Guía del pequeño fabricante para la cofabricación y el copacking

Para muchos fabricantes en crecimiento, la subcontratación es la clave para escalar sin invertir en grandes instalaciones ni en equipos especializados. Los cofabricantes lo hacen posible, pero también introducen nuevos retos de gestión.

¿Qué son la cofabricación y el copacking?

La cofabricación (fabricación por contrato) es cuando un fabricante externo produce bienes en nombre de una marca. En el caso de las pequeñas empresas de alimentos y bebidas, esto les permite ampliar la producción sin tener que invertir en su propia fábrica o equipo. La marca suele proporcionar la formulación y las especificaciones del producto, mientras que el cofabricante se encarga del abastecimiento, la producción y, en ocasiones, incluso del envasado.

El co-packing (envasado por contrato), aunque a menudo se confunde con la cofabricación, es el proceso de subcontratar únicamente el empaquetado de los productos a un socio especializado. Un copacker puede recibir el producto a granel de un fabricante y luego envasarlo, etiquetarlo y empacarlo de acuerdo con las directrices de la marca.

Diez consejos para subcontratar el trabajo sin perder el control

Cuando la producción o el envasado se realizan fuera de sus instalaciones, ¿cómo se mantiene el control sobre la calidad, el inventario y los plazos? Estas estrategias le ayudarán a mantener el control.

1. Elija a los socios adecuados

Alineación en valores y capacidades Su cofabricante no es solo una extensión de su línea de producción, sino que se convierte en un reflejo de su marca. Asegúrese de que comprenda los matices de su categoría (por ejemplo, productos de panadería sin gluten vs. nutrición deportiva a base de lácteos) y que ya opere a su nivel normativo. Si vende en tiendas minoristas como Whole Foods o Target, necesitará proveedores que estén preparados para las auditorías de este tipo.

Qué evaluar

• Certificaciones e historial de cumplimiento
  (inspecciones de la FDA, estatus SQF/GFSI, zonas de segregación de alérgenos, iniciativas de sostenibilidad, gestión de residuos).
• Compatibilidad de equipos y procesos
  (tamaños de los lotes, formatos de llenado/envasado, métodos de mezcla, medidas de control de alérgenos, capacidad de la cadena de frío si es necesario)

Revise con cuidado

• Visite las instalaciones: visitar la planta le dará mucha más información que cualquier folleto
• Solicite registros de producción de otros clientes (prueba de rendimiento)
• Realice un lote piloto y compare el resultado con las especificaciones: textura, peso de llenado, precisión del etiquetado, deterioro, etc.

Si algo le parece “raro” ahora, será un problema a gran escala.

2. Establezca acuerdos claros

Las buenas asociaciones comienzan con una documentación hermética. Su contrato debe eliminar las suposiciones.

Áreas que deben cubrirse

• Alcance del trabajo. ¿Quién se encarga del abastecimiento, quién es responsable del transporte y quién gestiona los defectos de envasado?
• Protocolos de calidad y pruebas. Frecuencia de microanálisis, controles sensoriales, muestras retenidas y procedimientos CAPA (Acciones Correctivas y Preventivas).
• Protección de la propiedad intelectual. Asegúrese de que las fórmulas, el material gráfico y los elementos de marca sigan siendo activos de su propiedad.
• Cantidad mínima de pedido + tiempos de entrega. ¿Qué está garantizado? ¿Cuándo se paga? ¿Qué ocurre si se incumplen?

Movimiento estratégico: añada acuerdos de nivel de servicio vinculados a métricas reales: entregas OTIF, umbrales de tasa de desperdicio, tiempos de respuesta ante desviaciones, etc. Los contratos sin KIP concretos no son más que listas de deseos.

3. Establezca un flujo claro en la cadena de suministro

Puede elegir entre suministrar usted mismo los ingredientes y los materiales de envasado o contratar a un fabricante que se encargue de todo. Esto se conoce como fabricación toll vs. fabricación turnkey.

• Tolling: usted suministra los ingredientes/envases y ellos se encargan del procesamiento.
• Turnkey: ellos se encargan de todo, según sus especificaciones.

Si su producto depende de ingredientes especializados (por ejemplo, adaptógenos orgánicos provenientes de una única granja certificada), el tolling tiene más sentido. Si se trata de insumos estandarizados (por ejemplo, botellas PET), el enfoque turnkey suele ser más económico y sencillo.

4. Mantenga un estricto control de calidad

Usted puede delegar todo, excepto la responsabilidad. Asegurarse de que sus productos cofabricados sigan estrictas directrices de calidad le ayuda a evitar daños a su reputación y pérdidas.

Defina las expectativas de control de calidad y garantía de calidad por adelantado

• Verificaciones de ingredientes entrantes (certificados de análisis, declaraciones de alérgenos, aprobaciones de proveedores)
• Controles durante el proceso (peso de llenado, viscosidad, detección de metales, controles de pH)
• Pruebas de productos terminados (validación de la vida útil, pruebas sensoriales, integridad del empaque)

No omita la supervisión

• Realice auditorías programadas e imprevistas
• Revise periódicamente las hojas de lote y los registros de trazabilidad

5. Utilice un ERP para coordinar

Gestionar la fabricación por terceros sin un sistema digital conduce al caos.

Un sistema MRP/ERP ligero le ayuda a:

• Realizar un seguimiento de las materias primas y los productos terminados
• Programar lotes de producción
• Prever las necesidades de materiales y los pedidos
• Mantener una trazabilidad para retiros de producto o auditorías.
• Compartir datos en tiempo real con subcontratistas o 3PL (proveedores logísticos externos)

6. Planifique en función de los tiempos de entrega y los retrasos

Los cofabricantes y copackers suelen prestar servicio a múltiples clientes, y es probable que usted no sea su máxima prioridad.

• Incorpore tiempo e inventario de reserva.
• Utilice un calendario de producción y fije las tiradas con antelación.

7. Cree un manual y un sistema de documentación

• Procedimientos operativos estándar (SOP) para su producto.
• Ejemplos visuales del producto terminado y el empaque.
• Protocolos de escalamiento ante defectos, faltantes o sustituciones.
• Directrices de etiquetado (para cumplir con los requisitos normativos de los diferentes mercados).

Anote todos los requisitos y detalles. Esto evita malentendidos y garantiza que usted y sus socios estén alineados.

La documentación reduce los errores y facilita la ampliación con múltiples socios.

8. Comuníquese de manera eficiente

Recurrir a un cofabricante no significa que pueda relajarse. Debe comunicarse con sus socios a través de:

• Comunicaciones o actualizaciones semanales (correo electrónico, Slack, paneles compartidos).
• Hojas de cálculo compartidas de Google o portales ERP.

La comunicación activa genera confianza y ayuda a evitar acusaciones cuando surgen problemas.

9. Planifique para el escalamiento

Aunque el crecimiento es algo a lo que aspiran la mayoría de las empresas, puede convertirse en un obstáculo si las cadenas de suministro son débiles. No dependa en exceso de un solo subcontratista:

• Mantenga siempre una o dos opciones de respaldo.
• Diversifique geográficamente o por SKU si es posible.

10. Vigile sus márgenes

La cofabricación puede mermar sus márgenes si no se gestiona con rigor:

• Revise periódicamente los costos reales por producto.
• Negocie descuentos por volumen a medida que aumenten las cantidades.
• Realice el seguimiento de KPIs como el rendimiento, el deterioro, las entregas OTIF (a tiempo y completas) y las tasas de defectos.

Bonus: errores comunes que hay que evitar

• Confiar en acuerdos de palabra en lugar de contratos. Sin términos por escrito, usted queda expuesto en cuanto a precios, tiempos de entrega, responsabilidad y protección de la propiedad intelectual. Si un cofabricante cambia una fórmula, incumple los plazos o sustituye materiales, usted no tiene cómo reclamar. Toda suposición debe quedar documentada: quién hace qué, en qué plazo y qué ocurre si no se cumple.
• No tener control sobre su cadena de suministro de materias primas. Si su socio abastece los ingredientes o el empaque, usted pierde visibilidad sobre costos, sustituciones y disponibilidad. Un solo cambio de proveedor puede afectar la consistencia del producto o el estado de certificaciones (por ejemplo, orgánico, no OGM, libre de alérgenos). Si un cofabricante no puede conseguir un componente, usted queda bloqueado. Las marcas que controlan sus insumos evitan situaciones de dependencia crítica.
• No tener ningún sistema digital para gestionar la producción y el inventario. Las hojas de cálculo dejan de funcionar en cuanto se introducen tiempos de entrega, múltiples proveedores y seguimiento de lotes. Sin un sistema ERP/MRP, se corre el riesgo de existencias agotadas, materiales vencidos, producciones incorrectas y auditorías fallidas. Si no puede ver el inventario y el estado de la producción en tiempo real, está operando a ciegas.
• Asumir que un cofabricante ‘se preocupará’ tanto como usted. Los fundadores suelen pensar: ‘Creen en mi misión, así que velarán por nosotros’. Sin embargo, los fabricantes por contrato operan en función del volumen. Priorizan cuentas más grandes, rotaciones más rápidas y menos cambios de línea. Su entusiasmo no lo coloca más arriba en su lista; lo hacen su organización, la precisión de sus pronósticos y la calidad de sus datos.
• No planificar el crecimiento o respaldo operativo. Si su único cofabricante cierra, cambia de propietario, sube los precios o deja de comercializar su marca, usted se quedará sin suministro. El momento de buscar un proveedor alternativo es antes de necesitarlo. Las marcas consolidadas siempre tienen alternativas.

Gestión de la subcontratación con un ERP de fabricación

Los sistemas ERP de fabricación como MRPeasy

son accesibles incluso para pequeñas empresas y startups. A diferencia de los sistemas gigantes tradicionales, cuya implementación lleva años y cuesta cientos de miles de dólares, los modernos ERP basados en la nube son fáciles de usar, fáciles de implementar y asequibles.

Las funciones de ERP que admiten la subcontratación suelen incluir:

• Asignación de listas de materiales específicas para cada proveedor (recetas de productos).
• Envío de componentes o materiales de envasado directamente a los proveedores.
• Definición de los subcontratistas como parte de su ruta de producción.
• Seguimiento de los pasos, el progreso y la logística subcontratados junto con las operaciones internas.
• Compatibilidad con conversiones de unidades cuando los proveedores utilizan diferentes sistemas de medición (por ejemplo, piezas vs. libras).

En el caso de la subcontratación total de productos, los sistemas ERP ayudan a gestionar los envíos de materiales, el inventario de los proveedores y la acumulación de costos a través de órdenes de compra. En el caso de la subcontratación parcial, permiten un seguimiento detallado de la producción mediante la coordinación de las operaciones de los proveedores dentro de un pedido de fabricación más amplio, incluso entre múltiples subcontratistas o etapas de producción.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La cofabricación y el copacking permiten a las pequeñas marcas de productos de consumo envasados (CPG) escalar de manera eficiente al subcontratar la producción y/o el envasado a socios especializados, lo que elimina la necesidad de grandes inversiones de capital en equipos o instalaciones.
• Mantener el control mientras se subcontrata requiere una gestión deliberada, que incluye elegir a los socios adecuados, asegurar contratos detallados y definir roles claros dentro de la cadena de suministro (por ejemplo, tolling vs. turnkey).
• El control de calidad es fundamental. Las marcas deben establecer normas estrictas de control de calidad, realizar auditorías periódicas y garantizar la trazabilidad mediante documentación como certificados de análisis y registros de lotes.
• El uso de un sistema ERP moderno agiliza la subcontratación, lo que permite a las marcas gestionar las materias primas, los calendarios de producción, las operaciones de los proveedores y el seguimiento del inventario en un solo lugar, incluso cuando se utilizan varios proveedores.
• Los errores comunes, como una documentación deficiente, la dependencia de acuerdos verbales o la falta de herramientas digitales, pueden erosionar los márgenes y la calidad de los productos, por lo que las marcas deben planificar de forma proactiva, supervisar de cerca el rendimiento y comunicarse constantemente con sus socios.

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