ERP-Migrationsleitfaden für kleine Unternehmen

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Altsysteme durch moderne Fertigungssoftware ersetzen oder eine strategische Entscheidung für einen Anbieterwechsel treffen, ist die ERP-Migration ein strategischer Geschäftsprozess, der sorgfältige Überlegungen und eine präzise Ausführung erfordert.

Was ist eine ERP-Migration?

Eine ERP-Migration ist der Prozess, bei dem Sie Ihre Enterprise-Resource-Planning-Software durch eine neue ersetzen und wichtige Geschäftsdaten, Konfigurationen und Arbeitsabläufe vom alten System auf das neue übertragen. In den meisten Fällen verwenden Unternehmen, die diesen Prozess durchführen, ein Altsystem, das für das Unternehmen nicht mehr geeignet ist. Eine Migration kann jedoch auch erforderlich sein, wenn eine vorherige Lösung nicht die gewünschten Ergebnisse geliefert hat oder ihre Implementierung fehlgeschlagen ist.

Die Migration eines ERP-Systems ist keine leichte Aufgabe. Es muss ein Migrationsprojekt entwickelt, ein Team zusammengestellt und die mögliche Einbeziehung von Beratern geprüft werden. Eine Migration setzt umfassende Recherchen und Entscheidungen auf Führungsebene zu geeigneten Alternativen, Datenmanagement, Sicherheitsaspekten, der Zuweisung von Implementierungsressourcen usw. voraus. Dies ist eine wichtige Frage, da Ihr ERP-System einen großen Einfluss auf Ihre täglichen Geschäftsabläufe und sogar auf Ihre Lieferkette hat.

ERP-Technologien haben sich in den letzten 10 Jahren stark weiterentwickelt. Aus dem, was in der jüngeren Vergangenheit ein riesiges Softwarepaket war, das nur für große Unternehmen gedacht war, ist ein vielfältiger Markt entstanden. Heute gibt es ERPs in vielen Formen, die sich an bestimmte Branchen, unterschiedliche Geschäftstypen und Unternehmensgrößen richten. Cloud-basierte Lösungen, die meist viel einfacher zu implementieren sind, verdrängen zunehmend On-Premise-Lösungen. Übersetzt mit DeepL.com (kostenlose Version)

Warum sollten Sie den ERP-Anbieter wechseln?

Viele Branchen, die früher nur begrenzten Zugang zu technologischen Lösungen hatten oder Produktivitätssoftware als unerschwinglich teuer empfanden, setzen zunehmend moderne ERP-Systeme ein. In vielen Fällen stellen diese Unternehmen von veralteten Legacy-ERP-Systemen oder, was noch häufiger der Fall ist, von Tabellenkalkulationen und papierbasierten Systemen um. Ein Paradebeispiel ist der Sektor kleiner Fertigungsunternehmen, der in den letzten Jahren eine bedeutende Welle der Einführung von ERP-Systemen für die Fertigung erlebt hat.

Angesichts des stetigen technologischen Fortschritts und der großen Vielfalt an Anbietern wird die ERP-Migration jedoch immer häufiger von allen Arten von Unternehmen durchgeführt, die ihre Abläufe modernisieren möchten. Dies geht so weit, dass sogar Software entwickelt wurde, die speziell zur Vereinfachung und Verwaltung der ERP-Datenmigration dient.

Gründe für einen Wechsel des ERP-Anbieters sind unter anderem:

• Ihr Unternehmen wächst – es sind neue Anforderungen oder Volumina entstanden, die mit der aktuellen Lösung nicht mehr bewältigt werden können.
• Sie können Ihre Kapitalrendite (ROI) steigern – der Preis pro Funktion ist so weit gesunken, dass ein Anbieterwechsel selbst nach den zusätzlichen Kosten für die Migration kosteneffizienter ist.
• Sie benötigen mehr Integration oder Funktionalität – Ihr Unternehmen ist auf Anwendungen von Drittanbietern angewiesen, die nicht in das aktuelle System integriert sind, oder möchte Funktionen nutzen, die dieses nicht bietet.

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems

Obwohl es zahlreiche ERP-Anbieter gibt, sollte ein Systemwechsel sorgfältig überlegt sein. Die ERP-Migration ist ein strategischer Prozess, der das gesamte Unternehmen von der Produktionslinie über die Kunden bis hin zu den Lieferanten betrifft. Trotz aller Produktivitätssteigerungen kann eine verpfuschte Implementierung Ihre Finanzen ruinieren.

Bei der Auswahl einer ERP-Software sollten Sie mit den strategischen Stakeholdern des Unternehmens eine Reihe von Fragen klären. Dazu gehören beispielsweise:

• Wie würde das ERP-System meine Geschäftsanforderungen erfüllen oder meine Prozesse verbessern?
• Ist die Software für meine Unternehmensgröße ausgelegt?
• Gibt es branchenspezifische ERP-Lösungen für meinen Anwendungsfall?
• Bietet das System ausreichend Skalierbarkeit für die Zukunft?
• Bieten der Preis, die Betriebskosten und die Implementierung des ERP-Systems einen ausreichenden ROI, um die Einführung zu rechtfertigen?
• Bietet die Lösung eine ausreichende Rückverfolgbarkeit, um meine Compliance-Anforderungen zu erfüllen?
• Ist das System intuitiv genug, damit meine Mitarbeiter es bedienen können?

Weitere Informationen finden Sie in unserer Liste der 10 häufigsten Fehler, die kleine Fertigungsunternehmen bei der Einführung von ERP-Software machen.

Herausforderungen bei der Migration von ERP-Software

Wie bereits erwähnt, ist die Migration Ihres gesamten Produktivitätssystems auf eine neue Software eine Herausforderung, selbst wenn alles reibungslos verläuft. Hier sind einige häufige Herausforderungen, denen Sie bei der ERP-Migration begegnen können.

• Ressourcenverfügbarkeit und Vermeidung von Ausfallzeiten. Erfolgreiche ERP-Migrationsprojekte erfordern einen erheblichen Zeit- und Personalaufwand. Im Durchschnitt kann eine erfolgreiche ERP-Migration je nach Komplexität des Unternehmens zwischen einigen Monaten und einem Jahr dauern. Die Zuweisung der richtigen Mitarbeiter und ausreichender Ressourcen ist unerlässlich, um den täglichen Betrieb nicht zu beeinträchtigen und die Geschäftskontinuität sicherzustellen.
• Komplexität der Implementierung. Die Implementierung eines ERP-Systems ist an sich schon anspruchsvoll. Die Koordination von Arbeitsabläufen und Konfigurationen über mehrere Abteilungen hinweg ist sowohl technisch als auch logistisch komplex. Die Migration ist jedoch noch komplexer, da sie den Übergang vom alten System und die gleichzeitige Einführung eines neuen Systems erfordert.
• Anpassung oder Neugestaltung von Geschäftsprozessen. Die ERP-Migration ist zwar eine Herausforderung, bietet aber auch die Möglichkeit, ineffiziente Arbeitsabläufe zu überarbeiten. Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, das neue System an Ihre aktuellen Prozesse anzupassen oder die Gelegenheit zu nutzen, bestimmte Abläufe anhand der in der neuen Software integrierten Best Practices zu optimieren.
• Compliance-Anforderungen und Datensicherheit. Die Übertragung sensibler Geschäftsdaten zwischen Systemen kann Ihr Unternehmen Sicherheitsrisiken oder Compliance-Verstößen aussetzen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass der Migrationsprozess die relevanten gesetzlichen Vorschriften erfüllt. Daten müssen sicher extrahiert, übertragen und mit geeigneter Verschlüsselung, rollenbasiertem Zugriff und Dokumentation validiert werden, um Integrität und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
• Änderungsmanagement. Eine ERP-Migration ist für die Mitarbeiter zwangsläufig mit Stress verbunden. Proaktives Management interner Widerstände, Kommunikation der Vorteile sowie Schulungen und Support sind entscheidend für einen reibungslosen Übergang.

Die Bedeutung der ERP-Datenmigration

Die Datenmigration ist eines der wichtigsten Themen bei der ERP-Migration und bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Beispielsweise müssen Daten aus einem Altsystem neu formatiert werden, um die Kompatibilität mit der neuen Software und allen Drittanbietersoftware zu gewährleisten, die Sie verwenden möchten, wie z. B. eine CRM- (Customer Relationship Management) oder E-Commerce-Anwendung. Auch Probleme mit der Datenqualität, wie unvollständige oder veraltete Daten oder nicht standardisierte Formate, müssen behoben werden. Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.

Im Allgemeinen lassen sich die Daten in einem ERP-System in zwei Kategorien einteilen:

• Stammdaten sind Informationen über Prozesse, Artikel und andere nicht transaktionsbezogene Daten, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind.
• Historische Daten sind die Historie der vom System verarbeiteten Geschäftstransaktionen und Ereignisse.

Die Migration von Stammdaten ist unerlässlich und erfordert in der Regel eine Umstrukturierung, um sie an die Logik des neuen Systems und die neuen Arbeitsweisen anzupassen.

Die Migration historischer Daten ist unabhängig vom System ein sehr zeitaufwändiges Projekt. Sie ist selten einfach durchzuführen und kann in der Regel bestenfalls teilweise migriert werden. Die Migration historischer Daten erfordert zwangsläufig eine effektive Strategie zur Datenarchivierung.

Die Schritte der ERP-Datenmigration

1. Datenzuordnung und -analyse. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Datenlandschaft, identifizieren und wählen Sie aus, welche Datensätze migriert, archiviert oder gelöscht werden sollen. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Stammdaten wie Kunden, Produkte, Stücklisten und Lieferanten.
2. Datenbereinigung und -transformation. Standardisieren Sie Formate, entfernen Sie Duplikate und korrigieren Sie Fehler, um die Datenqualität und -konsistenz sicherzustellen. Formatieren Sie anschließend die vorhandenen Datenfelder neu und passen Sie sie an die Struktur, Einschränkungen und Anforderungen des neuen ERP-Systems an.
3. Sicherheitsplanung. Sichern Sie den Migrationsprozess mit ausreichender Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, die den erforderlichen Vorschriften entsprechen. Erstellen Sie außerdem eine sichere Sicherungskopie Ihrer Daten, um Datenverluste auszuschließen.
4. Durchführung der Migration. Führen Sie die Migration je nach den Möglichkeiten des Systems mit integrierten ERP-Datenimporttools oder benutzerdefinierten Skripten durch. Stellen Sie sicher, dass die Daten im richtigen Format geladen werden und den vordefinierten Zuordnungen entsprechen. Bei größeren oder komplexeren Migrationen kann auch der Einsatz von Automatisierung oder Middleware sinnvoll sein, um manuelle Fehler zu reduzieren.
5. Validierung und Test. Testen Sie nach der Migration die Formatierung und Datenintegrität, damit die Datensätze korrekt übertragen wurden. Führen Sie anschließend umfassendere Tests für komplette Workflows von der Auftragsabwicklung über die Produktionsplanung bis hin zur Versandabwicklung durch. So stellen Sie sicher, dass das neue System in realen Szenarien zuverlässig funktioniert.
6. Dokumentation. Jede Phase des Datenmigrationsprozesses, einschließlich Entscheidungen, Änderungen und Zuordnungen, sollte dokumentiert werden, um Audits und zukünftige Aktualisierungen zu unterstützen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation trägt auch zur Zukunftssicherheit des Systems bei und vereinfacht die Fehlerbehebung oder weitere Migrationen in der Zukunft.

Moderne ERPs verfügen in der Regel über integrierte Datenimportfunktionen, mit denen große Mengen formatierter Daten über CSV oder andere Formate importiert werden können. In Fällen, in denen eine umfangreiche Migration komplexer Daten erforderlich ist, kann es sinnvoll sein, Importfunktionen als Kriterium für die Auswahl eines ERP-Systems zu berücksichtigen.

Checkliste für die ERP-Migration für kleine Unternehmen

Die Aufteilung des Migrationsprozesses in konkrete Schritte lässt Sie ihn effektiver verwalten. Keine zwei Implementierungen sind identisch, aber der Kernablauf ist trotzdem meist derselbe. Nachfolgend finden Sie eine schrittweise Checkliste für die ERP-Migration, gegliedert in wichtige Phasen.

Phase 1: Abstimmung mit den Beteiligten und Prozessabbildung

1. Kommunizieren Sie mit den Beteiligten. Beziehen Sie wichtige Beteiligte aus allen betroffenen Abteilungen frühzeitig in den Migrationsprozess ein. Eine klare Kommunikation sorgt für einheitliche Erwartungen, deckt potenzielle Risiken auf und sorgt für eine reibungslosere Umstellung.

2. Bilden Sie bestehende Geschäftsprozesse ab und bewerten Sie sie. Dokumentieren Sie die aktuellen Arbeitsabläufe und identifizieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team Ineffizienzen oder Lücken. Dies ist unerlässlich, um zu vermeiden, dass das neue ERP-System bestehende Einschränkungen repliziert, und stattdessen die betriebliche Effizienz verbessert.

Phase 2: ERP-Recherche und Migrationsplanung

3. Recherchieren und wählen Sie einen geeigneten ERP-Anbieter. Bewerten Sie ERP-Anbieter anhand Ihrer Unternehmensgröße, Ihrer Branche und Ihrer Anforderungen. Berücksichtigen Sie dabei Funktionalität, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Gesamtbetriebskosten und die Qualität des Anbietersupports.

4. Entwickeln Sie einen Migrationsplan und bilden Sie ein Team. Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit Zeitplänen, Meilensteinen, Schlüsselkennzahlen und festgelegten Verantwortlichkeiten. Benennen Sie anschließend ein funktionsübergreifendes Migrationsteam, das die Planung und Durchführung des Prozesses leitet. Das Team sollte mindestens einen Mitarbeiter umfassen, der über umfassende Kenntnisse Ihrer Systeme verfügt und ausreichend Zeit für die Migration aufwenden kann. Bei Bedarf sollte auch externe Unterstützung durch Berater in Betracht gezogen werden.

Phase 3: Datenaufbereitung und Migration

5. Bereiten Sie Ihre Datenmigrationsstrategie vor. Entscheiden Sie, welche Daten wesentlich sind, was archiviert werden sollte und was zurückgelassen werden kann. Konzentrieren Sie sich auf saubere, relevante Stamm- und Betriebsdaten, die Ihr Unternehmen in Zukunft unterstützen werden.

6. Migrieren Sie die Daten und stellen Sie deren Validierung sicher. Migrieren Sie die ausgewählten Daten sicher mit ERP-Importtools, Middleware oder automatisierten Skripten und überprüfen Sie anschließend die Formatierung und Datengenauigkeit. Führen Sie Funktionstests durch, um sicherzustellen, dass die migrierten Daten die tatsächlichen Arbeitsabläufe im neuen System unterstützen.

Phase 4: Implementierung und Inbetriebnahme

7. Implementieren Sie das neue System und testen Sie alles. Führen Sie das neue System je nach Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen und Anwendungsfall schrittweise oder auf einmal ein. Testen Sie die ERP-Datenbank und die Funktionen separat sowie im Rahmen kompletter Arbeitsabläufe. Beheben Sie alle auftretenden Probleme, bevor Sie das System vollständig in Betrieb nehmen.

8. Nehmen Sie das System mit allen Daten in Betrieb. Wechseln Sie nach erfolgreichen Tests zum neuen ERP-System. Erwägen Sie, das alte und das neue System für einen kurzen Zeitraum parallel zu betreiben, um versteckte Probleme zu erkennen und die Kontinuität sicherzustellen. Wir empfehlen jedoch, eine realistische Frist festzulegen und ab diesem Zeitpunkt neue Aufträge nur noch im neuen System zu bearbeiten.

Phase 5: Schulung und Änderungsmanagement

9. Änderungsmanagement und Support nach der Einführung. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter während der Umstellung durch klare Kommunikation und aktive Problemlösung. Überwachen Sie die Systemleistung nach der Einführung genau, sammeln Sie Feedback und seien Sie bereit, Probleme in der Anfangsphase umgehend zu beheben.

10. Kontinuierliche Schulungen. Bieten Sie allen Benutzern gezielte Schulungen an, die auf ihre Rollen und Arbeitsabläufe zugeschnitten sind. Stellen Sie sicher, dass die Schulungen sowohl die grundlegende Systemnavigation als auch rollenspezifische Aufgaben wie Auftragserfassung, Bestandsverwaltung oder Berichterstellung abdecken. Erwägen Sie regelmäßige Auffrischungsschulungen und Supportmaterialien, um den Mitarbeitern die Umstellung zu erleichtern. Gut geschultes Personal ist für den langfristigen Erfolg eines ERP-Systems unerlässlich.

Die Vorteile von Cloud-ERP-Lösungen

Cloud-ERP-Plattformen bieten kleinen und wachsenden Unternehmen gegenüber herkömmlichen lokalen Lösungen eine Vielzahl praktischer Vorteile.

Zum einen entfällt die Anschaffung kostspieliger Hardware und die Abhängigkeit von internen IT-Teams. Anstelle der Wartung von Servern und IT-Infrastruktur zahlen Sie eine vorhersehbare Abonnementgebühr, was die Budgetierung vereinfacht und in der Regel die Gesamtbetriebskosten im Laufe der Zeit senkt.

Cloud-basierte ERPs werden außerdem kontinuierlich gewartet und verbessert. Updates erfolgen automatisch im Hintergrund, sodass Benutzer ohne Unterbrechungen oder geplante Ausfallzeiten auf die neuesten Funktionen, Sicherheitskorrekturen und Leistungsverbesserungen zugreifen können.

Ein weiterer Bereich, in dem Cloud-Systeme glänzen, ist die Skalierbarkeit. Das Wachstum Ihres Unternehmens ist viel einfacher, wenn keine manuellen Server-Upgrades oder erhebliche Änderungen an der Infrastruktur erforderlich sind. Wenn Sie mehr Funktionen benötigen, ist ein höherer Abonnementtarif in der Regel der einzige nennenswerte Kostenfaktor für die Skalierung des Systems. Aufgrund ihres offenen Designs legen Cloud-Systeme Wert auf eine intuitive Benutzeroberfläche, mobilen Zugriff und eine einfache Einarbeitung, wodurch sie leichter zugänglich sind.

Schließlich bieten Cloud-Lösungen oft eine verbesserte Datensicherheit. Seriöse Anbieter investieren stark in Cybersicherheit, Datenverschlüsselung, Backups und Compliance-Zertifizierungen, oft über das hinaus, was ein kleines oder mittelständisches Unternehmen aus eigener Kraft leisten kann.

8 Bewährte Verfahren für die ERP-Migration

Eine erfolgreiche ERP-Migration hängt von einer strategischen Planung und einer disziplinierten Umsetzung ab. Basierend auf praxiserprobten Erkenntnissen und der umfangreichen Implementierungserfahrung von MRPeasy finden Sie hier acht bewährte Verfahren, die Sie bei der Umstellung unterstützen.

1. Klassifizieren Sie Ihre Daten. Nehmen Sie sich Zeit, um Elemente logisch zu benennen und zu codieren, Produktgruppen zu definieren und Stücklisten und Arbeitspläne zu strukturieren. Änderungen nach der Inbetriebnahme sind äußerst schwierig, daher sollten Sie von Anfang an sicherstellen, dass Ihre Datenstruktur zukunftssicher ist.
2. Testen Sie gründlich und halten Sie Tests von der Implementierung getrennt. Überspringen oder überstürzen Sie niemals die Testphase. Verwenden Sie für erste Tests saubere, vereinfachte Daten und speichern Sie die realen Daten für die Implementierungsphase. Durch die Trennung von Test- und Live-Umgebungen lassen sich Fehler vermeiden, die später nur schwer zu beheben sind.
3. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein und schulen Sie sie. Menschen sind für den Erfolg genauso wichtig wie Software. Bestimmen Sie Schlüsselbenutzer, bieten Sie systematische Schulungen an und stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgaben versteht. Befähigen Sie geschultes Personal, andere im Unternehmen zu unterstützen.
4. Entwickeln Sie klare SOPs. Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen, die widerspiegeln, wie Aufgaben mit dem neuen ERP-System ausgeführt werden. Die Dokumentation dieser Vorgehensweisen gewährleistet Konsistenz und erleichtert später die Einarbeitung und Skalierung.
5. Seien Sie realistisch in Bezug auf Anpassungen. Anstatt das ERP-System an jeden Sonderfall Ihres aktuellen Prozesses anzupassen, sollten Sie in Betracht ziehen, einige Arbeitsabläufe an das System anzupassen. Dies führt oft zu besseren langfristigen Ergebnissen und weniger Komplexität.
6. Lassen Sie das alte System noch eine Weile laufen. Der parallele Betrieb kann in den ersten Wochen nach der Inbetriebnahme sehr hilfreich sein. So können Sie die Genauigkeit doppelt überprüfen und Probleme erkennen, ohne den Betrieb zu unterbrechen.
7. Importieren Sie keine historischen Daten. Migrieren Sie nur saubere, aktuelle und verwertbare Daten. Schließen Sie offene Aufträge in Ihrem alten System ab und beginnen Sie mit neuen Aufträgen im neuen ERP-System. So vermeiden Sie Unordnung und Verwirrung.
8. Zögern Sie das Unvermeidliche nicht hinaus. Je länger Sie mit der Migration warten, desto unübersichtlicher können Ihre Systeme und Prozesse werden. Wenn ERP eindeutig der richtige Schritt für Ihr Unternehmen ist, planen Sie sorgfältig und gehen Sie ohne zu zögern vor.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die ERP-Migration ist ein strategischer Prozess zum Austausch von Unternehmenssoftware. Dabei wird ein bestehendes, veraltetes oder leistungsschwaches System auf ein neues umgestellt, wobei wichtige Daten, Konfigurationen und Arbeitsabläufe zwischen den beiden Systemen übertragen werden.
• Häufige Gründe für den Wechsel des ERP-Anbieters sind unter anderem, dass die aktuellen Tools nicht mehr ausreichen, eine bessere Integration erforderlich ist oder eine höhere Kosteneffizienz angestrebt wird. Moderne ERP-Lösungen bieten umfangreichere Funktionen zu geringeren Kosten und erleichtern so Upgrades.
• Die Datenmigration ist der komplexeste Teil der ERP-Migration. Unternehmen müssen ihre Daten sorgfältig klassifizieren, bereinigen und zuordnen, bevor sie in das neue System importiert werden können. Die Migration nur sauberer, relevanter Stammdaten gewährleistet Genauigkeit, während historische Daten archiviert werden sollten, sofern sie nicht unbedingt erforderlich sind.
• Cloud-basierte ERPs bieten eine höhere Flexibilität und Kapitalrendite als lokale Lösungen, da sie keine Infrastruktur vor Ort erfordern, automatische Updates bieten und sich leichter an das Wachstum des Unternehmens anpassen lassen. Dank erhöhter Sicherheit, mobilem Zugriff und intuitivem Design sind sie ideal für kleine Fertigungsunternehmen.
• Der Erfolg einer ERP-Migration hängt von guten Testumgebungen, der Bereitschaft der Mitarbeiter, gut dokumentierten Verfahren und einer zunächst minimalen Anpassung ab.

Häufig gestellte Fragen

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