Kleiner Schokoladenhersteller floriert in der Hochsaison dank ERP

Die manuellen Planungstools von York Cocoa Works konnten mit den Ambitionen des Unternehmens nicht Schritt halten, sodass das Team ein ERP-System für kleine Hersteller implementierte. „Dadurch konnten wir unsere Ressourcen wesentlich effizienter nutzen und termingerechter liefern“, sagt Sophie Jewett, die Gründerin.

Bewahrung des Schokoladenerbes von York

York Cocoa Works ist ein Bean-to-Bar-Schokoladenhersteller im historischen Zentrum von York, einer Stadt, die einst ein Synonym für Süßwarenriesen wie Rowntree’s und Terry’s war. Das Unternehmen entstand aus der Leidenschaft der Gründerin Sophie Jewett für Schokolade und ihrem Wunsch, das handwerkliche Erbe Yorks durch Aufklärung, handwerkliche Produktion und transparente Prozesse zu bewahren. Nachdem sie 2009 in ihrer Küche mit belgischer Schokolade begonnen hatte, erweiterte Jewett ihre Vision 2018 zu einer voll funktionsfähigen Schokoladenfabrik, die heute von einem Team von 18 Mitarbeitern und einem Besucherzentrum unterstützt wird, in dem Gäste den gesamten Prozess der Schokoladenherstellung von der Kakaobohne bis zur fertigen Tafel verfolgen können.

Das Wachstum des Unternehmens brachte jedoch eine zunehmende operative Belastung mit sich. Die Planung der Produktion, die Prognose der Nachfrage und die Verwaltung der Ressourcen wurden zunehmend schwieriger, insbesondere während der Corona-Pandemie, als die Nachfrage unvorhersehbar schwankte. York Cocoa Works verließ sich stark auf Papier und Excel-Tabellen, um die Kapazitäten zu modellieren und den Arbeitsablauf zu organisieren. Mit dem Wachstum des Unternehmens konnten diese manuellen Tools jedoch nicht mehr mit den Ambitionen Schritt halten.

„Wir standen vor großen Herausforderungen bei der Vorhersage der Nachfrage und der Ressourcenbeschaffung“, erinnert sich Jewett. „Wir erstellten unsere Modelle auf Papier und in Excel-Tabellen, brauchten aber etwas, das uns unsere Ressourcen visualisieren und Kapazitäten freizsetzen ließ.“

Ein System mit minimalem Risiko für einen kleinen Lebensmittelhersteller

Die Suche nach einer digitalen Lösung begann mit einer einfachen Anforderung: Das System musste sich in Shopify integrieren lassen, auf das das Unternehmen bereits angewiesen war. Bei dieser Suche stieß man auf MRPeasy, das im Gegensatz zu anderen Lösungen klare Preise, minimale Risiken und ein erschwingliches Abonnementmodell bot, das die Gegebenheiten eines kleinen, aber wachsenden Lebensmittelherstellers reflektierte.

„Ich habe mit anderen regionalen Herstellern gesprochen, die ähnlichen Frust bei der Suche nach einem MRP-System für handwerkliche Betriebe hatten“, erinnert sich Jewett. „MRPeasy stach als das einzige Tool hervor, das unsere Anforderungen erfüllte, ohne dass massive Investitionen erforderlich waren.“

Die Implementierung begann schließlich im April 2025 und wurde bewusst als schrittweise Einführung geplant. Dieser Ansatz ermöglichte es dem Team, das System einzuführen, ohne den laufenden Betrieb, insbesondere in Spitzenzeiten, zu überlasten. Eine Abteilung übernahm die Führung und nutzte MRPeasy zur Bestandsverwaltung, zur Produktionssteuerung und zur Führung digitaler Aufzeichnungen. Dieses Team arbeitet nun vollständig papierlos und nach Lean-Prinzipien und verbreitet gleichzeitig die Vorteile des neuen Systems im gesamten Unternehmen.

„Wir sind ein dynamisches Unternehmen, das sich ständig verändert und weiterentwickelt“, erklärt Jewett. „Wir brauchen robuste Tools, mit denen wir Veränderungen proaktiv bewältigen können, und MRPeasy bietet genau das.“

Zugängliche Daten helfen dem Unternehmen, in Spitzenzeiten erfolgreich zu sein

Nach nur acht Monaten seit der Einführung hat York Cocoa Works bereits genaue Daten gesammelt, die nun in die Geschäftsplanung für das folgende Jahr einfließen. Laut Jewett ist der wertvollste Vorteil des neuen Systems die Klarheit, die es in den Betriebsabläufen geschaffen hat.

„MRPeasy ist unsere zentrale Kommunikationsplattform für das Teilen von Informationen über das Geschehen im Unternehmen und in der Lieferkette“, sagt sie. „Das ist von entscheidender Bedeutung, da wir uns derzeit in der geschäftigsten Zeit des Jahres befinden.“

Entscheidend ist, dass das Team von York Cocoa Works nun einen klaren Überblick über seinen Bestand an Zutaten und Produkten hat. Es weiß genau, was auf Lager ist und was gekauft werden muss, um Aufträge zu erfüllen. Darüber hinaus ermöglicht das neue System die Überwachung der Material- und Fertigungskosten, was eine bessere Kontrolle über die Stückkosten und die Rentabilität ermöglicht.

„Als kleines Unternehmen müssen wir agil, reaktionsschnell und schlank sein“, erklärt Jewett. „MRPeasy hat es uns ermöglicht, unsere Ressourcen wesentlich effizienter zu nutzen und termingerechter zu liefern. Selbst nach nur teilweiser Implementierung hat es uns bereits wertvolle Informationen geliefert, die uns zeigen, wie wir unsere Prozesse optimieren und besser aufeinander abstimmen können.“

Eine solide Grundlage für die Verwirklichung zukünftiger Ziele

Mit Blick auf die Zukunft plant York Cocoa Works, die Nutzung von MRPeasy zu vertiefen, indem es die Modellierungsfunktionen des Systems nutzt, um zukünftige Chancen zu bewerten, Arbeitsabläufe zu optimieren und zu verstehen, wie sich Kosten und Gemeinkosten über das Unternehmen verteilen. Jewett sieht dies als entscheidend für die Erschließung der nächsten Wachstumsphase an.

„MRPeasy ist ein hervorragendes Tool, mit dem ein Unternehmen seine potenziellen Ambitionen planen kann“, fasst sie zusammen. „Mit seinen Modellierungsfunktionen können Sie die Auswirkungen von Wachstum und Chancen visualisieren und verstehen, Wie Sie Kosten und Ressourcen im gesamten Unternehmen verteilen.“

York Cocoa Works hat es sich zum Ziel gesetzt, die Tradition der Schokoladenherstellung in York mit handwerklichem Können und lokalem Stolz wiederzubeleben. Mit MRPeasy als Grundlage für seine Produktionsprozesse verfügt das Unternehmen jetzt über die digitale Basis, um diese Vision zu verwirklichen, ohne dabei das Handwerk zu verlieren, das es auszeichnet.

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