Una marca de refrescos orgánicos logra la trazabilidad total en pocas semanas

Fresh Fizz Sodas de Long Island necesitaba cumplir la normativa sobre trazabilidad y encontró la solución perfecta. “Ahora todo lo que vendemos está vinculado con lotes de ingredientes, por lo que sabemos lo que cuestan productos, de dónde proceden los insumos y qué clientes compraron los productos. Tenemos una visibilidad completa”, afirma el presidente Yoni Schwartz.

Refrescos orgánicos endulzados con miel, vendidos a nivel nacional.

Fresh Fizz Sodas es un fabricante de refrescos orgánicos de Long Island, Nueva York. Impulsados por la pasión de saciar la sed sin aditivos ni azúcar refinada, todas sus bebidas se elaboran con ingredientes naturales y se endulzan con miel. Fresh Fizz Sodas se vende en todo Estados Unidos, incluida la popular cadena de supermercados Sprouts.

El presidente de la compañía, Yoni Schwartz, empezó la empresa como un hobby en su cocina, elaborando diferentes bebidas con su esposa como proyecto paralelo mientras trabajaba en finanzas. Cuando fundaron la empresa, pensaban producir y vender bebidas alcohólicas ligeras, como los hard seltzers. Sin embargo, conseguir las licencias adecuadas resultó ser un proceso más largo de lo previsto.

“Mientras esperábamos, como ya teníamos el equipo de producción y el espacio necesario, comenzamos a elaborar estas sodas saludables, que justo en ese momento empezaban a ganar popularidad.”, dice Schwartz.

Con un equipo de cinco empleados a tiempo completo y algunos a tiempo parcial, la empresa se las arregla para producir todo internamente y distribuir sus productos por todo el país.

Las hojas de cálculo no facilitaban la trazabilidad

Gestionar una empresa de bebidas a nivel nacional con un equipo tan reducido puede parecer una tarea imposible. Y aunque la empresa funcionó con hojas de cálculo durante sus primeros años de funcionamiento, Schwartz pronto se dio cuenta de que necesitaban un sistema mejor.

“Al operar en una industria muy regulada, necesitamos rastrear qué lotes de ingredientes entran en qué productos terminados y qué clientes compraron esos productos”, afirma Schwartz. “Esta trazabilidad completa era también un requisito clave para adquirir una certificación de alimentos orgánicos”.

Buscando dejar atrás las hojas de cálculo, Schwartz comenzó a investigar soluciones que respondieran a las necesidades de los fabricantes de bienes de consumo envasados. A través de búsquedas en Internet y recomendaciones de otras personas del sector, descubrió MRPeasy.

“Quería algo que nos proporcionara la trazabilidad que necesitábamos sin ser excesivamente complejo”, afirma.

A Schwartz también le gustó el hecho de que MRPeasy permite a las empresas empezar a trabajar sin tener que pasar por una demostración y un discurso de ventas, ya que dispone de los materiales de autoformación necesarios de forma gratuita.

“De hecho, al consultar los materiales educativos, se obtiene más tiempo de prueba gratuita”, afirma.

La implementación duró sólo unas semanas

La implementación comenzó en marzo de 2024 y el equipo empezó a utilizar el nuevo sistema en pocas semanas. Aunque algunos aspectos del uso del programa, por ejemplo, cómo configurar las listas de materiales en términos de cantidad de producto, requirieron cierta reflexión, Schwartz y su equipo consiguieron resolverlo todo por sí solos, con la ayuda de los recursos en línea de MRPeasy.

“Es un programa sencillo”, recalca el Director de Operaciones, Thomas Pérez. “Además del manual de usuario y los videos de demostración, el chatbot de IA del sitio web de MRPeasy es estupendo para responder a las pequeñas preguntas que uno pueda tener”.

Lograr la trazabilidad y el seguimiento de costos sin complicaciones

Además de la trazabilidad completa que ofrece MRPeasy, el sistema también ha ayudado a Fresh Fizz Sodas a realizar un seguimiento preciso de los costos. Al tiempo que se registran todos los acontecimientos vitales relacionados con los lotes de ingredientes y los lotes de productos, también se registran los costos asociados. De este modo, la empresa puede conocer el costo real de un lote de productos o una unidad, desglosar los distintos componentes del costo, como los materiales o la mano de obra, y tomar decisiones que ayuden a reducir los costos de fabricación. MRPeasy introduce datos precisos, incluidos los costos de producción y el valor de inventario, directamente en la plataforma contable Xero de Fresh Fizz, lo que reduce la carga de trabajo manual de los contadores.

“Ahora todo lo que vendemos está vinculado con lotes de ingredientes específicos, por lo que sabemos lo que cuestan nuestros productos, de dónde proceden los insumos y qué clientes compraron los productos. Tenemos una visibilidad completa”, afirma Schwartz.

Conocer el recorrido de un producto desde los lotes de ingredientes hasta la entrega final da a Fresh Fizz Sodas la seguridad de que, si se produjera un problema en algún punto de la cadena de suministro, podrían identificar la causa raíz y minimizar los daños.

“Si un ingrediente tuviera un problema, podríamos organizar una retirada selectiva del producto”, sostiene Schwartz.

Un sistema equilibrado para fabricantes de alimentos y bebidas en crecimiento

MRPeasy ha demostrado ser una solución equilibrada para Schwartz y su equipo, lo suficientemente potente como para satisfacer sus necesidades, pero lo suficientemente sencilla como para adoptarla rápidamente. Según Schwartz, MRPeasy llena el vacío existente entre las hojas de cálculo básicas y los sistemas ERP de nivel empresarial excesivamente complejos.

“Lo que he encontrado en MRPeasy es un equilibrio entre facilidad de uso y potencia. Es lo suficientemente robusto para lo que necesitamos, pero también muy fácil de usar”.

El software está ahora profundamente integrado en el flujo de trabajo diario de Fresh Fizz Sodas, proporcionando la trazabilidad y facilidad de uso que necesitaban para llevar sus operaciones a otro nivel.

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