Guía de gestión de inventario en múltiples ubicaciones para empresas en crecimiento

La complejidad de la gestión de inventario se multiplica con cada nueva ubicación de almacenamiento que abre. Esta guía le ayudará a lidiar con la gestión de inventario en múltiples ubicaciones y a salir victorioso.

¿Qué es la gestión de inventario en múltiples ubicaciones?

La gestión de inventario en múltiples ubicaciones consiste en realizar un seguimiento y coordinar las existencias entre varios almacenes, centros de distribución o tiendas. Si se lleva a cabo de forma eficaz, ayuda a las empresas en expansión a reducir el riesgo de desabastecimiento y exceso de existencias, garantizar entregas puntuales a los clientes y reducir los costos operativos y logísticos.

¿Cuándo es necesaria la gestión de inventario en múltiples ubicaciones?

Como es obvio, la gestión de inventario en múltiples ubicaciones se vuelve necesaria cuando se abre un segundo almacén. Pero dado que la apertura de nuevos almacenes es una parte esencial del crecimiento de un negocio, debe empezar a pensar en la gestión de múltiples ubicaciones tan pronto como establezca su primer sistema de inventario.

Ya es bastante difícil equilibrar unos altos niveles de servicio y unos costos de inventario en una sola instalación. Sin embargo, esta complejidad se multiplica con cada nueva ubicación de almacenamiento, especialmente en la fabricación, donde hay que llevar un control de las materias primas, el inventario de productos en proceso y los productos terminados.

Por eso, un sistema de gestión de inventario siempre debe elegirse pensando en el futuro: aunque ahora no tenga múltiples ubicaciones, puede evitar muchos dolores de cabeza si implementa un sistema capaz de gestionar el inventario en múltiples sitios.

Retos de la gestión de inventario en múltiples ubicaciones

Aunque la gestión de inventario en múltiples ubicaciones puede ahorrarle muchos dolores de cabeza, también puede provocar importantes migrañas si se realiza de forma deficiente, sin un sistema integrado. Como ya se ha dicho, la gestión de existencias en múltiples ubicaciones añade capas de complejidad, lo que puede dar lugar a:

Incoherencias en los datos

Incluso en un solo almacén, mantener registros precisos del inventario es todo un reto: se pierden artículos, los envíos llegan tarde y los recuentos de inventario no siempre coinciden con los registros. Cuando se añaden diferentes ubicaciones a la ecuación, esas discrepancias suelen multiplicarse. Sin una sincronización en tiempo real, los gestores se encuentran con datos contradictorios de diferentes sitios, sin una visión clara de los niveles reales de existencias en toda la cadena de suministro.

Desequilibrios en los niveles de inventario

Un problema habitual a la hora de gestionar el inventario en varios almacenes es la distribución desigual de las existencias. Algunos almacenes pueden acabar con un exceso de inventario que inmoviliza el capital, mientras que otros sufren constantes desabastecimientos. Sin una visión centralizada de los niveles de existencias en las diferentes ubicaciones, distribuir el inventario de forma eficiente entre las instalaciones puede resultar extremadamente difícil.

Complicaciones en la transferencia de existencias

El traslado de artículos entre diferentes ubicaciones puede resultar sorprendentemente complejo sin sistemas integrados. Si las transferencias no se registran de forma instantánea y precisa, los registros de inventario se desorganizan, lo que dificulta saber dónde se encuentran realmente los artículos. Con el tiempo, estas complicaciones perturban la cadena de suministro y añaden pasos innecesarios a lo que debería ser un proceso sencillo.

Mala visibilidad del inventario

Con una sola ubicación, los problemas de visibilidad pueden significar no saber qué artículo se almacenó en qué estante. Cuando se gestionan diferentes sitios, la falta de visibilidad significa que no se sabe en qué ubicación se encuentra el stock. Esta falta de seguimiento del inventario en tiempo real dificulta detectar qué almacén tiene exceso de inventario y cuál se está quedando sin existencias, lo que ralentiza el cumplimiento de los pedidos, aumenta los costos y provoca pérdidas comerciales.

Aumento de los costos

Cada ineficiencia en la gestión de inventario se traduce, en última instancia, en mayores costos. El exceso de inventario en un almacén aumenta los gastos de transporte, mientras que la escasez en otros lugares provoca envíos urgentes o pedidos de reposición de emergencia, que a menudo cuestan más que la reposición habitual. Los procesos manuales con hojas de cálculo también hacen perder tiempo al personal en recuentos y conciliaciones repetitivos del inventario entre diferentes sitios. Si a esto le sumamos los retrasos en la tramitación de los pedidos causados por registros de inventario inexactos, el resultado es un agujero financiero que va mermando poco a poco sus beneficios.

Escalabilidad reducida

Lo que funciona para una empresa con uno o dos almacenes se desmorona rápidamente a medida que crecen las operaciones. Las hojas de cálculo y los métodos manuales de seguimiento del inventario no pueden seguir el ritmo de múltiples instalaciones, mayores volúmenes y la necesidad de datos en tiempo real en diferentes ubicaciones. Cuanto más grande es la red, más discrepancias aparecen, más difícil es hacer previsiones precisas y menos eficiente se vuelve la reposición de existencias. Sin herramientas integradas de seguimiento del inventario, la ampliación solo crea caos, lo que limita el crecimiento en lugar de favorecerlo.

Mejores prácticas para la gestión de inventario en múltiples ubicaciones

Por supuesto, gestionar el inventario en múltiples ubicaciones no tiene por qué acabar en caos y lágrimas. Adoptar las estrategias y herramientas adecuadas desde el principio le ayudará a sobrevivir incluso si se expande a docenas de ubicaciones. Estas son algunas de las mejores prácticas a seguir:

Implemente un software de gestión de inventario para múltiples ubicaciones.

La base de toda operación de inventario eficiente en múltiples ubicaciones es una solución de inventario integrada o un sistema ERP que proporcione una visión general en tiempo real de los niveles de existencias, las compras y los envíos en todos sus centros. Las soluciones de inventario y fabricación, como MRPeasy, le permiten gestionar fácilmente el inventario en todos los centros y optimizar las operaciones con funciones como códigos de barras, puntos de reorden, stock de seguridad, seguimiento de lotes y mucho más.

Automatice siempre que sea posible.

La automatización reduce las tareas administrativas manuales y minimiza los errores humanos. Al establecer puntos de reorden en su software de inventario, recibirá notificaciones automáticas cuando los niveles de existencias caigan por debajo de un umbral. Los sistemas de seguimiento basados en códigos de barras ayudan a automatizar la recepción, las transferencias y el cumplimiento de los pedidos, lo que garantiza la precisión en todo el proceso. Cuanto más automatice, más podrá mejorar el control del inventario y liberar personal para que se dedique a tareas de mayor valor.

Establezca procedimientos operativos estándar claros

Ni siquiera el mejor software servirá de ayuda si cada centro sigue sus propias reglas. Los procedimientos operativos estándar (SOP) para la recepción, las transferencias, el recuento de inventario y la elaboración de informes garantizan la coherencia en todos los almacenes. Estos SOP deben integrarse en su software de gestión de inventario para que todas las acciones queden registradas y sean trazables, lo que mejora la responsabilidad y el cumplimiento normativo.

Utilice datos históricos para pronosticar la demanda.

Una previsión precisa es esencial para evitar el exceso de existencias y la escasez. Al analizar los datos históricos de uso de inventario dentro de su ERP o software de inventario, puede pronosticar la demanda por ubicación y establecer puntos de reorden más inteligentes.

Realice auditorías periódicas

Incluso con la automatización y el seguimiento en tiempo real, pueden producirse discrepancias. Las auditorías periódicas y los recuentos cíclicos ayudan a mantener la precisión de los registros de inventario y a detectar problemas de forma temprana. Un buen sistema de seguimiento facilita estas auditorías al proporcionar registros detallados de movimientos y datos de existencias a nivel de sitio.

Realice un seguimiento de las métricas para mejorar los procesos

Por último, la gestión de inventario en múltiples ubicaciones debe considerarse un proceso de optimización continuo. Las soluciones modernas de ERP e inventario proporcionan una gran cantidad de métricas de inventario que permiten realizar un seguimiento. La revisión periódica de estos KPI ayuda a identificar ineficiencias, mejorar la gestión de la cadena de suministro y garantizar que su estrategia y sus capacidades crezcan al mismo ritmo que su negocio.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La gestión de inventario en múltiples ubicaciones ayuda a las empresas a equilibrar los niveles de existencias, reducir los costos y mejorar los tiempos de entrega a medida que se expanden a múltiples almacenes o tiendas.
• La complejidad de gestionar múltiples sitios multiplica los riesgos, como inconsistencias en los datos, desequilibrios en las existencias y poca visibilidad, sin un sistema integrado.
• Los métodos manuales y las hojas de cálculo se vuelven obsoletos rápidamente a medida que las empresas crecen, por lo que el seguimiento centralizado del inventario en tiempo real es esencial para el crecimiento.
• El software de gestión de inventario y ERP con funciones como códigos de barras, automatización y datos en tiempo real proporcionan la base para operaciones eficaces en múltiples ubicaciones.
• Los procedimientos operativos estándar, la previsión de la demanda y las auditorías periódicas son fundamentales para garantizar la precisión, la responsabilidad y la coherencia en todas las ubicaciones.
• Trate la gestión de inventario en múltiples ubicaciones como un proceso de optimización continuo mediante el seguimiento de los KPI y el perfeccionamiento constante de los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia y la escalabilidad.

Preguntas frecuentes

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