¿Qué son las discrepancias de inventario y cómo evitarlas?

Independientemente de que sus clientes sean consumidores o vendedores, ellos confían en usted para obtener productos de calidad entregados a tiempo y en su totalidad. Las discrepancias de inventario causadas por errores en los datos de inventario son una de las principales causas de retrasos en las entregas, lo que a menudo genera daños en la reputación y pérdida de confianza.

¿Qué es una discrepancia de inventario?

La discrepancia de inventario es un desajuste de los datos de inventario. Significa que lo que usted cree que tiene en existencias no coincide con el recuento real de existencias. Las discrepancias de inventario pueden deberse a varias razones. Hablaremos de ellas más adelante. Pero pueden dar lugar fácilmente tanto a desabastecimientos como a excesos de existencias.

Los déficits de inventario tienen un efecto dominó en su empresa. Afectan a casi todos los aspectos de sus operaciones. Antes de analizar por qué se producen, definamos los distintos tipos y las causas habituales de las discrepancias de inventario.

Tipos y causas de las discrepancias de inventario

No todos los errores de inventario se deben a la falta de existencias planificadas. Algunos se deben a que tiene más productos de los que pensaba. Ambos son perjudiciales, ya que uno le impide cumplir los pedidos, mientras que el otro puede devaluar su producto.

Recuentos de inventario no coincidentes

Esto significa simplemente que lo que su sistema de inventario dice que tiene en existencias no coincide con lo que tiene a mano. Esto a menudo le afecta a nivel de producción porque no tiene las piezas necesarias para completar un pedido. Por ejemplo, el sistema dice que tiene 100 patas de mesa cuando sólo tiene 90 en existencias. Sus registros de inventario no coinciden con lo que tiene en existencias.

Esto puede ocurrir por varias razones. Por ejemplo, si un envío de piezas no se cuenta cuidadosamente para garantizar la precisión durante el proceso de recepción, su departamento de recepción puede informar de artículos que en realidad no ha recibido. Las imprecisiones en los registros de los envíos aceptados son un problema de la cadena de suministro que hay que resolver.

Un conteo incorrecto al realizar el recuento físico del inventario de estanterías es otra de las causas principales de las discrepancias. Es fácil pasar por alto un artículo, sobre todo si es pequeño. Otra causa es la introducción incorrecta de datos. Introducir valores de existencias en el campo incorrecto o pulsar la tecla equivocada suele ser un error humano.

Situaciones de falta de existencias

Mientras que los recuentos de inventario no coincidentes suelen referirse a piezas, las situaciones de falta de existencias suelen referirse a productos terminados. Su sistema le dice que tiene X cantidad de artículos, pero en realidad sólo tiene Y, una cantidad inferior a la esperada.

Esto se descubre a veces después de que un cliente haga un pedido y usted lo acepte, sólo para descubrir que no tiene lo suficiente para cumplirlo. En el peor de los casos, el cliente se disgusta y compra a otra empresa, que se convierte en su proveedor preferido.

Algunas de las causas más comunes son los retrasos en los registros de inventario o los errores en la integración entre los sistemas de inventario y las plataformas de pedidos, en particular los pedidos en línea para el e-commerce.

Otro ejemplo es cuando alguien “regala” un producto pero nunca informa del importe al almacén. Por ejemplo, un directivo puede donar un producto alimenticio a una causa benéfica pero no informar debidamente de ello. Ésta es sólo una de las formas desconocidas en que podría producirse una merma no registrada en su inventario.

Exceso de existencias e inventario muerto

Aunque no es necesariamente una discrepancia en sí, el exceso de existencias y el inventario muerto suelen ser el resultado de una mala previsión de ventas. El exceso de existencias significa tener más existencias en los estantes de las necesarias para satisfacer la demanda. Este exceso de existencias a menudo conduce a reducciones de precios, y usted gana menos de lo deseado en un producto, a veces vendiendo productos al por menor a precios al por mayor o por menos.

Los artículos del inventario muerto son aquellos productos que permanecen en la estantería durante tanto tiempo que ya no se pueden vender o se han quedado obsoletos. Dos ejemplos comunes son los alimentos con fecha de caducidad o los que tienen una vida útil limitada. Mientras que los artículos con exceso de existencias pueden amortizarse, lo que significa que su valor se reajusta a un precio más bajo, el inventario muerto tiene que darse de baja. Ambas cosas perjudican a los márgenes de beneficio.

Cualquiera de las dos situaciones tiene un impacto negativo en la salud financiera y los resultados de su empresa.

Inventario mal ubicado

Sus registros de inventario muestran que tiene un producto en existencias. Sabe que tiene el producto en stock. Pero no lo encuentra. Los inventarios mal ubicados suelen producirse debido a cambios en las ubicaciones de almacenamiento. Un palé del producto puede trasladarse a otra ubicación del almacén. Pero la nueva ubicación no se ha actualizado en el sistema. Otro motivo habitual es el etiquetado incorrecto de los productos. Si se coloca una etiqueta incorrecta en un producto o palé al escanearlo en el sistema, se introduce incorrectamente. Ambos problemas pueden mitigarse en gran medida con un sistema de gestión de almacenes eficaz.

Errores de envío

La mayoría de las discrepancias de inventario se producen a nivel de producción o de almacén, pero los errores de envío también pueden causarlas. Enviar una cantidad errónea a la indicada en el pedido o enviar un producto equivocado afecta al inventario. Esto provoca una discrepancia entre los registros de inventario y el manifiesto de envío.

Incluso los productos dañados, ya sea por un error propio o de la empresa de envíos, pueden causar discrepancias de inventario. Por ejemplo, si se reemplaza un producto dañado, este se retira del inventario disponible, lo que puede impedir que se cumplan otros pedidos basados en el conteo original de existencias.

Aunque los errores de envío conllevan varios costos, dos de los principales son el gasto adicional que ocasiona el reenvío del pedido y los gastos de devolución por productos incorrectos o dañados. En cualquier caso, la satisfacción del cliente se ve perjudicada.

El impacto de las discrepancias de inventario

Las imprecisiones en las existencias ocurren. Pero si se generalizan, pueden afectar gravemente los resultados financieros y operativos de una empresa. Las pérdidas financieras directas, por ejemplo, se producen cuando el exceso de existencias obliga a reducir el costo unitario o a dar por perdido un lote de productos.

Las discrepancias de inventario pueden causar graves deficiencias operativas que reducen la productividad. Los retrasos en el cumplimiento de los pedidos y el aumento de la mano de obra necesaria para buscar los productos y conciliar los libros contables pueden afectar realmente a sus beneficios. La falta de materias primas cuando son necesarias para la producción altera los programas de producción y afecta todo el flujo de trabajo. Esto es especialmente cierto si utiliza un inventario optimizado y sistemas de fabricación como el just-in-time.

En última instancia, las discrepancias dan lugar al incumplimiento o incluso a la cancelación de los pedidos. Los retrasos en los envíos, las interrupciones en la cadena de suministro y la información inexacta sobre los pedidos provocan la insatisfacción de los clientes y la posible pérdida de clientes, los cuales se irán a otro proveedor, para no volver jamás. La pérdida de clientes causada por una mala experiencia del cliente es una métrica clave para determinar la salud de su empresa.

¿Cómo encontrar discrepancias de inventario?

Existen varias formas de detectar y evitar las discrepancias de inventario. Muchas se realizan manualmente. Sin embargo, la clave de su eficacia es actuar con regularidad y constancia.

A continuación examinamos tres tipos de inspecciones. Todos ellos son métodos de conteo de inventario, un proceso fundamental para garantizar la exactitud de los registros de inventario. En un conteo de inventario se cuentan físicamente los niveles de inventario, se registran y se comparan con los datos del inventario.

Inspección visual

Incluso si utiliza la tecnología para mantener su lista de inventario, no hay nada mejor para mantener el control de inventario que caminar por los pasillos del almacén y ver las existencias. Es posible que no lo vea todo, pero las inspecciones visuales periódicas como parte de su sistema general de gestión de inventario ayudan significativamente a resaltar los problemas más evidentes.

Control por muestreo o recuento cíclico

Este método de seguimiento del inventario toma pequeñas muestras aleatorias de un producto o pieza. Se cuentan físicamente y se comparan con las cantidades registradas. Esto puede proporcionarle una visión rápida tanto de la eficacia como de las deficiencias de su proceso de gestión de inventario.

Los recuentos cíclicos son similares a los controles aleatorios, en los que se controla manualmente una pequeña parte del inventario. La diferencia es que esta auditoría se realiza con mayor regularidad según un calendario establecido.

Auditorías periódicas

Aunque lleva tiempo, una auditoría completa le permite evaluar su proceso de inventario de forma más exhaustiva. Muchas empresas realizan auditorías periódicas, trimestrales, semestrales o anuales. Dado que cada artículo se cuenta manualmente, requiere mucho trabajo. Pero prácticamente garantiza una visión global.

El recuento de existencias tiene varias ventajas:

• Exactitud del inventario: garantiza que los registros de inventario reflejen los niveles reales de inventario.
• Reducción de las mermas: identifica las pérdidas debidas a robos, daños, obsolescencia o deterioro.
• Mejora del cumplimiento de los pedidos: evita que se agoten las existencias y garantiza que los clientes reciban sus pedidos a tiempo.
• Gestión eficaz de las existencias: actúa como indicador de la gestión del inventario, lo que permite identificar tendencias, optimizar los niveles de existencias y mejorar la calidad general de su sistema de inventario.

Prevenir y evitar discrepancias en las existencias

La clave de un sistema eficaz de gestión de inventarios es la coherencia. Además de realizar conteo de inventarios con regularidad, a continuación le indicamos los pasos esenciales que puede dar para minimizar los índices de discrepancia y garantizar el éxito de su negocio.

Implementación de software

Utilizar el software de gestión de inventarios para la trazabilidad es algo que hacen la mayoría de las empresas de fabricación. Es una opción práctica para conocer en tiempo real las estadísticas del inventario. Elegir la solución adecuada contribuye en gran medida a garantizar que los registros de inventario estén sincronizados. Si el sistema de gestión de existencias es autónomo, también tendrá que integrarlo con el resto de software empresarial que utilice, especialmente los programas de ventas y de toma de pedidos. Sin embargo, un buen software de fabricación ofrece una solución todo en uno.

Las tecnologías de automatización, como la identificación por radiofrecuencia (RFID), los sistemas de control de inventarios y escáneres de códigos de barras y los códigos QR vinculados a las referencias de los productos, pueden implementarse o integrarse en los modernos softwares de inventario. Estas tecnologías aumentan enormemente la precisión en la recolección e introducción de datos.

Recuerde capacitar a sus equipos de producción y almacenamiento para que utilicen correctamente estas herramientas. Una capacitación adecuada de los empleados sobre las nuevas tecnologías es fundamental cuando se utilizan.

Mejora operativa

A medida que empiece a emplear la gestión de su inventario, es probable que encuentre amplias oportunidades para optimizar sus procesos. Desarrollar procedimientos operativos estándar (SOP por sus siglas en inglés) y directrices ayuda a un uso coherente. Asegúrese de establecer normas de control de calidad para evitar que salgan a la calle productos dañados o envíos incorrectos. Los SOP proporcionan una base para determinar las causas de los recuentos de inventario inexactos. También en este caso, tendrá que ofrecer capacitación a los empleados para garantizar el éxito.

Medidas de seguridad

Es frustrante, pero a veces a los productos —especialmente a los pequeños artículos electrónicos y de alimentación— les salen patas y se van por la puerta. El robo por parte de los empleados es una de las causas principales de las mermas. La seguridad forma parte de cualquier programa eficaz de gestión de inventarios. La seguridad física de las instalaciones puede incluir cámaras de circuito cerrado y guardias de seguridad. Algunos empleados pueden considerarlo invasivo, pero recuérdeles que también es por la seguridad de su trabajo.

Las medidas de control de acceso son sin duda una buena idea para evitar la entrada de personas no autorizadas. Para ello se suelen emplear lectores de tarjetas de identificación, que pueden personalizarse para cada usuario.

La seguridad de los sistemas de red también es fundamental para proteger los datos de los piratas informáticos. Las soluciones basadas en la nube suelen ser más seguras que las infraestructuras locales.

Aumente la precisión del inventario mediante la automatización

Existen varias buenas soluciones de software que le ayudan a moderar y reducir las discrepancias de inventario. Los sistemas MRP (planificación de necesidades de material) delimitan las piezas necesarias para la fabricación de los productos. Las mejores aplicaciones comprobarán el inventario existente, permitiéndole ajustar automáticamente los programas de producción y reservar los artículos en los pedidos. Las soluciones totalmente integradas forman sistemas ERP de fabricación completos que enlazan toda la gestión de su empresa.

El hardware necesario para automatizar sus registros de inventario depende de la solución que utilice. En la mayoría de las soluciones basadas en la nube, los miembros del equipo pueden acceder a la información en dispositivos portátiles como laptops, smartphones y tabletas. Los programas internos requerirán una infraestructura informática, a veces compleja y costosa, para almacenar y acceder a los datos de inventario registrados.

Sea cual sea su elección, la automatización de las etapas de sus procesos y procedimientos de inventario tiene enormes ventajas. Al limitar los errores humanos, sobre todo en la introducción de datos, se evitan muchas imprecisiones en el inventario. También puede encontrar varias mejoras de eficiencia y ahorro de costos.

Por ejemplo, cuando se automatiza la recogida de inventarios, se libera personal para tareas más útiles que requieren mano de obra humana. Además, los datos almacenados en el sistema pueden proporcionar datos de análisis de costos y permitir la previsión de la producción, a menudo con sólo pulsar unos botones.

Mejores prácticas para garantizar la precisión del inventario

Lo que muchos fabricantes descubren es que mantener la precisión del inventario se reduce a una combinación de aplicaciones físicas y de software:

• Realice recuentos de existencias rutinarios y coherentes, como se indica más arriba, para identificar rápidamente las discrepancias, lo que permitirá mitigarlas con rapidez.
• Adopte un programa de recuento cíclico en el que se evalúen partes de su inventario en lugares específicos para mantener un control de inventario manejable.
• Las medidas de seguridad ayudan a evitar pérdidas por robo, daños y deterioro.
• Utilice un sistema de almacenamiento más definido y estructurado para evitar errores de almacenamiento y asegurarse de que todo está en su ubicación correcta.
• Garantice un seguimiento de la cadena de suministro adecuado y el cumplimiento de los SOP.
• Asegúrese de que su software de gestión de inventario está sincronizado con su proceso de ventas, incluidos los sitios web de e-commerce, para mantener estadísticas en tiempo real.

Por último, la actualización de su proceso de gestión de inventario para incluir software y hardware como escáneres de códigos de barras o RFID proporciona una mayor precisión de los datos. Estas soluciones, junto con su mano de obra humana, hacen que las operaciones de su empresa funcionen con mayor fluidez.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La discrepancia de inventario es un desajuste entre el inventario registrado y el real. Se produce cuando el sistema indica un determinado nivel de existencias que no coincide con lo que está físicamente disponible, lo que puede dar lugar a situaciones de falta o exceso de existencias.
• Las discrepancias se deben sobre todo a errores humanos y lagunas en los procesos. Las causas más comunes son los errores de recuento durante el inventario físico, los errores de introducción de datos, los errores de envío y los movimientos no reportados de productos.
• Es importante evitar las discrepancias de inventario porque repercuten directamente en el rendimiento de la empresa. Pueden provocar retrasos en la producción, insatisfacción de los clientes y pérdidas económicas debido a una gestión ineficiente de las existencias y a la pérdida de ventas.
• Tanto los métodos manuales como los automatizados son esenciales para detectar y mitigar las discrepancias. Los recuentos periódicos de existencias, las inspecciones visuales y el recuento cíclico, combinados con tecnologías como escáneres de códigos de barras y RFID, ayudan a garantizar la exactitud de los registros de inventario.
• El software de inventario integrado agiliza las operaciones y mejora la precisión. Al sincronizar los datos en tiempo real de los canales de producción, almacenamiento y ventas, estos sistemas reducen los errores humanos, aumentan la eficiencia y mejoran la toma de decisiones.

Preguntas frecuentes

También le puede interesar: Los 11 KPI más importantes de la gestión de inventarios en 2025