Un fabricante de equipos de limpieza industrial reporta grandes mejoras tras implementar un software MRP

Tras una experiencia desastrosa con otro sistema, Arcus Cleaning Systems encontró el software perfecto para gestionar sus operaciones. “MRPeasy nos ha funcionado de maravilla”, afirma Ryan Brogan, Director.

Empresa especializada en soluciones de limpieza industrial para nichos de mercado

Arcus Cleaning Systems es un fabricante y proveedor de equipos de limpieza industrial con sede en Lisburn, Irlanda del Norte. Fundada en 2019 por los hermanos Ryan y Connor Brogan, la empresa se enfoca en crear soluciones personalizadas para industrias con necesidades de limpieza específicas. Su portafolio incluye sistemas de limpieza de tanques y contenedores, diseñados para manejar desde bidones de 25 litros hasta contenedores intermedios a granel (IBC) de 1,000 litros.

Arcus abastece a industrias como la alimentaria, la química, la farmacéutica y el tratamiento de residuos. Sus equipos especializados permiten la desinfección a baja presión y los procesos de lavado en varias etapas, esenciales para mantener estrictas normas de higiene.

La empresa, que inicialmente funcionaba con dos personas, ha crecido hasta contar con cinco miembros: los dos fundadores y tres ingenieros. La empresa combina el ensamblaje interno con la subcontratación de la fabricación metálica, lo que garantiza la eficiencia sin comprometer la calidad.

Reconociendo la necesidad de una transformación operativa

En sus primeros años, Arcus utilizaba sistemas manuales para gestionar su producción e inventario. Se usaban hojas de cálculo de Excel para gestionar las listas de materiales (BOM), compras e inventario, y los correos electrónicos se marcaban manualmente para hacer seguimiento de las órdenes, a modo de sistema de compras provisional. Sin embargo, a medida que la empresa crecía, estos procesos manuales se volvieron engorrosos y propensos a errores.

“Desde el principio supimos que queríamos un sistema MRP“, afirma Ryan. “Pero encontrar uno que se adaptara al tamaño de nuestra empresa y a nuestro presupuesto fue todo un reto. Muchos sistemas nos parecían demasiado grandes o complicados para lo que necesitábamos”.

La ineficacia de sus procesos empezó a afectar a las operaciones, lo que llevó al equipo a explorar soluciones de software. Sin embargo, su primer intento con un sistema MRP resultó decepcionante.

Primeros retos con el sistema equivocado

Arcus encontró primero un sistema conocido por su sencillez y asequibilidad, pero se quedaba corto en aspectos clave. “Su funcionalidad era demasiado rígida para nuestras necesidades”, recuerda Ryan. “Dimos por hecho que se adaptaría a nuestras operaciones, pero fue todo lo contrario”.

El punto de inflexión llegó cuando una actualización del sistema de inventario borró meses de datos, dejando al equipo frustrado y sin recursos. “Pasamos semanas intentando recuperar la información perdida”, cuenta Ryan. “Fue una experiencia costosa y estresante”.

Tras este contratiempo, Arcus reanudó la búsqueda de una solución más fiable.

La solución perfecta para una empresa en crecimiento

Investigando en Internet, Ryan y su equipo encontraron MRPeasy. Las reseñas positivas y el diseño modular del software los convencieron de probarlo.

“MRPeasy destacó porque era escalable y sencillo”, señala Ryan. “Tenía todas las funcionalidades básicas que necesitábamos sin la complejidad innecesaria de sistemas más grandes”.

Una ventaja adicional fue la compatibilidad de MRPeasy con las dos líneas de negocio de Arcus: su marca Arcus Cleaning Systems para los productos fabricados y su división 23B Solutions para el suministro de piezas y bombas.

“Gestionamos ambas marcas con un solo sistema, y MRPeasy lo maneja a la perfección”, explica Ryan.

Una aplicación fluida y en colaboración

Aprovechando su experiencia previa, el equipo abordó la implementación de forma metódica. La prometida de Connor, especializada en documentación de procesos, desempeñó un papel clave en la creación de procedimientos operativos estandarizados (SOP, por sus siglas en inglés) adaptados al sistema.

“Los recursos en línea de MRPeasy también fueron muy valiosos”, afirma Ryan. “Teníamos bastantes dudas, pero las guías y los manuales en línea nos facilitaron la tarea”.

El proceso de implementación, que incluyó la migración de datos, el desarrollo de SOP y la capacitación del personal, duró aproximadamente entre cinco y seis meses. Aunque tuvieron que equilibrar la implementación con el trabajo diario, el equipo consideró que el proceso fue bastante sencillo.

“En comparación con nuestra experiencia anterior, MRPeasy fue como la noche y el día”, comenta Ryan. “El equipo de asistencia fue receptivo y realmente útil. Cada problema que planteamos se resolvió con rapidez y precisión”.

Grandes mejoras en el seguimiento de compras e inventarios

Desde la adopción de MRPeasy, Arcus Cleaning Systems ha notado mejoras importantes en varias áreas de su negocio. Algunos de los avances más destacados se han producido en el proceso de compras.

“Nuestras compras se han transformado por completo”, explica Ryan. “Ya no dependemos de los correos electrónicos ni de las actualizaciones manuales. Las necesidades surgen en el momento oportuno en función de los tiempos de entrega de los proveedores, y podemos crear pedidos de compra directamente a partir de esas necesidades. Revisamos los pedidos pendientes cada semana, comprobamos si las entregas han llegado a tiempo y hacemos un seguimiento con los proveedores si es necesario. Es un gran cambio”.

MRPeasy también ha eliminado la dependencia de las hojas Excel para el seguimiento de inventario. Las actualizaciones en tiempo real del sistema garantizan que los niveles de existencias sean siempre exactos, y las existencias antiguas pueden identificarse y priorizarse para su venta.

“Con MRPeasy, sabemos exactamente cuándo entraron las existencias y podemos poner a la venta los artículos más antiguos”, afirma Ryan. “También es fácil gestionar la rotación de existencias FIFO, garantizando que utilizamos primero el inventario más antiguo”.

Logrando un flujo de pedidos fluido

Desde una perspectiva más amplia, el sistema proporciona a Arcus información exhaustiva sobre sus operaciones, desde la rentabilidad de los proyectos hasta la precisión de los tiempos de entrega.

“Podemos seguir todas las fases de un proyecto, ver nuestros beneficios por proyecto, detectar retrasos y ajustar los procesos según sea necesario”, explica Ryan.

Según Ryan, una de las características más destacadas de MRPeasy es la Matrix BOM, que permite a los usuarios crear órdenes de fabricación para productos configurables sin crear una lista de materiales distinta para cada variante. A menudo ausente incluso en soluciones mucho más costosas, la lista de materiales matricial (Matrix BOM) es esencial para las empresas que fabrican múltiples configuraciones de un producto base.

Arcus también ha integrado MRPeasy con sus canales de venta WooCommerce y eBay, agilizando la gestión de pedidos en todas las plataformas.

“Las integraciones han sido estupendas”, afirma Ryan. “Los pedidos fluyen sin problemas hacia MRPeasy, lo que hace que el inventario y el seguimiento de pedidos se realicen sin esfuerzo”.

Consejos para fabricantes que consideran implementar el software

Reflexionando sobre su experiencia, Ryan ofrece consejos prácticos a los fabricantes que estén evaluando sistemas MRP. “Empiecen con un plan claro de categorización de existencias y creación de SKU“, recomienda. Probamos esquemas de nombres complejos, pero un enfoque simple y estructurado funcionó mejor”.

También subraya la importancia de involucrar a miembros del equipo con experiencia en ERP o MRP. “Nuestros ingenieros ya habían trabajado con sistemas grandes, lo que les ayudó a adaptarse rápidamente”, señala Ryan.

Con MRPeasy, Arcus Cleaning Systems no sólo ha optimizado sus operaciones, sino que también se ha posicionado para el crecimiento futuro. “El sistema nos ha dado confianza en nuestros procesos”, afirma Ryan. “Lo ha agilizado todo, desde las compras hasta la producción, lo que nos permite centrarnos en la innovación y la satisfacción del cliente”.

Ryan concluye con una recomendación contundente: “MRPeasy ha sido una solución brillante para nosotros. Es confiable, flexible y rentable, y la recomendaría a cualquier pequeña o mediana empresa de fabricación”.

También le puede interesar: Un consultor de fabricación encuentra alineación con el software MRP