Un fabricante de productos de limpieza naturales reduce los tiempos de entrega gracias a una planificación más inteligente

Ymani Efunyale comenzó a fabricar su propio producto de limpieza después de que su hijo menor sufriera un grave ataque de asma provocado por un limpiador comprado en una tienda. Hoy en día, envía sus productos a todo Estados Unidos, y así es como lo gestiona todo.

Productos de limpieza seguros con aroma a incienso

Good Vibes Clean es un fabricante con sede en Filadelfia de productos de limpieza a base de plantas inspirados en el aroma del incienso.

La fundadora, Ymani Efunyale, comenzó a fabricar sus propios productos de limpieza en 2006, después de que su hijo menor se rociara accidentalmente un producto de limpieza en la boca y le provocara un ataque de asma. Durante los primeros 10 años, mantuvo su producto en secreto hasta que una amiga le sugirió que creara uno con aroma a sándalo. Efunyale creó entonces una fórmula para un limpiador multiusos y descubrió que funcionaba excepcionalmente bien. Poco después fundó su propia empresa y comenzó a vender sus productos en línea en 2017.

El negocio despegó más rápido de lo esperado y, de repente, Efunyale se vio envuelta en una lucha constante contra los problemas relacionados con la escasez de materias primas. A menudo, se acumulaban los pedidos porque la producción tenía que esperar a que llegaran los materiales.

“La falta de existencias se convirtió en un problema recurrente, ya que las cosas crecían y avanzaban muy rápido”, afirma Efunyale.

El anterior proveedor de software subió los precios de repente.

Good Vibes Clean necesitaba urgentemente un software que le ayudara a realizar un seguimiento tanto del inventario de materias primas como de los productos terminados. Al principio, Efunyale optó por un software de gestión de inventario de fabricación, y funcionó bien para su negocio, hasta que subieron los precios.

“De repente subieron mucho los precios”, afirma. “Ya no podía pagarlo, así que estuve un tiempo sin sistema”.

Encontrar un sistema asequible y escalable

Después de luchar sin un sistema durante la mayor parte del año, Efunyale encontró MRPeasy, un software ERP de fabricación que prometía un equilibrio entre asequibilidad, facilidad de uso y potencia. Comenzó una prueba gratuita, vio algunos videos de demostración y le gustó lo que vio.

“Lo que descubrí con MRPeasy fue que satisfacía mis necesidades en ese momento, pero también tenía la capacidad de apoyarme a medida que fuera creciendo”, afirma.

Aunque Efunyale consiguió que el nuevo sistema estuviera parcialmente operativo en unos meses, también se encontró con algunos problemas. Buscó ayuda para asegurarse de que el software se implementara correctamente y, a través del programa de consultores autorizados de MRPeasy, encontró la consultora Business Solution Providers para que la ayudara.

“Tuvimos dos reuniones de una hora de duración en las que compartí mi pantalla y ellos me sugirieron soluciones a mis problemas”, afirma. “Y eso fue suficiente para que todo funcionara como un reloj”.

Fácil planificación de la producción y las compras

Hoy en día, el sistema no solo da soporte a las operaciones diarias de Efunyale, sino también a las necesidades comerciales a largo plazo, lo que facilita la introducción de nuevos productos, la personalización de las listas de materiales, la gestión del inventario y la sincronización de todo en todas las plataformas.

“Ahora, cuando añado una nueva fragancia, solo tengo que añadir el nuevo aceite perfumado a la lista de materiales configurable”, afirma. “Todo lo demás permanece igual y se actualiza automáticamente en todo el sistema. Eso supone un gran ahorro de tiempo”.

La implementación ayudó a Efunyale a establecer un flujo de trabajo fluido y eficiente para gestionar la producción y el inventario. La generación de órdenes de fabricación se simplificó y se integró fácilmente en las operaciones diarias.

“Ahora, gestionar los pedidos de fabricación es muy sencillo”, afirma Efunyale. “Una vez realizado el pedido, se puede realizar un seguimiento y marcar todo a medida que avanzamos”.

Después de cada ciclo de envío, el equipo revisa el inventario y crea órdenes de compra basadas en los niveles de existencias en tiempo real. Esto garantiza que la producción se mantenga dentro del calendario previsto y que los materiales estén siempre disponibles para la producción.

“Me gusta mucho lo fácil que es generar y enviar órdenes de compra”, afirma Efunyale.

La mejora en la gestión del inventario permite un envío más rápido

La visibilidad del inventario se incrementa aún más gracias al sistema, que muestra con precisión lo que se necesita para cumplir con los pedidos pendientes y la cantidad de producto que se puede fabricar con los materiales actualmente en stock.

“También me encanta la integración con Shopify, que actualiza el inventario a medida que llegan los pedidos”, comenta.

Las mejoras operativas que aporta MRPeasy también tienen un claro impacto en la experiencia del cliente. Gracias a una mejor planificación de materiales y control de inventario, la empresa puede cumplir con los pedidos de forma más rápida y fiable.

“MRPeasy me permite enviar los productos más rápido porque puedo prever mejor lo que vamos a necesitar”, afirma Efunyale. “Esa es la mayor ventaja para mis clientes: tiempos de entrega más rápidos”.

MRPeasy marca un punto de inflexión

Mirando atrás, la implementación de MRPeasy supuso un punto de inflexión para Good Vibes Clean. Aunque la configuración inicial requirió un poco de esfuerzo, la recompensa a largo plazo en términos de control, rapidez y tranquilidad ha merecido la pena.

“Lo más difícil es cargar todos los datos: materias primas, inventario, detalles de los productos. Esa parte requiere tiempo y esfuerzo, pero una vez hecha, aprender a usar el sistema es bastante fácil”, afirma Efunyale.

Para otros pequeños fabricantes que se sienten abrumados por el seguimiento manual o las hojas de cálculo obsoletas, la recomendación es clara: no esperen más.

“Sin duda recomendaría MRPeasy a otras personas, especialmente si se enfrentan a los mismos problemas de crecimiento que yo tuve. Entre más rápido lo hagas, más fácil será crecer”.

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