Exceso de existencias y cómo evitarlo

El exceso de existencias significa tener más existencias de las que realmente se necesitan. Aunque pueda parecer una buena idea tener existencias de sobra por si acaso, puede aumentar considerablemente sus costos operativos y reducir sus ganancias.

¿Qué es el exceso de existencias?

El exceso de existencias se produce cuando una empresa compra, produce o almacena más existencias de las necesarias para satisfacer la demanda real de los clientes. Esto ocurre a menudo debido a una previsión inexacta de la demanda, largos tiempos de entrega o políticas de almacenamiento demasiado cautelosas. Como resultado, las empresas acaban teniendo un excedente de inventario que permanece inactivo en los almacenes, acumulando polvo y consumiendo recursos.

El exceso de existencias puede afectar a cualquier tipo de inventario, ya sean productos terminados, materias primas o artículos en proceso de fabricación. Tanto en la venta al por menor como en el e-commerce y la fabricación, el exceso de existencias ralentiza la rotación del inventario y aumenta los costos de almacenamiento, lo que repercute directamente en las ganancias y el flujo de caja.

Tener algo de inventario de reserva no es algo negativo en sí. De hecho, mantener un nivel razonable de stock de seguridad suele ser una forma inteligente de protegerse contra interrupciones en la cadena de suministro, escasez o picos repentinos en la demanda. Sin embargo, el exceso de inventario se convierte en una carga costosa cuando las existencias superan constantemente las necesidades previstas o cuando se compran mercancías sin una estrategia clara.

Exceso de existencias vs. stock de seguridad

Es importante distinguir entre exceso de existencias y stock de seguridad. Ambas se refieren a mantener existencias más allá de la demanda inmediata, pero la intención y la gestión de esas existencias son diferentes.

Las existencias de seguridad son un colchón calculado que se mantiene para evitar desabastecimientos causados por una demanda impredecible o retrasos en el suministro. Forma parte de una estrategia de inventario deliberada y se basa en parámetros como los datos históricos de ventas, los tiempos de entrega de los proveedores y la variabilidad de la demanda. Cuando se hace bien, el stock de seguridad mejora el cumplimiento de los pedidos y la satisfacción del cliente.

El exceso de inventario, en cambio, es no planificado y mal gestionado. Puede deberse a una mala previsión de la demanda, compras impulsivas, reglas de reposición desactualizadas o una gestión de compras desalineada. En lugar de respaldar sus operaciones, las perjudica al reducir la eficiencia operativa, saturar los espacios de almacenamiento y, en última instancia, reducir sus ganancias.

Causas habituales del exceso de existencias

Conocer las causas del exceso de existencias es el primer paso para prevenirlo. Éstas son las principales causas:

1. Previsión imprecisa de la demanda

Confiar en el instinto o en hojas de cálculo obsoletas para la previsión de la demanda conduce a una mala planificación del inventario. Si las ventas previstas son demasiado altas, la empresa puede ordenar o producir más de lo necesario, lo que resulta en exceso de inventario. Por el contrario, si las previsiones son demasiado bajas, corre el riesgo de quedarse sin stock y perder oportunidades de venta.

2. Tiempos de entrega largos y pedidos al por mayor

Las empresas con tiempos de entrega largos por parte de sus proveedores suelen hacer pedidos excesivos para evitar desabastecimientos. Si bien esta estrategia puede prevenir la escasez, también puede provocar una acumulación de inventario excedente.

Hacer pedidos al por mayor para ahorrar en el precio por unidad también puede resultar contraproducente. Si la demanda no coincide con la cantidad adquirida, se termina con exceso de inventario que puede costar más en almacenamiento de lo que se ahorró inicialmente.

3. Mala coordinación en la cadena de suministro

La falta de comunicación entre departamentos o a lo largo de la cadena de suministro puede dar lugar a pedidos duplicados o innecesarios. Sin visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, las decisiones de compra a menudo se toman de forma aislada, lo que conduce a pedidos excesivos y otros errores costosos.

4. Políticas de reorden deficientes

Las empresas que no establecen puntos de reorden para sus mercancías rara vez tienen una buena visión general de lo que hay que pedir y lo que puede dejarse para el siguiente ciclo de pedidos. Del mismo modo, los puntos de reorden y los cronogramas de reposición estáticos pueden generar exceso de inventario si no se ajustan a los cambios en la demanda. Las empresas que no actualizan periódicamente estos ajustes en función de parámetros como la rotación del inventario o la variabilidad de la demanda pueden seguir haciendo pedidos como de costumbre, incluso cuando la demanda disminuye.

5. Nuevos productos y obsolescencia

Al lanzar nuevos productos, las empresas pueden sobrestimar su popularidad inicial. Si estos productos tienen un rendimiento inferior, el inventario se queda en el almacén y con el tiempo pueden quedar obsoletos.

Incluso los artículos más populares pueden quedar obsoletos con el tiempo. La electrónica, la moda y los productos perecederos son especialmente vulnerables a una rápida obsolescencia, por lo que el seguimiento del inventario y las estrategias de venta son fundamentales.

6. Mala gestión de la demanda estacional

No predecir con exactitud la demanda estacional y no responder a ella puede dar lugar a excedentes de existencias. Sin estrategias adecuadas de reducción tras los picos estacionales, las empresas suelen hacer pedidos excesivos de existencias que no se ajustan a la demanda real.

Consecuencias del exceso de existencias

El exceso de existencias es algo más que un inconveniente. El efecto dominó puede extenderse a las operaciones, las finanzas y la experiencia del cliente:

1. Capital circulante inmovilizado

Cada dólar gastado en inventario no vendido es un dólar no disponible para otros usos como marketing, desarrollo de productos o contratación. El flujo de caja se vuelve tenso, especialmente en las pequeñas empresas que operan con márgenes más estrechos.

2. Aumento de los costos de almacenamiento y manipulación

Un mayor inventario requiere más espacio de almacenamiento, mano de obra, equipos y seguros. Estos costos de almacenamiento aumentan rápidamente, especialmente en el caso de productos perecederos o que requieren un mantenimiento especial.

3. Obsolescencia y residuos

El exceso de inventario puede quedar rápidamente obsoleto o inutilizable. La obsolescencia convierte activos valiosos en pasivos que pueden tener que darse de baja o venderse con grandes descuentos.

4. Márgenes de ganancia reducidos

Para liquidar el exceso de existencias, las empresas suelen recurrir a grandes descuentos o a ventas por liquidación. Esto afecta a los márgenes de ganancia y puede dañar la percepción de la marca.

5. Ineficiencias y oportunidades perdidas

El exceso de existencias atasca los flujos de trabajo del almacén y ralentiza el cumplimiento de los pedidos. También limita su capacidad para almacenar artículos nuevos o de rápida rotación, lo que reduce la rotación del inventario y la capacidad de respuesta.

Cómo evitar el exceso de existencias

Hacer frente al exceso de existencias requiere mejores herramientas y flujos de trabajo más inteligentes. A continuación explicamos cómo empezar:

1. Realice previsiones precisas de la demanda

Utilice los datos históricos de ventas y las tendencias de consumo para prever la demanda con mayor precisión. Un moderno software de gestión de inventarios y los sistemas ERP ofrecen un fácil acceso a sus datos de ventas y producción, lo que le permite crear previsiones más precisas. Para los fabricantes, estas soluciones proporcionan herramientas para calcular rápidamente las necesidades de material para los próximos meses o pedidos.

2. Establezca puntos de reorden

Establecer puntos de reorden calculados matemáticamente le permite saber exactamente cuándo es el momento de reponer su inventario. Elija un sistema de software que envíe automáticamente alertas de existencias bajas para una mayor eficiencia.

3. Utilice el inventario justo a tiempo (JIT)

Las estrategias de inventario justo a tiempo ayudan a reducir el exceso de existencias programando las compras y la producción en función de la demanda real. Aunque el JIT puede exponerle a riesgos durante las interrupciones de la cadena de suministro, sigue siendo una herramienta poderosa cuando se combina con previsiones y planes de reserva sólidos.

4. Revise y racionalice las SKU

Realice periódicamente una racionalización de las SKU auditando su catálogo de productos. Elimine o agrupe las SKU de baja rotación y evite introducir demasiados productos nuevos similares. Las ofertas claras y centradas reducen el riesgo de excedentes de inventario.

5. Mejore las relaciones con los proveedores

Establezca alianzas sólidas con los proveedores para reducir los tiempos de entrega y aumentar la flexibilidad de los pedidos. Los proveedores fiables permiten operaciones más ágiles y reducen la necesidad de existencias de seguridad.

6. Supervise los parámetros de inventario

Haga seguimiento a indicadores clave del inventario, como el índice de rotación de inventario, los días de venta de inventario y el deterioro. Un análisis regular ayuda a detectar los primeros signos de exceso de existencias y permite tomar decisiones más informadas.

Cómo ayuda el software ERP a evitar el exceso de existencias

Los sistemas ERP combinan datos de ventas, compras, producción y finanzas para ofrecer a las empresas una visión completa y en tiempo real de su inventario. Esta visibilidad centralizada es crucial para evitar el exceso de existencias.

A continuación se explica cómo puede ayudar un software ERP como MRPeasy:

• Seguimiento del inventario en tiempo real Los sistemas ERP proporcionan una visión clara y actualizada de los niveles de inventario en los almacenes, la producción y las ventas. Esta visibilidad ayuda a evitar el exceso de pedidos al mostrar exactamente lo que hay en stock y lo que ya está comprometido en los pedidos existentes.
• Notificaciones de punto de reorden Muchos sistemas ERP permiten establecer puntos de reorden. Cuando las existencias caen por debajo de estos niveles, el sistema puede enviar alertas para que pueda volver a realizar pedidos en el momento adecuado.
• Acceso a datos históricos de ventas En lugar de hacer conjeturas, el software ERP le ofrece datos históricos de ventas precisos en los que basar sus previsiones de demanda. Mediante el análisis de las tendencias, la estacionalidad y el rendimiento de las ventas en el pasado, puede crear previsiones más informadas que le ayuden a alinear los pedidos con la demanda futura.
• Seguimiento de proveedores y tiempos de entrega Los sistemas ERP realizan un seguimiento del rendimiento y los tiempos de entrega de los proveedores, lo que le ayuda a tomar mejores decisiones de adquisiciones. Saber cuánto se tarda en recibir los materiales o productos le permite establecer con mayor precisión los puntos de reorden y las existencias de reserva, con mayor precisión, minimizando el excedente de inventario y evitando desabastecimientos.
• Planificación integrada de compras y producción Con ERP, puede alinear los programas de compras y producción con los pedidos reales de los clientes y las previsiones. Esto garantiza que las materias primas y los componentes se pidan sólo cuando se necesiten, lo que reduce el exceso de existencias y mejora la rotación del inventario.

Al utilizar herramientas ERP para agilizar y optimizar su estrategia de inventario, no solo evita el sobreabastecimiento, sino que también reduce el riesgo de desabastecimiento, oportunidades perdidas y ventas no concretadas, todo mientras comprende sus costos reales y logra una trazabilidad completa de principio a fin.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El exceso de existencias se produce cuando los niveles de inventario superan la demanda real de los clientes, lo que provoca tensiones en el flujo de caja y un aumento de los costos de almacenamiento.
• A diferencia del stock de seguridad, que es un colchón estratégico, el exceso de existencias suele ser el resultado de una previsión deficiente o de decisiones desajustadas en la cadena de suministro.
• Entre las causas más comunes del exceso de existencias se encuentran la previsión inexacta de la demanda, los largos tiempos de entrega, los pedidos al por mayor y la mala coordinación entre departamentos.
• El exceso de existencias provoca pérdidas financieras, ineficiencias operativas, residuos medioambientales y daños potenciales a la satisfacción del cliente y a los márgenes de ganancia.
• Para evitar el exceso de existencias es necesario realizar previsiones precisas, establecer puntos de reorden dinámicos, gestionar las referencias y mejorar la colaboración con los proveedores.
• Los sistemas ERP ayudan a mitigar el exceso de existencias ofreciendo visibilidad del inventario en tiempo real, alertas de puntos de reorden, acceso a datos históricos de ventas y planificación integrada de las compras.

Preguntas frecuentes

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