Especialistas en envasado de alimentos sustituyen el software de inventario de la época de la guerra de Vietnam por un sistema MRP basado en la nube

Hovat, un nombre de confianza en soluciones de envasado de alimentos, ha transformado recientemente sus sistemas de producción y control de existencias mediante la implementación de un moderno software MRP. “Cuando me uní a la empresa, utilizaban un software desarrollado en los años setenta. Originalmente se utilizaba para registrar las existencias de la guerra de Vietnam”, explica Colin Britton, Director Financiero.

Diversas soluciones de envasado de alimentos desde 1972

Hovat es un fabricante de envases impresos y etiquetado con sede en el Reino Unido que ofrece soluciones principalmente para la industria alimentaria. La empresa, que celebra más de 50 años de actividad, se ha forjado una reputación de innovación, adoptando diversas técnicas en los sectores a los que sirve a lo largo de las décadas. En la actualidad, Hovat se especializa principalmente en el sector lácteo, proporcionando tecnologías como impresión flexográfica y digital, envoltorios de aluminio, conversión de etiquetas adhesivas y mucho más.

Hovat, propiedad del grupo empresarial Grafham Holdings, dedicado al envasado, es una empresa de gran tamaño con más de 75 empleados a tiempo completo y unos ingresos anuales superiores a los 11 millones de libras esterlinas. Con dos centros de fabricación, un departamento de diseño interno y un gran almacén, la gestión del inventario y las actividades de producción de la empresa requiere un alto nivel de control, algo de lo que hasta hace poco carecía, ya que el software de inventario de la empresa era casi tan antiguo como la propia empresa.

El antiguo sistema de gestión de existencias dificultaba la eficacia

Cuando Colin Britton, Director Financiero de Hovat, se unió a la empresa en 2023, una de sus primeras tareas fue supervisar la transición de la empresa a una nueva solución de software de gestión de operaciones.

“Cuando llegué, utilizaban un software desarrollado en los años setenta. Originalmente se utilizaba para registrar existencias para la guerra de Vietnam. El sistema funcionaba con computadores antiguos de 8 bits y, como la empresa matriz había perdido la mayor parte de su clientela con el paso de los años, el costo de su funcionamiento recaía en los pocos clientes que quedaban. Pagábamos unas £2.500 al mes por el envasado”, explica. “Era obvio que teníamos que cambiar a algo más moderno”.

Colin se propuso encontrar una alternativa adecuada al antiguo sistema. Como ya tenía experiencia con algunos programas de software de fabricación e inventario, los estudió primero. Sin embargo, ninguno le convencía: uno era demasiado caro, otro demasiado complicado y un tercero carecía de funciones de trazabilidad suficientes, cruciales para una empresa del sector alimentario.

Colin se topó entonces con MRPeasy durante una búsqueda en Internet. Esta solución totalmente basada en la nube prometía una combinación de rentabilidad, facilidad de uso y funcionalidades robustas, incluidas las completas funciones de trazabilidad de los alimentos. Solicitó una demostración y rápidamente se convenció de continuar con el sistema de fabricación enfocado en las pymes.

La incorporación guiada dio resultados rápidos

El proceso de adquisición del nuevo software comenzó en septiembre de 2023. Al tener una configuración de producción de tamaño y complejidad considerables, el equipo directivo de Hovat decidió optar por una implementación asistida desde el principio. Afortunadamente, MRPeasy cuenta con un programa de consultores autorizados con muchos socios de implementación disponibles en el Reino Unido, lo que facilita la búsqueda de un socio adecuado.

Colin eligió a uno de los antiguos socios de MRPeasy en el Reino Unido, Smart Manufacture, para que le ayudara en la configuración y transición al nuevo sistema. El consultor se desplazó al lugar y, junto con Colin, trazó la configuración de la producción, habló con todos los departamentos y conoció a fondo el funcionamiento de la empresa. A continuación, el equipo creó una base de datos de prueba, jugó con las funcionalidades de MRPeasy, lo conectó con la plataforma de contabilidad preferida de Hovat, Xero, e incluyó gradualmente a más empleados en el proceso de implementación.

Esto permitió al equipo de gestión de la producción de Hovat familiarizarse con el nuevo sistema y practicar el trabajo con él antes de cambiar por completo. La transición al nuevo sistema se facilitó enormemente de este modo y se completó en mayo de 2024. Colin comenta: “Muchos de nuestros empleados se han acostumbrado muy bien a utilizar MRPeasy. Uno de los empleados de producción se ha vuelto tan competente en su manejo que es nuestra persona de referencia si alguien necesita ayuda con el sistema”.

Miles de libras ahorradas en la gestión de pedidos en menos de un año

Al preguntarle por las principales ventajas que MRPeasy ha aportado al fabricante, Colin destaca en primer lugar la capacidad de MRPeasy para agilizar la comunicación entre departamentos, contratistas y proveedores:

“Antes, no había opciones para enviar pedidos, cotizaciones o facturas de clientes con facilidad –todo se hacía imprimiendo copias en papel. Teníamos un archivo enorme lleno de impresiones matriciales. Las impresoras empezaban a imprimir a las seis de la mañana para tener una pila de impresiones para el día. Ahora podemos enviar por correo electrónico a los proveedores órdenes de compra o copias de los planos directamente desde el sistema. Hemos ahorrado miles de libras sólo en gastos de envío en menos de un año desde que implementamos MRPeasy”.

La trazabilidad también se ha simplificado en todos los departamentos. “Ahora es mucho más fácil rastrear cualquier cosa: basta con un simple informe, accesible desde la propia aplicación. Con MRPeasy ahorramos horas y horas en comparación con la antigua forma de rastrear cualquier artículo”, afirma Colin.

Cálculo preciso de costos y acceso en tiempo real a la información financiera

MRPeasy también ha simplificado enormemente el trabajo de Colin como Director Financiero. Por un lado, la posibilidad de conectarse y gestionar las finanzas de las dos instalaciones de Hovat desde cualquier lugar ha sido fundamental. “Me llevé el computador a Australia en un viaje de negocios y pude trabajar desde el otro extremo del mundo”.

Los precios unitarios y la precisión de los costos también han experimentado grandes mejoras. En el antiguo software, toda la facturación se hacía mensualmente, por lo que Colin no tenía ni idea de los márgenes adecuados por producto. “Con MRPeasy nos resulta mucho más fácil ver dónde los aumentos de costos están reduciendo el margen de ganancia de un cliente. Ahora podemos trabajar con márgenes reales, no teóricos”. Esto da a Hovat un mayor control sobre el precio de venta y ayuda a descubrir oportunidades para aumentar la eficiencia.

Con el sistema anterior, exportar datos sin mucho trabajo manual era imposible. Gracias a las herramientas de exportación de MRPeasy, la contabilidad y la auditoría financiera se han simplificado enormemente. Colin señala: “Como antes no podíamos exportar nada a Excel, analizar las cosas era difícil para los auditores. Ahora, pueden obtener cualquier informe en la pantalla y sacarlo como CSV si es necesario”.

Principales ventajas de la implementación asistida

Resumiendo el éxito de Hovat con MRPeasy, Colin Britton subraya la importancia de una profunda experiencia en fabricación a la hora de cambiar de un sistema a otro: “He implementado tres sistemas de software diferentes en los últimos años. Para mí, lo más importante ha sido asociarme con la empresa de asistencia adecuada para que me ayude. Debes contar con un consultor que tenga un profundo conocimiento de la fabricación, no solo de contabilidad o informática. Si te lanzas solo sin saber lo que hay que hacer, puedes meterte en problemas rápidamente, porque hay muchas formas de configurar un sistema”.

Con la infraestructura obsoleta fuera del camino y el software de producción moderno correctamente configurado, Hovat está mucho mejor equipado para su propio crecimiento. Optar por MRPeasy ha ayudado a la empresa británica a renovar su producción, existencias y control de costos en cuestión de meses. El equipo observa un aumento de la eficacia en múltiples frentes, desde la comunicación externa y la precisión del seguimiento hasta la simplicidad de la contabilidad y la auditoría.

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