Überbestände und wie Sie sie vermeiden

Überbestände bedeuten, dass Sie mehr Lagerbestände vorhalten als Sie tatsächlich benötigen. Es mag zwar sinnvoll erscheinen, für alle Fälle zusätzliche Lagerbestände vorzuhalten, doch dies kann Ihre Betriebskosten erheblich erhöhen und Ihre Gewinne schmälern.

Was sind Überbestände?

Überbestände entstehen, wenn ein Unternehmen mehr Lagerbestände kauft, produziert oder lagert, als zur Deckung der tatsächlichen Kundennachfrage erforderlich ist. Dies geschieht häufig aufgrund ungenauer Bedarfsprognosen, langer Vorlaufzeiten oder einer übermäßig vorsichtigen Lagerpolitik. Infolgedessen bleiben Unternehmen auf überschüssigen Lagerbeständen sitzen, die ungenutzt herumstehen, Staub ansammeln und Ressourcen verbrauchen.

Überbestände können jede Art von Lagerbestand betreffen, sei es Fertigware, Rohmaterialien oder unfertige Erzeugnisse. Im Einzelhandel, im E-Commerce und in der Fertigung verlangsamen Überbestände den Lagerumschlag und erhöhen die Lagerkosten, was sich direkt auf den Gewinn und den Cashflow auswirkt.

Ein gewisser Pufferbestand ist jedoch nicht grundsätzlich schlecht. Tatsächlich ist die Aufrechterhaltung eines angemessenen Sicherheitsbestands oft eine kluge Maßnahme, um sich vor Lieferkettenunterbrechungen, Engpässen oder plötzlichen Nachfragespitzen zu schützen. Überbestände werden jedoch zu einer kostspieligen Belastung, wenn der Bestand den prognostizierten Bedarf dauerhaft übersteigt oder wenn Waren ohne klare Strategie gekauft werden.

Überbestände vs. Sicherheitsbestand

Es ist wichtig, zwischen Überbeständen und Sicherheitsbestand zu unterscheiden. Beide Begriffe beziehen sich auf die Vorhaltung von Beständen, die über den unmittelbaren Bedarf hinausgehen, aber die Absicht und die Verwaltung dieser Bestände sind unterschiedlich.

Der Sicherheitsbestand ist ein berechneter Puffer, der vorrätig gehalten wird, um Fehlbestände aufgrund unvorhersehbarer Nachfrage oder Lieferverzögerungen zu vermeiden. Er ist Teil einer bewussten Bestandsstrategie und basiert auf Kennzahlen wie historischen Verkaufsdaten, Lieferantenvorlaufzeiten und Nachfrageschwankungen. Bei richtiger Handhabung verbessert der Sicherheitsbestand die Auftragsabwicklung und die Kundenzufriedenheit.

Überbestände hingegen sind ungeplant und unkontrolliert. Sie können das Ergebnis schlechter Prognosen, Panikkäufen, veralteten Nachschubregeln oder einer falsch ausgerichteten Beschaffung sein. Anstatt Ihren Betrieb zu unterstützen, untergraben sie ihn, indem sie die betriebliche Effizienz verringern, Lagerflächen blockieren und letztendlich Ihre Gewinne schmälern.

Häufige Ursachen für Überbestände

Das Verständnis der Ursachen für Überbestände ist der erste Schritt zur Vermeidung. Hier sind die wichtigsten Ursachen:

1. Ungenaue Bedarfsprognosen

Das Verlassen auf Bauchgefühl oder veraltete Tabellenkalkulationen für die Bedarfsprognose führt zu einer schlechten Bestandsplanung. Wenn die prognostizierten Umsätze zu hoch sind, bestellt oder produziert das Unternehmen möglicherweise mehr als benötigt, was zu Überbeständen führt. Umgekehrt riskiert das Unternehmen bei zu niedrigen Umsatzprognosen, dass ihm die Vorräte ausgehen und es Geschäfte verliert.

2. Lange Vorlaufzeiten und Großbestellungen

Unternehmen mit langen Lieferzeiten bestellen oft zu viel, um Fehlmengen zu vermeiden. Dieser Ansatz kann zwar Unterbestände verhindern, aber auch zu einer Anhäufung von Überbeständen führen.

Großbestellungen zur Einsparung von Stückkosten können ebenfalls nach hinten losgehen. Wenn die Nachfrage nicht mit der größeren Menge übereinstimmt, bleiben Sie auf Überbeständen sitzen, deren Lagerung möglicherweise mehr kostet als Sie im Voraus eingespart haben.

3. Schlechte Koordination entlang der Lieferkette

Missverständnisse zwischen Abteilungen oder entlang der Lieferkette können zu doppelten oder unnötigen Bestellungen führen. Ohne Echtzeit-Transparenz über die Lagerbestände werden Kaufentscheidungen oft isoliert getroffen, was zu Überbestellungen und anderen kostspieligen Fehlern führt.

4. Unzureichende Nachbestellrichtlinien

Unternehmen, die keine Bestellpunkte für ihre Waren festlegen, haben selten einen guten Überblick darüber, was bestellt werden muss und was für den nächsten Bestellzyklus zurückgestellt werden kann. Ebenso können statische Nachbestellpunkte und Nachschubpläne zu Überbeständen führen, wenn sie nicht die sich ändernde Nachfrage berücksichtigen. Unternehmen, die diese Einstellungen nicht regelmäßig auf der Grundlage von Kennzahlen wie Lagerumschlag oder Nachfrageschwankungen aktualisieren, bestellen möglicherweise auch bei sinkender Nachfrage wie gewohnt weiter.

5. Neue Produkte und Veralterung

Bei der Einführung neuer Produkte schätzen Unternehmen deren anfängliche Beliebtheit möglicherweise zu hoch ein. Wenn diese Produkte hinter den Erwartungen zurückbleiben, bleiben die Bestände im Lager liegen und können schließlich veralten.

Selbst beliebte Artikel können mit der Zeit veralten. Elektronik, Mode und verderbliche Waren sind besonders anfällig für schnelle Veralterung, sodass die Bestandsverfolgung und Verkaufsstrategien von entscheidender Bedeutung sind.

6. Falsches Management der saisonalen Nachfrage

Wenn die saisonale Nachfrage nicht genau vorhergesagt und darauf reagiert wird, kann es zu Restbeständen kommen. Ohne geeignete Strategien zum Abbau der Lagerbestände nach saisonalen Spitzenzeiten bestellen Unternehmen häufig zu viel Ware, die nicht der tatsächlichen Nachfrage entspricht.

Die Folgen von Überbeständen

Überbestände sind mehr als nur eine Unannehmlichkeit. Die Auswirkungen können sich auf den Betrieb, die Finanzen und das Kundenerlebnis auswirken:

1. Gebundenes Betriebskapital

Jeder Euro, der für unverkaufte Bestände ausgegeben wird, steht nicht für andere Zwecke wie Marketing, Produktentwicklung oder Personalbeschaffung zur Verfügung. Der Cashflow wird belastet, insbesondere in kleinen Unternehmen, die mit geringeren Margen arbeiten.

2. Höhere Lager- und Bearbeitungskosten

Mehr Bestände erfordern mehr Lagerfläche, Personal, Ausrüstung und Versicherungen. Diese Lagerkosten steigen schnell, insbesondere bei verderblichen oder pflegeintensiven Waren.

3. Veralterung und Verschwendung

Überbestände können schnell veralten oder unbrauchbar werden. Durch Veralterung werden wertvolle Vermögenswerte zu Verbindlichkeiten, die möglicherweise abgeschrieben oder stark rabattiert werden müssen.

4. Eingeengte Gewinnmargen

Um Überbestände abzubauen, greifen Unternehmen häufig zu starken Rabatten oder Ausverkäufen. Dies wirkt sich auf die Gewinnmargen aus und kann das Image der Marke schädigen.

5. Ineffizienzen und verpasste Chancen

Übermäßige Lagerbestände behindern die Arbeitsabläufe im Lager und verlangsamen die Auftragsabwicklung. Außerdem schränken sie Ihre Möglichkeiten ein, schnelllebige oder neue Artikel zu lagern, was den Lagerumschlag und die Reaktionsfähigkeit verringert.

Wie Sie Überbestände vermeiden

Um Überbestände zu vermeiden, sind bessere Tools und intelligentere Arbeitsabläufe erforderlich. So fangen Sie an:

1. Implementieren Sie eine genaue Bedarfsprognose

Nutzen Sie historische Verkaufsdaten und Verbrauchertrends, um die Nachfrage genauer zu prognostizieren. Moderne Bestandsmanagementsoftware und ERP-Systeme bieten einfachen Zugriff auf Ihre Vertriebs- und Produktionsdaten, sodass Sie genauere Prognosen erstellen können. Für Hersteller bieten diese Lösungen Tools zur schnellen Berechnung des Materialbedarfs für die kommenden Monate oder Aufträge.

2. Legen Sie Nachschubpunkte fest

Durch die Festlegung mathematisch berechneter Nachschubpunkte wissen Sie genau, wann es Zeit ist, Ihren Bestand aufzufüllen. Wählen Sie ein Softwaresystem, das automatisch Warnmeldungen bei niedrigen Lagerbeständen versendet, um die Effizienz zu steigern.

3. Nutzen Sie Just-in-Time-Bestände (JIT)

JIT-Bestandsstrategien tragen dazu bei, Überbestände zu reduzieren, indem sie Einkäufe und Produktion genau auf den tatsächlichen Bedarf abstimmen. JIT kann Sie zwar bei Störungen in der Lieferkette Risiken aussetzen, bleibt aber in Kombination mit soliden Prognosen und Notfallplänen ein leistungsstarkes Instrument.

4. Überprüfen und optimieren Sie Ihre SKUs

Führen Sie regelmäßig eine SKU-Optimierung durch, indem Sie Ihren Produktkatalog überprüfen. Eliminieren oder bündeln Sie langsam drehende SKUs und vermeiden Sie die Einführung zu vieler ähnlicher neuer Produkte. Ein klares, fokussiertes Angebot reduziert das Risiko von Überbeständen.

5. Verbessern Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten

Bauen Sie starke Partnerschaften mit Lieferanten auf, um Vorlaufzeiten zu verkürzen und die Flexibilität bei Bestellungen zu erhöhen. Zuverlässige Lieferanten ermöglichen schlankere Abläufe und reduzieren den Bedarf an Sicherheitsbeständen.

6. Überwachen Sie Ihre Bestandskennzahlen

Verfolgen Sie wichtige Bestandskennzahlen wie Lagerumschlagshäufigkeit, Lagerdauer und Verderb. Regelmäßige Analysen lassen Sie frühzeitig Anzeichen für Überbestände erkennen und bessere Entscheidungen treffen.

Wie Sie ERP-Software Überbestände vermeiden lässt

ERP-Systeme kombinieren Daten aus Vertrieb, Einkauf, Produktion und Finanzen, um Unternehmen einen vollständigen Echtzeit-Überblick über ihre Bestände zu verschaffen. Diese zentrale Transparenz ist entscheidend, um Überbestände zu vermeiden.

So kann Sie ERP-Software wie MRPeasy unterstützen:

• Echtzeit-Bestandsverfolgung ERP-Systeme bieten einen klaren, aktuellen Überblick über die Bestände in Lagern, Produktion und Vertrieb. Diese Transparenz lässt Sie Überbestellungen vermeiden, da genau angezeigt wird, was auf Lager ist und was bereits für bestehende Aufträge vorgesehen ist.
• Benachrichtigungen bei Nachbestellungen In vielen ERP-Systemen können Sie Nachbestellschwellen festlegen. Wenn der Lagerbestand unter diese Schwellenwerte fällt, kann das System Warnmeldungen senden, damit Sie zum richtigen Zeitpunkt nachbestellen können.
• Zugriff auf historische Verkaufsdaten Anstatt zu raten, liefert Ihnen die ERP-Software genaue historische Verkaufsdaten, auf denen Sie Ihre Bedarfsprognosen aufbauen können. Durch die Analyse von Trends, Saisonalitäten und vergangenen Verkaufszahlen können Sie fundiertere Prognosen erstellen, anhand denen Sie die Bestellungen an den zukünftigen Bedarf anpassen können.
• Verfolgung von Lieferanten und Vorlaufzeiten ERP-Systeme verfolgen die Leistung und Vorlaufzeiten von Lieferanten und lassen Sie dadurch bessere Beschaffungsentscheidungen treffen. Wenn Sie wissen, wie lange es dauert, bis Materialien oder Produkte geliefert werden, können Sie Nachschubpunkte und Pufferbestände genauer festlegen, Überbestände minimieren und gleichzeitig Engpässe vermeiden.
• Integrierte Beschaffungs- und Produktionsplanung Mit ERP können Sie Einkaufs- und Produktionspläne mit den tatsächlichen Kundenaufträgen und Prognosen abstimmen. So stellen Sie sicher, dass Sie Rohstoffe und Komponenten nur bei Bedarf bestellen, wodurch Sie Überbestände reduzieren und den Lagerumschlag verbessern.

Durch den Einsatz von ERP-Tools zur Rationalisierung und Optimierung Ihrer Bestandsstrategie verhindern Sie nicht nur Überbestände, sondern reduzieren auch das Risiko von Fehlbeständen, verpassten Chancen und Umsatzverlusten – und das bei vollständiger Transparenz Ihrer tatsächlichen Kosten und lückenloser Rückverfolgbarkeit.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Überbestände entstehen, wenn die Lagerbestände den tatsächlichen Kundenbedarf übersteigen, was zu einer Belastung des Cashflows und erhöhten Lagerkosten führt.
• Im Gegensatz zum Sicherheitsbestand, der als strategischer Puffer dient, sind Überbestände in der Regel das Ergebnis schlechter Prognosen oder falsch abgestimmter Entscheidungen in der Lieferkette.
• Häufige Ursachen für Überbestände sind ungenaue Bedarfsprognosen, lange Vorlaufzeiten, Großbestellungen und eine schlechte Koordination zwischen den Abteilungen.
• Überbestände führen zu finanziellen Verlusten, betrieblichen Ineffizienzen, Umweltbelastungen und potenziellen Einbußen bei der Kundenzufriedenheit und den Gewinnmargen.
• Um Überbestände zu vermeiden, sind genaue Prognosen, die Festlegung dynamischer Nachschubpunkte, die Verwaltung von SKUs und die Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten erforderlich.
• ERP-Systeme tragen zur Vermeidung von Überbeständen bei, indem sie Echtzeit-Bestandsübersichten, Warnmeldungen bei Nachschubpunkten, Zugriff auf historische Verkaufsdaten und eine integrierte Beschaffungsplanung bieten.

Häufig gestellte Fragen

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