Der Effizienz Dampf gemacht: Sauna-Hersteller bringt 45 Jahre Handwerkskunst ins digitale Zeitalter

Für den britischen Saunahersteller Oceanic Saunas hat die Modernisierung des Produktionssystems mit einer neuen Fertigungssoftware zu greifbaren Vorteilen in den Bereichen Vertrieb, Fertigung, Transparenz und Finanzen geführt.

Ein Familienunternehmen mit Leidenschaft für Wärme

Seit seiner Gründung in den 1970er Jahren hat sich Oceanic Saunas zu einem der führenden Hersteller von Saunen und Dampfbädern in Großbritannien entwickelt. Von kompakten Infrarotkabinen bis hin zu maßgeschneiderten türkischen Dampfbädern ist das in Wolverhampton ansässige Unternehmen für die Planung und den Bau hochwertiger Wellnessbereiche für Privathaushalte und gewerbliche Standorte bekannt.

Geschäftsführerin Sarah Jones, die vor etwa zwei Jahrzehnten in das Familienunternehmen eintrat, hat das Unternehmen in den letzten Jahren durch eine bedeutende Entwicklung geführt. Oceanic Saunas verkaufte früher neben seinem Hauptprodukt, Saunen, auch eine breite Palette von Badprodukten, darunter Badewannen, Duschen und Waschraumzubehör. „Der Markt wurde langsam gesättigt und ich entschied mich deshalb dafür, mich nur noch auf Saunen und Dampfbäder zu konzentrieren. Das ist das, was wir wirklich gut können und wofür uns unsere Kunden heute kennen“, sagt Sarah.

Oceanic Saunas beschäftigt rund 20 Vollzeitmitarbeiter an seinem Standort in Wolverhampton und ist mit fast einem halben Jahrhundert Erfahrung nach wie vor ein stolzer unabhängiger Hersteller, der jetzt auch moderne Fertigungsmethoden nutzen möchte.

Eine Systemüberholung war erforderlich.

Die internen Systeme des Unternehmens konnten mit der Produktinnovation nicht Schritt halten, wie es bei langjährigen Unternehmen manchmal der Fall ist. „Wir haben seit jeher Sage 50 verwendet“, erklärt Sarah. „Aber das ist im Grunde genommen nur ein Buchhaltungsprogramm und konnte uns einfach nicht das bieten, was wir aus Sicht des Vertriebs und der Produktion benötigten.“

Aufgrund der Abhängigkeit des Unternehmens von ineffizienten Produktivitätswerkzeugen war der Produktionsprozess mit kleinen Ineffizienzen behaftet – doppelte SKUs (Stock Keeping Units), inkonsistente Materialien und keine Transparenz in der Fertigung. „Das gesamte SKU-System war ein Chaos“, sagt Sarah. „Im Laufe der Jahre hatten zu viele Mitarbeiter daran gearbeitet. Es musste komplett bereinigt werden. Und da wir gerade dabei waren, unser Sauna-Sortiment zu erweitern, war das ein guter Zeitpunkt, alles effizienter zu gestalten und die Systeme umzustellen.“

Was als Systembereinigung begann, entwickelte sich bald zu einem unternehmensweiten Modernisierungsprojekt – einer umfassenden Neuausrichtung der Produktstrukturen, Arbeitsabläufe und Räumlichkeiten. „Und wir wollten eine wirklich gute Software, die all das unterstützt und uns alles aufräumen, die Dinge richtig verfolgen und das Unternehmen für die Zukunft stärken ließ“, erinnert sich Sarah.

Von Regierungsprogrammen zu App-Marktplätzen

Sarah hatte nicht damit gerechnet, dass ihre Suche nach einer Fertigungssoftware zu einer 12-monatigen Reise mit mehreren Partnern und Förderprogrammen werden würde. Zunächst wandte sie sich an CW Growth Hub, eine regionale Organisation zur Unterstützung von KMU. Diese vermittelte ihr den Kontakt zum Manufacturing Technology Centre (MTC), einem Kompetenzzentrum für die Weiterentwicklung von Fertigungstechnologien, das Oceanic Saunas wiederum empfahl, am Made Smarter-Programm teilzunehmen, einer von der britischen Regierung unterstützten Initiative, die die Einführung digitaler Technologien beschleunigen sollte. „Sie stellten uns Mitarbeiter zur Seite, die uns zeigten, worauf wir achten mussten, und wir erhielten Software-Demos mit unseren Live-Daten.“

In Verbindung mit der Unterstützung durch Made Smarter begann Sarah auch mit eigenen Recherchen. Dabei stieß sie auf die auf KMU ausgerichtete Fertigungssoftware MRPeasy. Sarah testete die Testversion und war beeindruckt. Sie überprüfte sogar, wie sie auf ihrem Handy aussah, um die Benutzerfreundlichkeit für Lagerarbeiter zu sehen, die sie hauptsächlich für die Berichterstellung verwenden würden. „Ich war sofort begeistert. Die Software war intuitiv und hatte eine hervorragende Benutzeroberfläche. Meine Logik war, dass wenn ich die Nutzung einfach finde, meine Vertriebsmitarbeiter und die übrigen Mitarbeiter das auch tun würden“, sagt sie.

Sie kehrte zu MTC zurück und teilte ihnen mit, dass sie MRPeasy gefunden hatte und es ihr gefiel. Da MTC das System nicht direkt unterstützen konnte, vermittelten sie Sarah den Kontakt zu Smart Manufacture, einem unabhängigen Beratungsunternehmen für Fertigung und ERP, das ein autorisierter Implementierungspartner von MRPeasy ist und sich direkt um die Einrichtung und Implementierung des Systems kümmerte.

Der Berater kam vor Ort, erstellte einen Plan für die Produktionsumgebung, sprach mit allen Abteilungen, verschaffte sich ein umfassendes Verständnis der Geschäftsabläufe und kam zu dem Schluss, dass MRPeasy den Anforderungen des Unternehmens entsprach.

Einführung inmitten großer Veränderungen

Die Einführung von MRPeasy begann Ende 2022, mitten in drei großen parallelen Projekten: einer kompletten Neugestaltung der Produktpalette, einer neuen Magento 2-E-Commerce-Website und, für Sarah persönlich, der Geburt ihrer beiden Kinder. „Es war eine arbeitsreiche Zeit“, lacht sie. „Aber alles musste ineinandergreifen, damit es funktionierte.“

Der Übergang verlief nicht ohne Herausforderungen. Da das Unternehmen gleichzeitig viele Bereiche umstellte, dauerte die Implementierung von den ersten Schritten bis zur Inbetriebnahme etwa ein Jahr.

Trotz anfänglicher Widerstände war die interne Reaktion von Oceanic Saunas auf die Systemumstellung bald positiv. „Die Leute gewöhnen sich daran, Dinge auf ihre eigene Weise zu tun. Viele unserer Mitarbeiter arbeiteten intensiv mit Tabellenkalkulationen und druckten alles aus. Es war also einiges an Überzeugunsarbeit nötig, ihnen das abzugewöhnen“, erklärt Sarah. „Heute ist MRPeasy aber gut angepasst. Einige meiner Mitarbeiter mögen das neue System sogar so sehr, dass sie sich fast schon darum reißen, Probleme zu lösen, wenn etwas auftaucht!“

Vorteil: Ein klarerer Überblick über das Unternehmen

Seit der Inbetriebnahme ist MRPeasy zu einem zentralen Bestandteil der Betriebsabläufe von Oceanic Saunas geworden. Es bietet Sarah einen vollständigen Überblick über die Funktionsweise des Unternehmens. „Ich kann mich von überall auf der Welt einloggen und sehen, wie das Geschäft läuft – wie viele Verkäufe wir heute hatten, was in Produktion ist, was hereinkommt, einfach alles“, sagt Sarah. Sie nutzt CRM-Filter, um die Konversionsraten von Angeboten zu überwachen und die tägliche Verkaufsleistung zu verfolgen. Das war zuvor schwer zu erkennen. „Jetzt ist alles auf einen Blick ersichtlich.“

Über die Reaktionsfähigkeit von MRPeasy und dessen Fähigkeit, die Anforderungen von Oceanic Saunas während und nach der Implementierung zu erfüllen, sagt Sarah: „Im Allgemeinen gab es mit MRPeasy immer eine Lösung. Das Support-Team ist wirklich hervorragend und das Ticket-System funktioniert sehr gut. Wir hatten keine Probleme, die nicht in relativ kurzer Zeit gelöst wurden.“

Die Produktionseffizienz steigt wie die Hitze

Neben der verbesserten Transparenz war die genaue Kostenkalkulation eine weitere bedeutende Verbesserung für Oceanic Saunas. „Eines unserer größten Probleme mit Sage war, dass wir die Kosten nicht detailliert genug kalkulieren konnten. Mit MRPeasy können wir Gemeinkosten zuweisen und das System berechnet automatisch die Produktkosten auf der Grundlage der SKU-Konfigurationen. Ich bin jetzt viel zuversichtlicher und kann das zudem sehr schnell erledigen.“

Sarah schätzt insbesondere die Stücklistenfunktion mit Parametern, die flexible Produktkonfigurationen ermöglicht. „Wir haben Produktvarianten – unterschiedliche Materialien, Oberflächen, Details und so weiter. Es ist so einfach, die Variante auszuwählen und MRPeasy automatisch die entsprechenden Bestellungen erstellen, Kosten und Vorlaufzeiten berechnen und sogar Bestellungen für fehlende Artikel generieren zu lassen. Das entlastet das Team erheblich.“

Ratschlag der Geschäftsführerin: Vor der Umstellung der Systeme gründlich recherchieren

Anderen Unternehmen, die den Einsatz einer ERP-Software für die Fertigung in Betracht ziehen, gibt Sarah einen Rat: „Überstürzen Sie nichts. Ich würde alles lesen, was ich über MRP- und ERP-Systeme finden kann, um meine Anforderungen genau zu definieren“, sagt sie. „Diese Systeme sind umfangreich, und es gibt viel zu beachten. Für uns ging es darum, wie die Software Fertigungsaufträge verarbeitet, wie Daten an die Fertigung weitergeleitet werden und wie die Bediener auf Anweisungen zugreifen.“

Abschließend fasst sie im Rahmen ihrer Erfahrung klar zusammen: „Es war unerlässlich, sich mit den Funktionen der Software vertraut zu machen. Das hat zwar eine Weile gedauert, aber es hat mir die Sicherheit gegeben, eine gute Software zu erkennen, als ich sie sah. MRPeasy ist einfach angenehm zu bedienen und bietet alles, was man braucht, vom CRM bis zur Produktionsplanung. Das hat mich überzeugt. Wir haben damit definitiv neue Effizienzsteigerungen erzielt. MRPeasy unterstützt die Art von Fertigungsdisziplin, die wir angestrebt haben, und gibt uns die Struktur, um uns an Veränderungen anzupassen.“

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