Fabricante de protección contra incendios crece un 25% en su primer año usando software MRP

Tras sustituir el software de contabilidad y las hojas de cálculo por un moderno sistema MRP, Vanquish Hardware Protection experimentó un enorme aumento de ingresos sin aumentar la plantilla. “En el primer año tras la puesta en marcha, aumentamos los ingresos en un 25% y solo incorporamos a uno o dos nuevos empleados”, afirma el director de ventas, Mike Sutcliffe. “De ninguna manera hubiéramos podido lograrlo sin MRPeasy”.

Protección de herrajes en puertas cortafuego

Vanquish Hardware Protection es una empresa fabricante con sede en el Reino Unido que produce productos intumescentes para la protección contra incendios, es decir, materiales que se expanden al exponerse al calor para ayudar a prevenir la propagación del fuego. La empresa opera en un segmento muy específico del mercado de la protección contra incendios y se especializa en la protección de los herrajes de las puertas cortafuegos. Los productos están diseñados para instalarse de forma discreta detrás de las bisagras, alrededor de los mecanismos de cierre y junto con otros herrajes, con el fin de proteger los componentes y ayudar a mantener la integridad estructural de la puerta en caso de incendio.

Fundada en enero de 2021, Vanquish sigue siendo una empresa relativamente joven. Sin embargo, el equipo que la integra cuenta con décadas de experiencia en el sector, con una trayectoria en la fabricación de productos de protección contra incendios que se remonta a principios de la década de 1990. Con un rápido crecimiento desde sus inicios, Vanquish llegó a tener 22 empleados y alcanzó una facturación anual de casi 3 millones de libras esterlinas a finales de 2024, a medida que la demanda de sus productos aumentaba rápidamente.

Vanquish ofrece tanto productos estándar como soluciones a medida. Para los distribuidores, también cuenta con un completo servicio de marca blanca. Tras posicionarse con productos para la protección de puertas cortafuego, Vanquish tenía claras ambiciones de diversificar su portafolio y seguir creciendo. Sin embargo, el ritmo de ese crecimiento pronto dejó en evidencia fallas en la forma en que se gestionaba la producción.

El rápido crecimiento dejó en evidencia fallas en los procesos internos

En sus inicios, Vanquish utilizaba Sage 50 en combinación con hojas de cálculo para gestionar la producción, el inventario y los pedidos –un sistema de producción improvisado que había heredado de su predecesor. El sistema funcionaba razonablemente bien cuando el volumen de pedidos era bajo, pero a medida que este aumentaba, se convirtió en un claro cuello de botella.

El problema principal no era un único punto de falla, sino la acumulación de tareas manuales y duplicadas entre los distintos departamentos. Los pedidos se ingresaban primero en Sage y luego se volvían a crear manualmente en Excel, ya que los operarios de producción llevaban sus propios registros. Las etiquetas, las especificaciones y las instrucciones de trabajo también se almacenaban por separado. Los equipos de contabilidad y administración tenían que estar en constante comunicación para tener una visión completa de la situación. Esta fragmentación y la falta de datos centralizados generaban un riesgo significativo y aumentaban la carga de trabajo.

“Nuestros procesos dependían en gran medida de la coordinación manual, desde la programación en Excel hasta la gestión del etiquetado y la recopilación de información de producción”, explica el director de ventas, Mike Sutcliffe. “Aunque este enfoque funcionó durante un tiempo, quedó claro que no era escalable para nuestra empresa en expansión”.

A medida que aumentaba la demanda, las limitaciones de los sistemas manuales comenzaron a afectar la eficiencia. Los errores ocasionales en la selección de materiales o las discrepancias en las cantidades requerían trabajos de corrección, lo que alargaba el ciclo de producción y ejercía presión sobre los programas de producción. Reconocer estas limitaciones brindó a la empresa una clara oportunidad para optimizar las operaciones, mejorar la precisión y garantizar mejor la entrega a tiempo.

“Sage es, en realidad, un software de contabilidad. Desde luego, no te ayuda con la fabricación, la planificación de la producción ni el seguimiento en tiempo real del inventario”, afirma Mike, “así que nos dimos cuenta de que nos estábamos quedando atrás y necesitábamos un nuevo sistema si queríamos seguir creciendo”.

La facilidad de uso fue el criterio clave para encontrar una nueva solución

Vanquish no inició la búsqueda de un nuevo sistema de producción con una lista detallada de candidatos de ERP. En cambio, un correo electrónico de la consultora independiente especializada en fabricación y ERP, Smart Manufacture, presentó al equipo el sistema de fabricación MRPeasy, orientado a las pymes. “Llevábamos un tiempo pensando que era necesario un cambio, sin entrar aún en muchos detalles sobre cómo debería ser”, dice Mike. “Entonces recibimos un correo electrónico muy oportuno de Smart Manufacture, y eso nos llevó a tomar el camino de MRPeasy en ese mismo momento”.

Aunque MRPeasy era nuevo para el equipo en ese momento, rápidamente destacó durante la evaluación. Vanquish consideró brevemente otra alternativa, pero esta opción resultó demasiado compleja y recordaba a las herramientas de las que estaban intentando alejarse. “Las alternativas seguían pareciendo complicadas, como si fuera Sage otra vez. MRPeasy cumple lo que promete: es sencillo e intuitivo”.

Al dejar atrás un flujo de trabajo fragmentado y caótico, la facilidad de uso resultó decisiva para Vanquish Hardware Protection. El valor que prometía MRPeasy se hizo evidente casi de inmediato. “Me lancé a probar la versión de prueba y, en menos de media hora, ya podía ver cómo encajaba todo”. MRPeasy logró el equilibrio perfecto: lo suficientemente potente como para gestionar la complejidad de la fabricación, pero lo suficientemente sencillo como para permitir una rápida adopción. La decisión estaba tomada.

Desde la puesta en marcha hasta el impacto operativo real

Con el apoyo de la consultoría de implementación de Smart Manufacture, Vanquish comenzó a implementar MRPeasy alrededor de octubre de 2024. En lugar de abrumar al personal con una implementación rápida y simultánea, la prioridad del equipo fue facilitar primero el trabajo diario. MRPeasy está diseñado para la auto implementación y ofrece una variedad de recursos para simplificar la tarea. Por ejemplo, hay docenas de videos de demostración que explican las características y un chatbot impulsado por IA entrenado en las funcionalidades del software.

Vanquish logró poner en marcha MRPeasy sin mayores dificultades. “El chatbot en vivo es genial, y el equipo de soporte responde rápidamente con respuestas excelentes. No tengo nada que reprochar”, comenta Mike. “En solo unos meses, Vanquish ya estaba operando con MRPeasy y procesando pedidos a través del nuevo sistema”.

El impacto se notó rápidamente, sobre todo en la planta de producción. En lugar de depender de los documentos impresos como antes, el equipo de producción ahora podía consultar datos en tiempo real, como órdenes de trabajo, especificaciones y disponibilidad de existencias, todo en un solo lugar. “Ya nadie pone en duda los datos. Nuestro personal de planta tiene acceso directo a la información que les interesa, a través de tabletas y computadoras de escritorio. Ya no hay que ir de un lado a otro buscando información”.

Esto también se aplica a los departamentos de administración y contabilidad, que ahora cuentan con una visión general de todo el proceso de producción. Tras el cambio de software, Vanquish también cambió su sistema de contabilidad de Sage a Xero. Este último cuenta con una integración nativa con MRPeasy, lo que permite automatizar la contabilidad y agilizar el procesamiento de pedidos y el seguimiento de costos.

Menos errores, mejor control de inventario y una puntuación OTIF cercana al 100

Una de las mejoras más inmediatas provino del seguimiento de inventario en tiempo real. Con MRPeasy, los niveles de existencias son siempre precisos y se comparten en toda la organización en tiempo real. La preocupación que tenía Vanquish anteriormente por las reservas duplicadas o el uso de materiales incorrectos ya es cosa del pasado.

La gestión de pedidos, que antes requería soluciones provisionales constantes y la introducción duplicada de datos, ahora también es mucho más sencilla. “Podemos cargar pedidos y registrar materiales en segundos, o utilizar un número de pieza proporcionado por el cliente sin necesidad de soluciones provisionales”, afirma Mike. “En realidad no utilizamos la función de programación automatizada y seguimos haciéndolo manualmente de manera eficaz, pero, aun así, la simplicidad de la programación de MRPeasy sin duda ha marcado una gran diferencia en la gestión de la producción”.

Mike también destaca la posibilidad de adjuntar archivos de trabajo y especificaciones dentro de las órdenes de trabajo como una ventaja fundamental para el equipo de Vanquish. Gracias a la integración incorporada con OneDrive, MRPeasy permite a los equipos de producción permanecer en la misma aplicación para acceder a toda la información relevante sobre cualquier proyecto. “Ese enlace directo a OneDrive en la orden ha sido increíblemente útil para el taller”.

Con una programación más clara y menos errores de producción, el rendimiento de las entregas de Vanquish mejoró drásticamente. “Nuestro OTIF ahora está constantemente por encima del 99%. ¡Nunca ha sido mejor!”

Un software MRP que le permite crecer sin añadir complejidad

Para Vanquish, la conclusión es clara: esperar demasiado para dejar atrás las hojas de cálculo y los flujos de trabajo manuales puede limitar silenciosamente el crecimiento. Al centralizar los datos de producción, reducir el trabajo manual y brindar a los equipos visibilidad en tiempo real, MRPeasy le permitió a Vanquish escalar al potencial de crecimiento del mercado sin perder el control.

Los resultados hablan por sí solos. Mike Sutcliffe resume así su experiencia: “En el primer año tras la puesta en marcha, aumentamos nuestros ingresos en un 25% y solo incorporamos a uno o dos empleados nuevos. De ninguna manera hubiéramos podido lograrlo sin MRPeasy. Y desde luego, no sin haber contratado a mucha más gente. Así que mi consejo es: ¡adelante! Como pyme, no hay nada que me haga dudar de seguir adelante con este sistema”.

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