Hersteller von industriellen Reinigungsgeräten verzeichnet nach Einführung von MRP-Software „enorme Verbesserungen“

Nach einer katastrophalen Erfahrung mit einem anderen System hat Arcus Cleaning Systems die perfekte Software für die Verwaltung seiner Betriebsabläufe gefunden. „MRPeasy ist für uns hervorragend geeignet“, sagt Ryan Brogan, der Geschäftsführer.

Spezialisiert auf industrielle Reinigungslösungen für Nischenmärkte

Arcus Cleaning Systems ist ein Hersteller und Lieferant von industriellen Reinigungsgeräten mit Sitz in Lisburn, Nordirland. Das Unternehmen wurde 2019 von den Brüdern Ryan und Connor Brogan gegründet und konzentriert sich auf die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen für Branchen mit spezifischen Reinigungsanforderungen. Das Portfolio umfasst Tank- und Behälterreinigungssysteme für alles von 25-Liter-Fässern bis hin zu 1.000-Liter-IBC-Containern (Intermediate Bulk Containers).

Arcus bedient Branchen wie die Lebensmittelproduktion, die chemische Industrie, die pharmazeutische Verarbeitung und die Abfallbehandlung. Die Spezialgeräte des Unternehmens unterstützen Niederdruck-Desinfektions- und mehrstufige Waschprozesse, die für die Einhaltung strenger Hygienestandards unerlässlich sind.

Das Unternehmen, das zunächst als Zwei-Mann-Betrieb startete, ist mittlerweile auf fünf Mitarbeiter angewachsen: die beiden Gründer und drei Techniker. Das Unternehmen gleicht die hauseigene Montage durch ausgelagerte Metallfertigung aus und gewährleistet so Effizienz ohne Qualitätseinbußen.

Die Notwendigkeit einer betrieblichen Umgestaltung

In den ersten Jahren stützte sich Arcus bei der Verwaltung seiner Produktion und Lagerbestände auf manuelle Systeme. Excel-Tabellen wurden verwendet, um Stücklisten, Einkäufe und Lagerbestände zu verfolgen, während markierte E-Mails als provisorisches Beschaffungssystem dienten. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurden diese manuellen Prozesse jedoch umständlich und fehleranfällig.

„Wir wussten von Anfang an, dass wir ein MRP-System brauchten“, teilt Ryan mit. „Aber eines zu finden, das zu unserer Unternehmensgröße und unserem Budget passte, war eine Herausforderung. Viele Systeme erschienen uns zu groß oder zu kompliziert für unsere Anforderungen.“

Die Ineffizienzen in den Prozessen begannen sich auf den Betrieb auszuwirken, sodass das Team sich nach Softwarelösungen umsah. Der erste Versuch mit einem MRP-System verlief jedoch enttäuschend.

Anfängliche Herausforderungen mit dem falschen System

Arcus fand zunächst ein System, das für seine Einfachheit und Erschwinglichkeit bekannt war, aber in wichtigen Bereichen nicht den Anforderungen entsprach. „Die Funktionalität war für unsere Bedürfnisse zu unflexibel“, erinnert sich Ryan. „Wir gingen davon aus, dass es sich an unsere Abläufe anpassen würde, aber das Gegenteil war der Fall.“

Der Knackpunkt kam dann, als eine Aktualisierung des Lagersystems Daten von mehreren Monaten löschte und das Team frustriert und hilflos zurückließ. „Wir haben Wochen damit verbracht, die verlorenen Informationen wiederherzustellen“, sagt Ryan. „Das war extrem kostspielig und stressig.“

Nach diesem Rückschlag setzte Arcus die Suche nach einer zuverlässigeren Lösung fort.

Die perfekte Lösung für ein wachsendes Unternehmen

Durch Online-Recherchen stießen Ryan und sein Team auf MRPeasy. Die positiven Bewertungen und der modulare Aufbau der Software überzeugten sie, die Software auszuprobieren.

„MRPeasy stach hervor, weil es skalierbar und unkompliziert war“, bemerkt Ryan. „Es verfügte über alle Kernfunktionen, die wir benötigten, ohne die unnötige Komplexität größerer Systeme.“

Ein weiterer Vorteil war die Kompatibilität von MRPeasy mit den beiden unterschiedlichen Geschäftsbereichen von Arcus: der Marke Arcus Cleaning Systems für hergestellte Produkte und dem Geschäftsbereich 23B Solutions für Teile und Pumpenlieferungen.

„Wir betreiben beide Marken unter einem System, und MRPeasy wickelt das nahtlos ab“, erklärt Ryan.

Eine reibungslose und kooperative Implementierung

Aufgrund ihrer bisherigen Erfahrungen ging das Team die Implementierung methodisch an. Connors Verlobte, die auf Prozessdokumentation spezialisiert ist, spielte eine wichtige Rolle bei der Erstellung von SOPs, die auf das System zugeschnitten sind.

„Die Online-Ressourcen von MRPeasy waren ebenfalls von unschätzbarem Wert“, sagt Ryan. „Wir hatten einige Fragen, aber dank der Online-Anleitungen und Handbücher konnten wir alles leicht herausfinden.“

Der Implementierungsprozess, der die Datenmigration, die Entwicklung von SOPs und die Schulung der Mitarbeiter umfasste, dauerte etwa fünf bis sechs Monate. Trotz der Notwendigkeit, die Einrichtung mit dem Tagesgeschäft in Einklang zu bringen, empfand das Team den Prozess als unkompliziert.

„Im Vergleich zu unseren bisherigen Erfahrungen war MRPeasy ein himmelweiter Unterschied“, bemerkt Ryan. „Das Support-Team war reaktionsschnell und wirklich hilfreich. Jedes Problem, das wir angesprochen haben, wurde schnell und präzise gelöst.“

Enorme Verbesserungen bei der Beschaffung und Bestandsverfolgung

Seit der Einführung von MRPeasy hat Arcus Cleaning Systems in mehreren Bereichen seines Geschäfts dramatische Verbesserungen erzielt, die bedeutendsten davon im Beschaffungsprozess.

„Unser Einkauf hat sich komplett verändert“, erklärt Ryan. „Wir sind nicht mehr auf markierte E-Mails oder manuelle Aktualisierungen angewiesen. Der Bedarf wird zum richtigen Zeitpunkt auf der Grundlage der Vorlaufzeiten der Lieferanten ermittelt, und wir können direkt aus diesem Bedarf Bestellungen erstellen. Wir überprüfen jede Woche die ausstehenden Bestellungen, kontrollieren, ob die Lieferungen pünktlich angekommen sind, und setzen uns bei Bedarf mit den Lieferanten in Verbindung. Das ist eine enorme Verbesserung.“

MRPeasy hat auch die Abhängigkeit von Excel-Tabellen für die Bestandsverfolgung beseitigt. Die Echtzeit-Aktualisierungen des Systems stellen sicher, dass die Lagerbestände immer korrekt sind und veraltete Bestände identifiziert und für den Verkauf priorisiert werden können.

„Mit MRPeasy wissen wir genau, wann Lagerbestände eingegangen sind, und können ältere Artikel zum Verkauf anbieten“, sagt Ryan. „Außerdem ist es einfach, die FIFO-Lagerumschlagshäufigkeit zu verwalten, sodass wir sicher sein können, dass wir die ältesten Bestände zuerst verwenden.“

Nahtloser Auftragsfluss

Aus einer breiteren Perspektive bietet das System Arcus umfassende Einblicke in seine Abläufe, von der Projektrentabilität bis zur Genauigkeit der Vorlaufzeiten.

„Wir können jede Phase eines Projekts verfolgen, unseren Gewinn pro Projekt sehen, Verzögerungen erkennen und Prozesse bei Bedarf anpassen“, erklärt Ryan.

Laut Ryan ist eine der herausragenden Funktionen von MRPeasy die Matrix-Stückliste, mit der Benutzer Fertigungsaufträge für konfigurierbare Produkte erstellen können, ohne für jede Variante eine separate Stückliste anlegen zu müssen. Die Matrix-Stückliste, die selbst in wesentlich teureren Lösungen oft fehlt, ist für Unternehmen, die mehrere Konfigurationen eines Basisprodukts herstellen, unverzichtbar.

Arcus hat MRPeasy auch in seine WooCommerce- und eBay-Vertriebskanäle integriert und so die Auftragsverwaltung plattformübergreifend optimiert.

„Die Integrationen sind hervorragend“, sagt Ryan. „Die Bestellungen fließen nahtlos in MRPeasy ein, sodass die Bestands- und Auftragsverfolgung mühelos ist.“

Ein Rat für Hersteller, die Software in Betracht ziehen

Ryan blickt auf den Weg zurück und gibt Herstellern, die MRP-Systeme evaluieren, praktische Ratschläge. „Beginnen Sie mit einem klaren Plan für die Lagerkategorisierung und die Erstellung von SKUs“, empfiehlt er. „Wir haben mit komplexen Benennungsschemata experimentiert, aber ein einfacher, strukturierter Ansatz hat am besten geklappt.“

Er betont auch, wie wichtig es ist, Teammitglieder mit ERP- oder MRP-Erfahrung einzubeziehen. „Unsere Ingenieure hatten bereits Erfahrung mit großen Systemen, was ihnen half, sich schnell anzupassen“, bemerkt Ryan.

Mit MRPeasy hat Arcus Cleaning Systems nicht nur seine Abläufe optimiert, sondern sich auch für zukünftiges Wachstum positioniert. „Das System hat uns Vertrauen in unsere Prozesse gegeben“, sagt Ryan. „Es hat alles von der Beschaffung bis zur Produktion optimiert, sodass wir uns auf Innovation und Kundenzufriedenheit konzentrieren können.“

Ryan fasst mit einer klaren Empfehlung zusammen: „MRPeasy ist für uns einfach brillant. Es ist eine zuverlässige, flexible und kostengünstige Lösung, die ich jedem kleinen oder mittelständischen Hersteller empfehlen würde.“

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