ayudan a descubrir costos ocultos, como las mermas y los costos de transporte, que afectan directamente a la rentabilidad.

• Rotación de inventario. Este KPI mide cuántas veces se vende y se repone el inventario durante un período determinado. La tasa de rotación de inventario es uno de los KPI más importantes para la gestión de inventario, pero también proporciona información sobre el almacenamiento al mostrar si los productos se mueven rápidamente por el almacén o permanecen inactivos, ocupando espacio e inmovilizando efectivo. Una tasa de rotación alta indica un uso eficiente del espacio y un rendimiento saludable, mientras que una tasa baja puede poner en evidencia un exceso de existencias o productos de baja rotación.

Índice de rotación de inventario = Costo de los productos vendidos ÷ Valor promedio del inventario

• Tasa de merma. La merma se refiere a la pérdida de inventario debido a robos, daños, extravíos o errores administrativos. Se calcula restando el recuento físico del inventario de los niveles de inventario registrados. Por ejemplo, si los registros muestran 1.000 unidades, pero el recuento físico revela que solo hay 990, esa diferencia de 10 unidades es una merma. Una merma elevada aumenta los costos y perjudica la confianza en los datos del inventario. Dado que el inventario es un activo financiero fundamental, es primordial examinar cada caso con detenimiento. El seguimiento de la merma ayuda a los almacenes a reforzar la seguridad, mejorar la manipulación y mantener registros precisos.

Contracción = (Inventario registrado – Inventario real) ÷ Inventario registrado × 100

• Costo de mantenimiento del inventario. Este KPI realiza un seguimiento del costo total de mantener el inventario almacenado, incluidos los costos de capital, los gastos de almacenamiento, los seguros, la depreciación y la obsolescencia. Cuanto más tiempo permanecen inactivos los productos, más cuesta mantenerlos allí, por no hablar del riesgo creciente de obsolescencia. Aunque se trata principalmente de un KPI financiero y de inventario, comprender los costos de mantenimiento también es importante desde el punto de vista de la gestión del almacén, ya que las prácticas de almacenamiento repercuten directamente en los costos operativos, la eficiencia del espacio e incluso los niveles de servicio.

Costo de mantenimiento del inventario = (Costos totales de mantenimiento ÷ Valor promedio del inventario) × 100

• Utilización del espacio. Este sencillo KPI mide cuánto espacio del almacén se está utilizando. Por ejemplo, si un almacén tiene capacidad para 10.000 palés, pero solo se utilizan 7.000, la utilización es del 70 %. Una utilización demasiado baja significa que se está pagando un sobrecosto por los gastos de almacenamiento, mientras que una utilización demasiado alta puede indicar problemas de congestión inminentes.

Utilización del espacio = (Espacio de almacenamiento ocupado ÷ Espacio de almacenamiento total disponible) × 100

Métricas de mano de obra

Los KPI de mano de obra ponen en evidencia la eficacia con la que se utiliza la mano de obra en las operaciones del almacén. Dado que las personas son fundamentales para la recepción, la preparación de pedidos, el almacenamiento y el envío, el seguimiento de las métricas de mano de obra proporciona información sobre la productividad, la capacitación y el bienestar de los trabajadores. Estos KPI revelan, entre otras cosas, si el equipo del almacén se utiliza de manera eficiente y si se invierte lo suficiente en el desarrollo de sus habilidades.

• Utilización de la mano de obra. Permite realizar un seguimiento de la eficacia con la que se utilizan las horas de trabajo disponibles en las actividades del almacén. Muestra el equilibrio entre la infrautilización (personal inactivo) y la sobreutilización (riesgo de agotamiento). La supervisión de la utilización de la mano de obra ayuda a los responsables a asignar al personal las tareas adecuadas y a reasignar los recursos cuando surgen cuellos de botella.

Utilización de la mano de obra = (Horas de trabajo reales ÷ Total de horas de trabajo disponibles) × 100

Una métrica estrechamente relacionada es la productividad laboral, que devuelve la relación entre el rendimiento de la preparación de los pedidos o la recepción y los insumos de mano de obra necesarios para las tareas.

• Costos por horas extras. Este KPI realiza un seguimiento de los gastos laborales adicionales en los que se incurre cuando los empleados trabajan más allá de su horario habitual. Aunque las horas extras ocasionales pueden ayudar a cubrir picos estacionales o demandas inesperadas, unas tasas elevadas de forma constante suelen indicar falta de personal, mala planificación o ineficiencias en los procesos. La supervisión de esta métrica ayuda a los directivos a equilibrar la disponibilidad de mano de obra, controlar los costos y evaluar la fatiga de los trabajadores.

Horas extras = (Total de pago por horas extras ÷ Total de pago por mano de obra regular) × 100

• Tiempo de capacitación de los empleados. Mide el promedio de horas invertidas en formación por empleado. Los almacenes con procedimientos operativos estándar complejos, automatización o cambios frecuentes en los procesos dependen en gran medida de la formación. El seguimiento de este KPI garantiza que la plantilla pueda adaptarse a las nuevas herramientas y mantener un alto nivel de precisión en la recepción, la preparación de pedidos y el envío. Contar con empleados bien capacitados es la forma más segura de reducir los errores y mejorar la eficiencia general del almacén.

• Retención de empleados. Este KPI muestra el grado de retención de la plantilla del almacén a lo largo del tiempo. Una alta rotación de personal conlleva costos constantes de contratación y capacitación, además de perturbar las operaciones. El seguimiento de la retención pone en evidencia si los empleados están satisfechos, reciben una remuneración adecuada y se sienten comprometidos. Una fuerte retención favorece la estabilidad y preserva los conocimientos operativos.

Tasa de retención de empleados = (Número de empleados que permanecieron ÷ Total de empleados al inicio del periodo) × 100

• Tasa de absentismo. Esta métrica registra el porcentaje de días laborables programados perdidos por ausencias no planificadas, lo que también proporciona una clara indicación del grado de satisfacción de los empleados. Una tasa de absentismo elevada puede ser señal de baja moral, malas condiciones de trabajo o agotamiento. Supervisar el absentismo ayuda a los responsables de almacén a detectar a tiempo los problemas de la plantilla y garantiza que haya suficiente personal disponible para mantener el flujo de operaciones.

Tasa de absentismo = (Total de días laborables perdidos por absentismo ÷ Total de días laborables disponibles) × 100

Métricas de seguridad

Los KPI de seguridad supervisan el bienestar del personal del almacén y la eficacia de los protocolos de seguridad. Los almacenes son entornos muy activos y de alto riesgo, con maquinaria pesada, vehículos en movimiento y manipulación manual. La supervisión de estas métricas es un requisito previo para proteger a los empleados, pero también ayuda a aumentar la eficiencia operativa, ya que ofrece información que ayuda a los responsables a ser proactivos a la hora de prevenir el tiempo de inactividad, reducir los costos relacionados con los accidentes y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral.

• Accidentes por año. Este KPI mide el número total de accidentes laborales notificados en un año. Ofrece a los responsables una visión clara del rendimiento en materia de seguridad del almacén y pone en evidencia si las intervenciones están reduciendo la frecuencia de los incidentes. El seguimiento de las tendencias de accidentes a lo largo del tiempo ayuda a identificar los riesgos recurrentes y a evaluar la eficacia de las iniciativas de seguridad.

• Tiempo perdido debido a lesiones. Este KPI mide el total de horas o días que los empleados no pueden trabajar debido a lesiones laborales. Va más allá del recuento de accidentes y cuantifica su impacto operativo. El seguimiento del tiempo perdido ayuda a los responsables a comprender cómo los problemas de seguridad afectan a la disponibilidad de mano de obra, la productividad y los costos.

Tiempo perdido debido a lesiones = (tiempo perdido debido a accidentes) ÷ (número total de horas trabajadas)

• Índice total de incidentes registrables (TRIR). El TRIR es una métrica estandarizada que refleja el número de incidentes registrables por la OSHA por cada 200.000 horas trabajadas, lo que corresponde a 100 empleados trabajando a tiempo completo durante un año. Permite a los almacenes comparar su rendimiento en materia de seguridad con los estándares del sector. Un TRIR más bajo indica mejores prácticas de seguridad, menos interrupciones y una menor exposición a costos legales o de indemnización.

TRIR = (Número de incidentes registrables por la OSHA × 200.000) ÷ Total de horas trabajadas

Elegir los KPI adecuados para realizar el seguimiento

Aunque pueda resultar tentador, realizar un seguimiento de todas las métricas posibles puede abrumar rápidamente a los responsables y diluir su enfoque. El valor real del seguimiento de los KPI proviene de elegir los más relevantes para su modelo de negocio, el volumen de pedidos y las expectativas de los clientes. Por ejemplo, un fabricante que produce bajo pedido puede dar prioridad al tiempo del ciclo de pedido y a la precisión en la selección, mientras que un distribuidor de gran volumen puede centrarse más en el tiempo de entrega y la utilización del espacio.

Un enfoque práctico consiste en comenzar con un pequeño conjunto de KPI que se ajusten a sus objetivos estratégicos actuales y luego ampliarlos según sea necesario. Cada métrica debe responder a una pregunta específica sobre eficiencia, ahorro de costos, índices de precisión o tiempos de entrega. Si una métrica no influye directamente en las decisiones o el rendimiento, probablemente no valga la pena realizar un seguimiento a largo plazo.

La implementación funciona mejor cuando los KPI se supervisan de forma constante y se integran en las operaciones diarias. Eso significa establecer definiciones claras, recopilar datos fiables y revisar los resultados periódicamente con su equipo. Los sistemas de gestión de almacenes modernos pueden ser de gran ayuda en este sentido, ya que automatizan la recopilación de datos en tiempo real, reducen los errores humanos y proporcionan paneles de control que convierten los números en decisiones basadas en datos.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Los KPI de almacén son indicadores medibles que proporcionan una imagen clara de la eficiencia, la velocidad, la seguridad y el costo del funcionamiento de un almacén, desde la recepción hasta el envío.
• Los KPI pueden revelar oportunidades ocultas de ahorro de costos, destacar formas de acortar el tiempo de entrega de los pedidos y descubrir patrones que influyen en su índice de precisión general. Los KPI ofrecen a los gerentes una visión más clara de cómo los procesos del almacén dan forma a todo el proceso de cumplimiento.
• Las categorías de KPI más importantes incluyen la recepción y el envío (por ejemplo, la eficiencia en la recepción, el tiempo de entrega), la preparación de pedidos (precisión, velocidad), el almacenamiento (rotación de inventario, mermas), la mano de obra (utilización, horas extras) y la seguridad (índice de incidentes, accidentes).
• En lugar de intentar realizar un seguimiento de docenas de métricas, las pequeñas empresas deben centrarse en los KPI más relevantes para sus procesos y objetivos comerciales, y ampliarlos según sea necesario con el tiempo.
• La implementación de KPI es mucho más fácil y eficaz con un sistema de gestión de almacenes que automatiza el seguimiento y centraliza la generación de informes, proporcionando datos precisos para perfeccionar el proceso de cumplimiento.

Preguntas frecuentes

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