Lebensmittelverpackungsspezialist ersetzt Bestandssoftware aus der Vietnamkriegszeit durch Cloud-basiertes MRP-System

Hovat, ein renommierter Anbieter von Lebensmittelverpackungslösungen, hat kürzlich seine Produktions- und Lagerverwaltungssysteme durch die Einführung einer modernen MRP-Software umgestellt. „Als ich anfing, wurde eine Software aus den 70er Jahren verwendet. Sie war ursprünglich für die Bestandserfassung im Vietnamkrieg entwickelt worden“, sagt Finanzleiter Colin Britton.

Vielfältige Lösungen für Lebensmittelverpackungen seit 1972

Hovat ist ein britischer Hersteller von bedruckten Verpackungen und Etiketten, der hauptsächlich Lösungen für die Lebensmittelindustrie anbietet. Das Unternehmen besteht mittlerweile seit über 50 Jahren und hat sich im Laufe der Jahrzehnte durch Innovation und den Einsatz vielfältiger Techniken in den von ihm bedienten Branchen einen Namen gemacht. Heute ist Hovat hauptsächlich auf den Molkereisektor spezialisiert und bietet Technologien wie Flexo- und Digitaldruck, Folienverpackungen, Klebeetikettenkonfektionierung und vieles mehr.

Hovat gehört zum Verpackungskonzern Grafham Holdings und ist mit mehr als 75 Vollzeitmitarbeitern und einem Jahresumsatz von über 11 Millionen Pfund ein mittelständisches Unternehmen. Mit zwei Produktionsstätten, einer hauseigenen Designabteilung und einem großen Lager erfordert die Verwaltung der Bestände und Produktionsaktivitäten des Unternehmens ein hohes Maß an Kontrolle – eine Kontrolle, die bis vor kurzem noch fehlte, da die Bestandssoftware des Unternehmens fast so alt war wie das Unternehmen selbst.

Veraltetes Lagerverwaltungssystem beeinträchtigte die Effizienz

Als Colin Britton, Finanzleiter bei Hovat, 2023 zum Unternehmen kam, war eine seiner ersten Aufgaben die Umstellung auf eine neue Softwarelösung für das Betriebsmanagement.

„Als ich anfing, wurde eine Software aus den 70er Jahren verwendet. Sie war ursprünglich für die Bestandserfassung im Vietnamkrieg entwickelt worden! Das System lief auf veralteten 8-Bit-Computern, und da die Muttergesellschaft im Laufe der Jahre den Großteil ihrer Kundschaft verloren hatte, wurden die Betriebskosten auf die wenigen verbliebenen Kunden umgelegt. Wir zahlten also monatlich etwa 2.500 £ für das Paket“, sagt er. „Es war klar, dass wir auf etwas Moderneres umsteigen mussten.“

Colin machte sich auf die Suche nach einer geeigneten Alternative zum alten System. Da er bereits Erfahrung mit einigen Fertigungs- und Bestandsverwaltungsprogrammen hatte, sah er sich diese zunächst an. Allerdings konnte keines davon überzeugen – ein System war zu teuer, ein anderes zu kompliziert und einem dritten fehlten ausreichende Rückverfolgbarkeitsfunktionen, die für ein Unternehmen in der Lebensmittelbranche unerlässlich sind.

Bei einer Internetsuche stieß Colin dann auf MRPeasy. Dieses vollständig Cloud-basierte Paket versprach eine Kombination aus Kosteneffizienz, Benutzerfreundlichkeit und robusten Funktionen, einschließlich umfassender Funktionen zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln. Er forderte eine Demo an und war schnell überzeugt, dieses auf KMU ausgerichtete Fertigungssystem einzuführen.

Geführte Einführung lieferte schnelle Ergebnisse

Der Anschaffungsprozess der der neuen Software begann im September 2023. Angesichts der beträchtlichen Größe und Komplexität der Produktionsanlagen entschied sich das Management von Hovat frühzeitig für eine unterstützte Implementierung. Glücklicherweise bietet MRPeasy ein autorisiertes Beraterprogramm mit vielen Implementierungspartnern in Großbritannien, was die Suche nach einem geeigneten Partner erleichtert.

Colin entschied sich für einen langjährigen britischen Partner von MRPeasy, Smart Manufacture, um die Einrichtung und Umstellung auf das neue System zu unterstützen. Der Berater kam vor Ort und erstellte gemeinsam mit Colin eine Übersicht über die Produktionsabläufe, sprach mit allen Abteilungen und verschaffte sich ein umfassendes Verständnis der Geschäftsabläufe. Anschließend richtete das Team eine Testdatenbank ein, probierte die Funktionen von MRPeasy aus, verband sie mit der bevorzugten Buchhaltungsplattform von Hovat, Xero, und bezog nach und nach weitere Mitarbeiter in den Implementierungsprozess ein.

So konnte sich das Produktionsmanagementteam von Hovat vor der vollständigen Umstellung mit dem neuen System vertraut machen und die Arbeit damit üben. Die Umstellung auf das neue System wurde damit erheblich erleichtert und war im Mai 2024 abgeschlossen. Colin kommentiert: „Viele unserer Mitarbeiter haben sich sehr gut an MRPeasy gewöhnt. Einer der Produktionsmitarbeiter ist mittlerweile so kompetent, dass er unser Ansprechpartner ist, wenn jemand Hilfe mit dem System benötigt.”

Tausende Einsparungen bei der Auftragsverwaltung in weniger als einem Jahr

Auf die Frage nach den wichtigsten Vorteilen, die MRPeasy dem Hersteller gebracht hat, hebt Colin zunächst die Fähigkeit von MRPeasy hervor, die Kommunikation zwischen Abteilungen, Auftragnehmern und Lieferanten zu optimieren:

„Früher gab es keine Möglichkeit, Kundenaufträge, Angebote oder Rechnungen einfach zu versenden – alles wurde ausgedruckt. Wir hatten ein riesiges Archiv voller Punktmatrix-Ausdrucke. Die Drucker begannen jeden Morgen um sechs Uhr zu drucken, um einen Stapel Ausdrucke für den Tag zu erstellen. Jetzt können wir Lieferanten Bestellungen oder Kopien von Zeichnungen direkt aus dem System per E-Mail schicken. Allein bei den Portokosten haben wir in weniger als einem Jahr seit der Umstellung auf MRPeasy Tausende von Pfund eingespart.“

Auch die Rückverfolgbarkeit wurde abteilungsübergreifend optimiert. „Es ist jetzt viel einfacher, alles nachzuverfolgen – mit einem einfachen Bericht, der direkt in der App verfügbar ist. Mit MRPeasy sparen wir im Vergleich zur alten Methode der Nachverfolgung von Artikeln viele Stunden“, sagt Colin.

Genaue Kostenkalkulation und Echtzeit-Zugriff auf Finanzinformationen

MRPeasy hat auch die Arbeit von Colin als Finanzdirektor erheblich vereinfacht. Zum einen war die Möglichkeit, sich von überall aus einzuloggen und die Finanzen der beiden Standorte von Hovat zu verwalten, von entscheidender Bedeutung. „Ich habe meinen Computer auf eine Geschäftsreise nach Australien mitgenommen und konnte von der anderen Seite der Welt aus arbeiten”, erzählt er.

Auch die Stückpreise und die Kostengenauigkeit haben sich deutlich verbessert. In der alten Software erfolgte die Rechnungsstellung monatlich, sodass Colin keine Ahnung von den tatsächlichen Margen pro Produkt hatte. „Mit MRPeasy ist es für uns viel einfacher zu erkennen, wo Kostensteigerungen die Marge eines Kunden schmälern. Wir können jetzt mit tatsächlichen Margen arbeiten, nicht mit theoretischen.“ Dadurch hat Hovat eine bessere Kontrolle über den Verkaufspreis und kann Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung aufdecken.

Mit dem vorherigen System war es unmöglich, Daten ohne viel manuelle Arbeit zu exportieren. Dank der Exporttools von MRPeasy wurden die Buchhaltung und die Finanzprüfung erheblich vereinfacht. Colin merkt an: „Da wir zuvor nichts nach Excel exportieren konnten, war die Analyse für die Wirtschaftsprüfer schwierig. Jetzt können sie jeden Bericht auf dem Bildschirm aufrufen und bei Bedarf als CSV-Datei exportieren.“

Die Vorteile der Unterstützung bei der Einführung

Als Zusammenfassung von Hovats Erfolg mit MRPeasy betont Colin Britton schließlich, wie wichtig fundiertes Fertigungswissen beim Wechsel zwischen verschiedenen Systemen ist: „Ich habe in den letzten Jahren drei verschiedene Softwaresysteme implementiert. Für mich war es dabei besonders wichtig, mit dem richtigen Support-Unternehmen zusammenzuarbeiten. Man sollte einen Berater mit fundierten Kenntnissen in der Fertigung beauftragen, nicht nur mit Fachwissen in Buchhaltung oder Informatik. Wenn man sich alleine daran macht, ohne zu verstehen, was zu tun ist, kann man schnell Probleme bekommen, da es so viele Möglichkeiten gibt, ein System einzurichten.“

Mit der veralteten Infrastruktur aus dem Weg und einer ordnungsgemäß eingerichteten modernen Produktionssoftware ist Hovat nun viel besser für zukünftiges Wachstum gerüstet. Die Entscheidung für MRPeasy hat dem britischen Unternehmen geholfen, seine Produktion, Lagerhaltung und Kostenkontrolle innerhalb weniger Monate zu optimieren. Das Team sieht Effizienzsteigerungen in mehreren Bereichen, von der externen Kommunikation und der Genauigkeit der Nachverfolgung bis hin zur Vereinfachung der Buchhaltung und Rechnungsprüfung.

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