Un aumento del 900% en los precios lleva a un fabricante de dispositivos médicos a cambiar de ERP

Cuando el proveedor de ERP de KCL Manufacturing subió los precios un 900%, decidieron buscar un socio de software más fiable. “Las funciones esenciales se convirtieron en complementos de pago, lo que aumentó nuestros costos en un 900%. Nos pareció una trampa”, afirma Jonathan Greenwald, vicepresidente de operaciones y fabricación.

Fabricación de alto riesgo, operaciones ajustadas

KCL Manufacturing, con sede en Florida, es un fabricante por contrato especializado en ensamblajes electromecánicos complejos para dispositivos médicos. Fundada a finales de 2023 como empresa hermana de la consultora de diseño KCL Robotics, la firma opera de forma independiente y se ha labrado rápidamente un nicho en la industria de la fabricación médica, altamente regulada. “Somos integradores”, afirma Jonathan Greenwald, vicepresidente de Operaciones y Fabricación. “Recibimos pre ensamblajes de los proveedores, pero también fabricamos internamente y luego ensamblamos, probamos y calibramos todo en nuestras instalaciones para entregar a nuestros clientes productos completos que cumplen con la normativa”.

Aunque KCL Manufacturing funciona con un equipo reducido de cuatro empleados fijos, puede ampliar rápidamente su producción recurriendo a contratistas o compartiendo recursos con KCL Robotics cuando es necesario. Los clientes de la empresa son en su mayoría empresas emergentes, para las que el tiempo de comercialización y el cumplimiento normativo son fundamentales. A pesar de su reducido tamaño, KCL Manufacturing ha causado una gran impresión. Obtuvo la certificación ISO 13485:2016 en un tiempo récord y fue nombrada finalista al premio Fabricante del Año por la Asociación de Fabricantes del Sur de Florida, todo ello en su primer año de funcionamiento.

Un software eficiente para la planificación de la fabricación fue uno de los primeros objetivos.

Con una amplia experiencia tanto en la fabricación de dispositivos médicos a gran escala como en startups de rápido crecimiento, Jonathan sabía que confiar en hojas de cálculo o herramientas básicas de productividad no sería suficiente. “Las implementaciones deficientes de los ERP se parecen a las hojas de cálculo. Se quedan obsoletas rápidamente y siempre hay un problema con el recuento cíclico que, inevitablemente, provoca retrasos y pedidos perdidos”, explica. Habiendo visto esto antes, adoptó un enfoque proactivo y estableció como prioridad equipar a KCL Manufacturing con una solución de software de fabricación adecuada desde el principio.

En un sector en el que el cumplimiento normativo es innegociable y en el que incluso los retrasos más leves suelen suponer la pérdida de clientes, la decisión de KCL de invertir pronto en software de fabricación sentó unas bases sólidas para ampliar las operaciones. “La implementación de un sistema ERP desde el primer día nos ayudó a prepararnos para las auditorías, realizar un seguimiento del inventario y sentar las bases para el crecimiento”, afirma. “Estar preparados para las auditorías ISO desde el principio también supuso una gran ventaja competitiva en nuestro mercado”.

El primer sistema ERP subió los precios sin previo aviso.

Inicialmente, la empresa optó por un popular proveedor de software de fabricación que parecía satisfacer sus necesidades. “Nuestra primera elección cumplió en gran medida con su cometido. Sin embargo, dado que nuestro trabajo puede ser impredecible, siempre ponemos a prueba los nuevos sistemas para asegurarnos de que satisfacen todas nuestras necesidades, como la serialización, el control de existencias, etc”.

Sin embargo, a medida que su uso se fue intensificando, muchas funciones esenciales quedaron repentinamente bloqueadas tras un muro de pago independiente. “Estas funciones eran estándar cuando comenzamos la implementación, pero luego las convirtieron en complementos de pago, lo que aumentó nuestros costos en un 900%. Nos pareció una trampa, sobre todo en el caso de funciones que eran esenciales desde el principio”.

Jonathan destaca que no se trataba de unas expectativas excesivas. “Como sometemos todos nuestros sistemas a pruebas de estrés, ya sabíamos dónde estaban las deficiencias. Cuando empezaron a cobrarnos más por cosas que realmente necesitábamos, empezamos a buscar otras alternativas”.

Una alternativa rápida y asequible que funcionó

Ante la repentina subida de precios, Jonathan dirigió una evaluación exhaustiva de sistemas ERP alternativos. Sus requisitos eran claros e innegociables: asequibilidad, escalabilidad, configurabilidad y sin necesidad de consultores externos. Al final, MRPeasy, una solución orientada a las pymes, cumplía todos los requisitos.

“Al principio éramos escépticos”, admite Jonathan. “Pero todo lo que antes pagábamos extra venía incluido por defecto en MRPeasy. Hicimos un análisis de costo-beneficio y fue claramente el ganador”.

La implementación comenzó a principios de 2024. Para minimizar las interrupciones, el equipo utilizó ambos sistemas en paralelo durante dos semanas antes de cambiar completamente a MRPeasy. Con algunas pequeñas personalizaciones —como la importación de números de lote antiguos y la configuración del seguimiento de caducidad— estuvieron plenamente operativos en solo quince días.

“MRPeasy fue tan fácil de configurar que no necesitamos ninguna ayuda”, afirma Jonathan. “En los dos años que llevamos utilizándolo, solo hemos enviado unas siete solicitudes de asistencia técnica”.

Más rápido, más inteligente y listo para auditorías

La transición de KCL Manufacturing a MRPeasy supuso una mejora radical en la forma en que la empresa gestiona sus operaciones, supervisa el cumplimiento normativo y atiende a sus clientes. “Los sistemas ERP tienen fama de ralentizar el trabajo”, afirma Jonathan. “MRPeasy es todo lo contrario: nos ha hecho más rápidos y más organizados”.

Uno de los cambios más inmediatos se produjo en el área de control de inventario. Antes, para llevar un control del inventario era necesario realizar recuentos cíclicos casi constantes. Ahora, basta con un solo recuento al año, ya que los niveles de existencias siguen siendo precisos y fiables. Esto no solo ha supuesto un ahorro de tiempo, sino que también ha mejorado la precisión de los pedidos de KCL y el flujo de producción en general.

Los procesos de previsión y cotización también se han transformado. Gracias a los cálculos flexibles del costo de los productos de MRPeasy, Jonathan ahora puede generar cotizaciones precisas para lotes de cualquier tamaño en cuestión de minutos. Esta agilidad ha resultado especialmente valiosa a la hora de responder a clientes que evolucionan rápidamente, como las empresas tecnológicas emergentes.

Las adquisiciones son otra área en la que MRPeasy destaca. Desde los correos electrónicos automáticos de órdenes de compra del sistema hasta un centro de datos de proveedores, con categorías personalizadas, MRPeasy ha ayudado a acelerar la comunicación y mejorar la supervisión en toda la red de más de 100 proveedores de KCL Manufacturing.

Por último, Jonathan informa de que MRPeasy también desempeña un papel fundamental en los rigurosos esfuerzos de cumplimiento normativo de KCL. “Utilizamos MRPeasy de formas muy particulares”, afirma. “Las capacidades de seguimiento de lotes del software se integran a la perfección en nuestros sistemas propios. Constituye la base de nuestros registros históricos de dispositivos, ya que reúne los datos de inspección, los informes de no conformidad y la documentación de la planta. Esto es muy importante para nuestras auditorías”.

Creado para crecer, MRPeasy ha llegado para quedarse.

Lo que comenzó como un sustituto rentable de una alternativa demasiado cara se ha convertido en una herramienta indispensable para las operaciones diarias de KCL Manufacturing. La empresa sigue integrando MRPeasy cada vez más, con planes de utilizarlo para realizar un seguimiento de la eficacia global de los equipos (OEE) y ampliar el uso del CRM integrado en un futuro próximo.

Para KCL Manufacturing, MRPeasy es más que un software de productividad: es un activo estratégico para fabricar productos de alta calidad que cumplen con la normativa para uno de los sectores más exigentes. “MRPeasy ofrece el tipo de capacidades ERP robustas y orientadas al valor que suelen reservarse para las grandes empresas, lo que lo convierte en la solución perfecta para fabricantes de alto crecimiento como nosotros”, concluye Jonathan. “Es una herramienta que hay que configurar y utilizar correctamente, pero cuando se hace así, su valor es excepcional”.

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