Was sind Buchhaltungsbelege?

Dieser Artikel liefert einen Überblick über verschiedene Buchhaltungsbelege mit Zielen, Inhalt und Beispielen

Buchhaltungsbelege liefern den Beweis für wirtschaftliche Transaktionen.

Sie sind Quelle der Daten, die in den Büchern des Unternehmens aufgezeichnet werden, und werden zur Bestätigung der Gültigkeit der Transaktionen herangezogen.

Buchhaltungsbelege sind beispielsweise erforderlich, um folgende Transaktionen zu belegen:

• Ein Fertigungsunternehmen hat Rohstoffe gekauft und bezahlt.
• Ein Unternehmen hat Produkte an einen Kunden geliefert.
• Ein E-Commerce- Unternehmen hat online ein Produkt verkauft.
• Ein Nutzer hat ein Dienstleistungsabonnement bezahlt.

Die Ziele eines Buchhaltungsbelegs

Die Ziele der Erstellung und Aufbewahrung von Buchhaltungsbelegen lauten:

• Einen Beweis zu liefern, dass eine Transaktion stattgefunden hat.
• Aufzuzeichnen und die andere Partei wissen zu lassen, dass eine wirtschaftliche Transaktion stattfindet.
• Die wirtschaftliche Transaktion in der Buchhaltung zu beschreiben.
• Steuern zu berechnen und zu melden.

Der Inhalt eines Buchhaltungsbelegs

Ein Buchhaltungsbeleg muss in allen Fällen mindestens die folgenden Komponenten aufweisen:

• Das Datum der Transaktion
• Eine Referenznummer
• Die Namen der betroffenen Parteien
• Die Beschreibung der Transaktion
• Die Art des Belegdokuments (z.B. Rechnung, Scheck usw.).
• Die Beschreibung der Artikel oder Dienstleistungen.
• Die Mengen, Beträge und Währungen der Transaktion

Wie lange Buchhaltungsbelege aufbewahrt werden müssen

Je nach regionalen Gesetzen muss ein Unternehmen Buchhaltungsbelege mehrere Jahre aufbewahren.

Sind diese Anforderungen überschritten, obliegt es den eigenen Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens, wie mit den Belegen verfahren wird. Es könnte vorteilhaft sein, sie länger aufzubewahren, um auch in der Zukunft für alle Fälle einen Beweis zu haben, dass eine interne Beratung oder ein Gerichtsverfahren stattgefunden hat, oder einfach um besseren Service zu bieten.

Gleichzeitig muss ein Unternehmen eine Richtlinie für Verfahren zur Zerstörung von Buchhaltungsbelegen haben. Diese Verfahren helfen der Organisation, die Vernichtung dieser Dokumente für einen bestimmten Zeitraum zu kontrollieren.

Interne und externe Belegdokumente

Buchhaltungsbelege können als intern oder extern klassifiziert werden, je nachdem, ob sie innerhalb des Unternehmens erstellt oder von einer anderen Partei erhalten wurden (z.B. Verkäufer von Waren).

Im Allgemeinen sind externe Belegdokumente wichtiger, da sie den Beweis liefern, dass Ihr Unternehmen tatsächlich eine Transaktion mit einer anderen Partei durchgeführt hat. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise etwas gekauft hat, allerdings keine Zahlungsdokumente vom Verkäufer erhält, hat Ihr Buchhalter kein Recht, diesen Eintrag in den Unternehmensbüchern vorzunehmen.

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Einige gängige Belegdokumente

Jedes Unternehmen muss jede wirtschaftliche Transaktion in seinen Büchern aufzeichnen und genügend Belege liefern, um sie zu stützen. Im Folgenden werden einige gängige Belegdokumente angeführt:

Rechnung

Wenn ein Unternehmen einer anderen Partei ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft, stellt es eine Rechnung oder eine Quittung aus. Diese Rechnung weist die Beschreibung des Produkts, die beteiligten Parteien, das Datum, die Menge und den Preis auf.

Jedes Mal, wenn eine Rechnung ausgestellt wird, gibt es jeweils eine Ausgabe für den Käufer und den Verkäufer.

Bargeldquittung

Eine Quittung ist ein finanzielles Belegdokument, das den Beweis liefert, dass Bargeld von einer Partei an die andere übergegangen ist.

Dieser Quittung weist die Namen der beiden beteiligten Parteien auf sowie das Datum, den übertragenen Geldbetrag und die Währung.

Wenn eine Person oder ein Unternehmen beispielsweise ein Produkt bezahlt, wird eine Quittung als Beleg für das übertragene Bargeld ausgestellt.

Kassenquittung

Die von einer Kasse ausgedruckte Quittung liefert den Beleg, dass ein Kauf mit Bargeld oder Karte bezahlt wurde.

Bestellung

Eine Bestellung ist ein Belegdokument, das vom Käufer an den Verkäufer ausgestellt wird. Zunächst fordert sie ein Produkt oder eine Dienstleistung an, wird aber erst zu einem rechtlich bindenden Dokument, wenn der Verkäufer die Bestellung annimmt.

Manchmal wird eine Bestellung erst nach einem vorangehenden Verhandlungsprozess aufgegeben. Während dieser Phase einigen sich beide Parteien, Käufer und Verkäufer, auf die Bedingungen.

Eine Bestellung enthält die Beschreibung der Artikel, die zu kaufenden Mengen, den Preis, die Lieferdaten und die Zahlungsbedingungen.

Verkaufsauftrag

Ein Verkaufsauftrag ist ein vom Verkäufer nach Erhalt einer Bestellung von einem Käufer erstelltes Dokument. Um die Bestellung anzunehmen, stellt der Verkäufer eine Auftragsbestätigung aus, in der die Produktdetails spezifiziert werden: Produkt und Dienstleistung mit Preis, Menge, Lieferbedingungen und Käufer- und Verkäuferdaten.

Basierend auf dem Verkaufsauftrag kann der Verkäufer eine Rechnung für den Käufer erstellen.

Lieferschein

Der Lieferschein ist ein Dokument, das zusammen mit einer Warenlieferung verschickt wird und belegt, dass die Waren oder Produkte zugestellt wurden.

Der Lieferschein weist normalerweise die Namen der Parteien, den Lieferort, das Datum und die Beschreibungen und Mengen der Artikel der Transaktion auf.

Eine vom Käufer unterzeichnete Kopie wird an den Verkäufer als Lieferbeleg zurückgeschickt.

Wareneingangsschein

Der Wareneingangsschein ist ähnlich wie der Lieferschein, nur wird in diesem Fall vom Käufer ausgestellt.

Er zeigt ebenfalls den Namen der beteiligten Parteien, die Beschreibung und die Mengen der Artikel der Transaktion sowie Datum und Lieferort.

Der Wareneingangsschein kann an den Verkäufer geschickt werden, nachdem die Transaktion abgeschlossen wurde. Er wird herangezogen, um die empfangenen Güter mit den vom Verkäufer erhaltenen Rechnungen abzugleichen.

Lastschrift

Die Lastschrift kann vom Käufer an den Verkäufer zusammen mit zurückgesandten Waren geschickt werden. In diesem Fall benachrichtigt der der Käufer den Verkäufer, dass er nicht beabsichtigt, für die Waren zu bezahlen, sollten sie auf Kredit gekauft worden sein, oder er eine Erstattung vom Verkäufer erwartet, sollten die Waren bereits bezahlt worden sein.

Außerdem kann die Lastschrift vom Verkäufer an den Käufer geschickt werden, wenn sich der zu zahlende Betrag erhöht. In diesem Fall benachrichtigt der Verkäufer den Käufer, dass er den Betrag, den ihm der Käufer schuldet, in seinen Büchern erhöht hat. Aus formeller Sicht kann es als Forderung für eine zusätzliche Zahlung vom Käufer gesehen werden, zum Beispiel wenn Änderungen an der Originalrechnung vorgenommen wurden.

Gutschrift

Eine Gutschrift kann vom Verkäufer geschickt werden, wenn der Käufer das Produkt an den Verkäufer ganz oder teilweise zurückgeschickt hat. In diesem Fall zeigt die Gutschrift, dass der Käufer nicht für diese Produkte zahlen muss, falls er sie auf Kredit gekauft hat, oder dass der Verkäufer dem Käufer jetzt eine Erstattung schuldet, falls der Käufer die Waren bereits bezahlt hat. Außerdem kann eine Gutschrift vom Käufer an den Verkäufer als Antwort auf eine Lastschrift geschickt werden, um die Forderung des Verkäufers zu bestätigen.

Stempelkarte

Die Stempelkarte ist ein internes Dokument, das Unternehmen zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden seines Personals und zur Zahlung von Löhnen verwenden. Die Stempelkarten zeichnen den Namen des Mitarbeiters, den Arbeitstag, die Anfangszeit und die Schlusszeit auf.

Die Stempelkarte hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, von der traditionellen Karte aus Papier zu heute gängigen Magnetkarten oder Fingerabdruckaufzeichnungen.

Kontoauszug

Ein Kontoauszug wird verwendet, um Zahlungen im Buchhaltungssystem zu erfassen und sie mit Rechnungen abzugleichen. Während eines Audits können Kontoauszüge bestätigen, dass die Zahlungen ins Buchhaltungssystem eingingen, die in den Bankkonten des Unternehmens gezeigten Bewegungen tatsächlich stattfanden und wer die empfangende/sendende Partei war.