Lagerorganisation – 10 bewährte Verfahren für kleine Unternehmen

Es gibt viele bewegliche Teile, die zum Betrieb eines profitablen Unternehmens beitragen. Eine wichtige, aber oft übersehene Komponente ist ein effizienter Lagerbetrieb. Hier erfahren Sie, warum er wichtig ist, und erhalten 10 Tipps zur Lagerorganisation, um ihn zu optimieren und reibungslos zu gestalten.

Was ist Lagerorganisation?

Lagerorganisation ist die Art und Weise, wie Sie Ihr Lager einrichten, um ein profitableres Unternehmen zu führen. Dabei geht es auch darum, Geräte und Arbeitsprozesse so anzuordnen, dass die betriebliche Effizienz gesteigert wird. Das ist in etwa wie der Unterschied zwischen einer unordentlichen Garage, in der nichts da ist, wo es sein soll, und einer Werkstatt, in der selbst jeder Schraubenschlüssel seinen Platz hat.

Eine effektive Lagerorganisation schafft mehr als nur Stauraum. Sie entwerfen einen Arbeitsablauf, in dem Materialien angeliefert, verarbeitet oder für Kundenbestellungen kommissioniert und dann als fertige Produkte versandt werden – und das alles ohne Staus oder unnötige Bewegungen.

Ihr Lager benötigt einige grundlegende Komponenten, die harmonisch zusammenarbeiten, damit die Auftragsabwicklung reibungslos funktioniert.

• Physische Anordnung und Raumnutzung.
• Bestandsverwaltungssysteme und -protokolle.
• Klar definierte Arbeitsplätze.
• Dokumentations- und Verfolgungsverfahren.

Was eine echte Lagerorganisation von der einfachen Suche nach freiem Platz für Ihre Materialien unterscheidet, ist eine logische Lageraufteilung. Die meisten Unternehmen lagern ihr Inventar dort, wo gerade Platz ist. Intelligente Lagerverwalter stellen hingegen andere Fragen:

• Welche Artikel (Produkte und Komponenten) werden am schnellsten bewegt oder sind unsere Bestseller?
• Wie können wir die Zeiten für die Lagerung und Kommissionierung verkürzen?
• Was ist der logische Ablauf vom Wareneingang bis zum Versand?

Diese Planung zahlt sich in messbarer Weise aus. Ihre Lagermitarbeiter arbeiten schneller, machen weniger Fehler und Sie können mehr in Ihren verfügbaren Raum packen. All das wirkt sich positiv auf Ihre Gewinnmargen aus.

Die Vorteile eines gut organisierten Lagers

Es gibt mindestens fünf konkrete Vorteile für Ihren Geschäftsbetrieb, wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen optimierten Lagerplan zu erstellen. Sobald Sie selbst damit loslegen, werden Sie vielleicht noch mehr entdecken, allerdings bietet Ihnen ein gut organisiertes Lager mindestens Folgendes:

• Verbesserte betriebliche Effizienz. Eine strukturierte Lagerplanung reduziert die Kommissionierung und Bearbeitungszeiten, optimiert die Wareneingangs- und Einlagerungsprozesse und trägt dazu bei, die Arbeitsproduktivität und Ressourcennutzung insgesamt zu maximieren.
• Geringere Betriebskosten. Durch eine bessere Organisation können Sie die Lagerhaltungskosten senken, die Arbeitskosten durch effizientere Arbeitsabläufe reduzieren und Produktschäden und -verluste durch bessere Handhabungs- und Lagerungspraktiken minimieren.
• Höhere Kundenzufriedenheit. Wenn Ihr Lager wie am Schnürchen läuft, werden Bestellungen schneller bearbeitet und versandt, die Genauigkeit verbessert sich und die Lieferzeiten konsistenter, was zu zufriedeneren und loyaleren Kunden führt.
• Verbesserte Sicherheit und Compliance. Ein sauberes, gut angelegtes Lager reduziert das Risiko von Arbeitsunfällen und Verletzungen, erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessert die Fähigkeit Ihres Teams, in Notfällen effektiv zu reagieren.
• Stärkere Skalierbarkeit und Wachstumspotenzial. Eine gute Organisation schafft die Grundlage für Expansion, unterstützt flexiblere Systeme, die höhere Volumina bewältigen können, und ermöglicht eine genauere Kapazitätsplanung und -prognose.

Die Auswirkungen einer schlechten Lagerhaltung

Auf der anderen Seite ist eine schlechte oder unzureichende Lagerplanung für Ihren Fertigungs- oder Vertriebsbetrieb absolut nachteilig. Hier sind einige der negativen Auswirkungen, die sich aus unorganisierten Lagerhaltungspraktiken ergeben.

• Finanzielle Konsequenzen. Eine schlechte Organisation führt zu erhöhten Betriebskosten, übermäßigen Abfällen und Umsatzverlusten aufgrund von Fehlmengen oder verspäteten Lieferungen. Sie kann auch zu höheren Versicherungsprämien führen und das Unternehmen kostspieligen Haftungsansprüchen aussetzen.
• Betriebsstörungen. Inventurdifferenzen, Engpässe bei der Auftragsabwicklung und häufige Probleme mit der Ausrüstung können Ihre Prozesse verlangsamen oder sogar zum Stillstand bringen, was sich auf den Gesamtdurchsatz und die Produktivität auswirkt.
• Schädigung der Kundenbeziehungen. Ungenaue Bestellungen und verspätete Lieferungen frustrieren die Kunden und schaden unweigerlich der Marke. Mit der Zeit führt dies zu weniger Vertrauen, dem Verlust von Stammkunden und einer geschwächten Reputation auf dem Markt.
• Sicherheitsbedenken für Mitarbeiter. Unaufgeräumte, schlecht verwaltete Räume erhöhen das Risiko von Arbeitsunfällen. Dies beeinträchtigt die Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter, kann aber auch zu Verstößen gegen Vorschriften und behördlichen Strafen führen.

Wie Sie ein Lager organisieren

Ein strukturierter, schrittweiser Ansatz zur Lagerorganisation erfordert die Einhaltung bestimmter Schritte. Durch Vorausplanung stellen Sie sicher, dass das Endergebnis Ihren Lageranforderungen jetzt und in Zukunft entspricht. Beginnen wir mit der Planung und Bewertung Ihrer Räumlichkeiten, um einige gute Ideen für die Lagerorganisation zu erhalten.

Planungs- und Bewertungsphase

Nehmen Sie ein Maßband zur Hand, gehen Sie durch Ihr Lager und notieren Sie alles – von der Deckenhöhe bis hin zu den Stellen, an denen Stützbalken im Weg sind. Schauen Sie sich an, was Sie tatsächlich lagern und versenden.

Welche Produkte werden ständig bewegt und welche stehen monatelang herum? Überlegen Sie sich, was Sie mit dieser Umstrukturierung erreichen möchten. Vielleicht möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Artikeln verbringen und weniger Unfälle passieren, oder Sie müssen mehr Lagerbestände in Ihrem derzeitigen Gebäude unterbringen. Ein gutes Ziel ist es, Ihren Versand- und Empfangsprozess zu optimieren.

Grundlagen der Lager Einrichtung und Gestaltung

Die Einrichtung eines praktischen Lagers erfordert große Aufmerksamkeit für die Gestaltung der einzelnen Bereiche, die für den Betrieb erforderlich sind. Die Lage und Anzahl einiger dieser Stationen hängt von der Größe und Konfiguration der Lagerfläche ab. Diese sechs Bereiche sind jedoch unverzichtbar.

1. Laderampe – Dieser Bereich, der für den Zugang von Lkw und Lieferwagen vorgesehen ist, erfüllt eine doppelte Funktion: Ein Bereich dient zum Versand von Bestellungen, der andere zum Empfang eingehender Sendungen. Idealerweise verfügen Sie über zwei Türen, eine für jeden Zweck. Viele größere Lagerhäuser haben drei oder mehr Ladetore.
2. Empfangsbereich – Dieser Arbeitsplatz, auch als Wareneingang bezeichnet, dient dazu, eingehende Waren auf Beschädigungen und Vollständigkeit zu überprüfen. Häufig wird ein Schreibtisch mit einer digitalen Arbeitsstation verwendet, der den Wareneingangsbereich mit Ihrer Bestandsverwaltungslösung verbindet.
3. Lagerbereich – Dieser Bereich umfasst den größten Teil des Lagers und erfüllt zwei Zwecke. Hier werden Teile und Komponenten für die Produktion gelagert, und es gibt einen ausgewiesenen Bereich für die Lagerung von unfertigen Erzeugnissen (WIP). Darüber hinaus wird ein weiterer Abschnitt für die Lagerung von Fertigprodukten genutzt, die für die Auftragsabwicklung bereitstehen.
4. Kommissionierung – Dies ist sowohl ein Prozess als auch ein Bereich. Artikel für die Auftragsabwicklung werden aus dem Lager entnommen und in einem Kommissionierbereich platziert, wo sie für den entsprechenden Versand sortiert werden können. Achten Sie darauf, diesen Bereich von den Versand- und Wareneingangsbereichen sowie von dem Bereich, in dem Artikel für die Produktion kommissioniert werden, getrennt zu halten.
5. Verpackung und Versand – Hier werden Artikel für den Versand an Kunden und Einzelhändler oder Distributoren vorbereitet. Die Produkte werden verpackt, etikettiert und registriert, bevor sie auf den Lkw oder Lieferwagen geladen werden. Da möglicherweise mehrere Bestellungen gleichzeitig für den Versand vorbereitet werden, stellen Sie bitte sicher, dass für diesen Prozess ausreichend Platz zur Verfügung steht.
6. Servicebereiche – Diese Bereiche stehen zwar nicht in direktem Zusammenhang mit der Warenabfertigung, sind jedoch für das beteiligte Personal von Bedeutung. Sie können einige oder alle der folgenden Bereiche umfassen: Büroräume, Pausenräume, Toiletten, Küchen und andere Bereiche, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter dienen. Viele Lagerhäuser verfügen auch über einen separaten Bereich für die Wartung von Gabelstaplern, Hubwagen und anderen Lagergeräten.

Grundsätze für die Gestaltung der Lagerraumaufteilung

Nicht optimierte Lagerraumaufteilungen zwingen die Mitarbeiter dazu, unnötig lange Wege zurückzulegen. Gestalten Sie Ihren Raumplan so, dass die Mitarbeiter sich in relativ geraden Wegen bewegen können, anstatt ständig umkehren zu müssen. Wahrscheinlich haben Sie jede Menge ungenutzten Platz in der Nähe der Decke, in dem Sie Artikel lagern können, die Sie nicht sehr oft benötigen.

Lassen Sie Ihren Wareneingangsbereich durch Ihren Versandbereich-Raumplan jedoch nicht zu einem Stauplatz werden. Lagern Sie die Artikel, mit denen Sie täglich arbeiten, in der Nähe des Verarbeitungsortes und nicht in der „letzten Ecke“, wo Mitarbeiter erst lange nach ihnen suchen müssen.

Zonenaufteilung und Einrichtung

Ihr Wareneingangsbereich benötigt ausreichend Platz, um die aus Ihrer Lieferkette eintreffenden Artikel tatsächlich zu prüfen, und nicht nur eine Ecke, in der Kartons und Behälter abgestellt werden, bis sich später jemand darum kümmert. Richten Sie Lagerzonen ein, die sich danach richten, wie oft Sie verschiedene Produkte anfassen – Artikel, die täglich bewegt werden, erhalten den besten Platz, während Artikel, die nur monatlich benötigt werden, weiter entfernt gelagert werden können.

Richten Sie einen Kommissionierbereich ein, der für Ihren Betrieb sinnvoll ist, unabhängig davon, ob es sich um Einzelbestellungen oder um die Zusammenstellung mehrerer Bestellungen handelt. Ihr Verpackungs- und Versandbereich sollte über ausreichend Platz verfügen, um Bestellungen zu kommissionieren, ohne dass es zu Engpässen kommt, wenn die Lkw ankommen.

Überlegungen zu Infrastruktur und Ausrüstung

Erwerben Sie keine aufwendigen Palettenregalsysteme, bevor Sie nicht wissen, was Sie tatsächlich lagern und wie viel Gewicht diese Regale tragen müssen. Wählen Sie Ausrüstung, die Ihrer täglichen Realität entspricht. Vielleicht benötigen Sie nur einen Transportwagen zum Bewegen von Kartons, oder vielleicht verschieben Sie ständig Paletten und benötigen etwas Größeres. Sicherheitsausrüstung und klare Beschilderung sind keine Empfehlungen, sondern Anforderungen.

Verlegen Sie Strom- und Internetkabel, bevor Sie Regale installieren. Glauben Sie mir – machen Sie das zu spät, dürfen Sie Ihre gesamte schöne neue Einrichtung wieder auseinandernehmen.

10 bewährte Verfahren für die Lagerorganisation

1. Kennzeichnen Sie die Bereiche. Bodenmarkierungen, Schilder und Farbe lassen alle wissen, wo die Dinge hingehören. Verwenden Sie verschiedenfarbige Klebebänder, um Fußgängerverkehr von Gabelstaplern zu trennen, gefährliche Bereiche zu kennzeichnen oder anzuzeigen, welche Lagerbereiche für bestimmte Produkte zuständig sind.
2. Erstellen Sie ein Codesystem für Ihre SKUs. Entwickeln Sie ein logisches Nummerierungssystem für jedes Produkt, das Sie handhaben. Ihre SKU-Codes sollten für Ihr Team sinnvoll sein und einheitlich bleiben, unabhängig davon, ob die Artikel von verschiedenen Lieferanten stammen oder über verschiedene Kanäle verkauft werden.
3. Beschriften Sie alles. Kleben Sie Etiketten auf Ihr Inventar, aber belassen Sie es nicht dabei. Bringen Sie Etiketten an Ihren Gängen, Regalen, Behältern, Ladestationen und sogar an Ihren Lagergeräten an. Mit einem klaren Beschriftungssystem verschwenden Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche, da sie genau sehen können, was wo hingehört
4. Dokumentieren Sie jede Bewegung. Verfolgen Sie Ihre Bestände – Ankünfte, Transporte in die Produktion, Auslieferungen. So erstellen Sie eine Bestandsaufzeichnung für die Buchhaltung, verhindern Diebstahl und können Probleme bis zu ihrer Ursache zurückverfolgen.
5. Verwenden Sie Barcodes. Barcode-Scanner machen Schluss mit Spekulationen und automatisieren die Bestandsaktualisierung. Anstatt alles von Hand zu notieren, scannen die Mitarbeiter die Artikel und Ihre Lagerbestände werden automatisch auf dem neuesten Stand gehalten.
6. Verfolgen Sie Verfallsdaten. Wenn Sie mit Produkten mit einer bestimmten Haltbarkeitsdauer arbeiten, kennzeichnen Sie diese deutlich und verwenden Sie zuerst die ältesten Bestände nach dem FEFO-Prinzip (First Expired-First Out). Niemand möchte zu spät feststellen, dass sich abgelaufene Bestände in den Regalen befinden.
7. Nutzen Sie die ABC-Analyse für schnellere Kommissionierungen. Lagern Sie Ihre meistverkauften Artikel in der Nähe der Stelle, an der sie kommissioniert und versandt werden. Langsamere Bestände können weiter entfernt gelagert werden, da die Mitarbeiter nicht so oft darauf zugreifen müssen.
8. Führen Sie bei Wareneingang Qualitätskontrollen durch. Überprüfen Sie die eingehenden Waren, bevor Sie sie in Ihre Palettenregale einlagern. Das Erkennen defekter oder falscher Artikel im Lager verhindert spätere größere Probleme in Ihrem Prozess.
9. Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch. Halten Sie Ihren Lagerarbeitsbereich sauber und sorgen Sie dafür, dass Verschüttungen beseitigt werden. Eine angemessene Beleuchtung reduziert menschliche Fehler bei der Kommissionierung. Geräte, sowohl handbetriebene als auch andere, sollten in einem guten Betriebszustand gehalten werden.
10. Überprüfen und verbessern Sie. Suchen Sie regelmäßig nach Engpässen und Problemen. Ihre Einrichtung aus dem letzten Jahr funktioniert möglicherweise nicht mehr so gut, da sich Ihr Unternehmen verändert hat. Möglicherweise müssen Sie neue Lagerlösungen finden.

Hier noch ein zusätzlicher Tipp: Verwenden Sie eine ERP-Software für die Fertigung mit integrierter Lagerverwaltung, um all diese Schritte und mehr zu verwalten. Darauf gehen wir im letzten Abschnitt näher ein.

Lagerverwaltungssoftware für kleine Hersteller

Die meisten kleinen Hersteller beginnen ihre Bestandsverfolgung mit einem Klemmbrett oder vielleicht einem Tabellenkalkulationsprogramm. Das funktioniert gut, wenn sie nur mit einem Dutzend Teile umgehen; aber sobald Sie versuchen, Hunderte von Artikelnummern mit Papier zu verwalten, werden Sie am Ende mehr Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen als mit der eigentlichen Führung Ihres Unternehmens.

Eine Lagerverwaltungssoftware (WMS) löst dieses Problem. Hier erfahren Sie alles, was Sie über die Vorteile, die wichtigsten Funktionen und wie Sie ein WMS auswählen, das zu Ihrem Budget passt, wissen müssen.

Vorteile von Lagerverwaltungssystemen

Haben Sie schon einmal gedacht, Sie hätten etwas auf Lager, nur um den Artikel dann nirgendwo finden zu können? Eine Lagerverwaltungssoftware beseitigt diese Sorgen. Sie sehen, was sich tatsächlich in Ihrem Lager befindet, anstatt sich auf Vermutungen verlassen zu müssen.

Wenn ein Kunde anruft und fragt, ob Sie ein Produkt vorrätig haben, können Sie ihm sofort eine genaue Antwort geben, die auf realen Daten basiert. Die Software aktualisiert den Lagerbestand bei jeder Bestandsbewegung und verknüpft ihn mit Ihrer Buchhaltung, wodurch doppelte Dateneingaben vermieden werden und der Wareneinsatz im Gleichgewicht bleiben.

Ein WMS enthält auch Tools, mit denen Sie Artikel einfacher lokalisieren, kommissionieren und versenden können, beispielsweise Barcode-Inventarsysteme, Chargenverfolgung, Liefer- und Auftragsverwaltung und vieles mehr.

Wichtige Funktionen für kleine Unternehmen

Ausgefallene Funktionen sehen in Demos beeindruckend aus, aber Sie brauchen etwas, das tatsächlich für Sie arbeitet und funktioniert. Wählen Sie Systeme, die Ihren spezifischen Bestand verwalten, insbesondere wenn Sie Losnummern für die Qualitätskontrolle verfolgen oder Produkte mit Haltbarkeitsdaten verwalten müssen. Sie benötigen eine Lösung, die die Kommissionierung von Bestellungen beschleunigt und Ihre Kunden mit genauen Versandinformationen zufriedenstellt.

Die Berichte sollten Ihnen Aufschluss darüber geben, welche Produkte Ihre Umsatzbringer sind und welche nur Platz wegnehmen. Ein weiteres Muss ist die Möglichkeit, einzelne Komponenten und fertige Produkte entlang der gesamten Lieferkette, vom Wareneingang bis zur Auftragsabwicklung, zu erfassen und zu verfolgen. Dies bietet Ihnen die notwendige Rückverfolgbarkeit im Falle von Produktrückrufen, fehlerhaften Produkten oder Compliance-Problemen.

Die Auswahl der richtigen Lösung

Erstellen Sie zunächst eine Liste Ihrer tatsächlichen Lagerprobleme – nicht das, was Sie Ihrer Meinung nach haben sollten, sondern das, was Sie derzeit tatsächlich Zeit und Geld kostet. Testen Sie, wie verschiedene Systeme mit Ihren spezifischen Produkten und Prozessen umgehen, und nicht nur die ausgefeilten Demo-Szenarien, die alles einfach aussehen lassen.

Stellen Sie während der Demos anspruchsvolle Fragen. Wie lange dauert es, einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten? Können Sie Daten exportieren, wenn Sie sie jemals zwischen Systemen wechseln müssen? Wie viel kostet es, einen weiteren Benutzer hinzuzufügen, wenn Ihr Team wächst? Funktioniert die Software mit Ihren bevorzugten E-Commerce-Anbietern?

Berücksichtigen Sie sowohl die Startkosten als auch die laufenden Kosten. Einige Softwarepakete sind anfangs teurer, bieten Ihnen jedoch alles, was Sie brauchen, während andere erschwingliche Grundfunktionen mit Optionen zum Upgrade bieten, wenn Sie zusätzliche Funktionen benötigen.

Berechnen Sie Ihre Ausgaben über mehrere Jahre hinweg, nicht nur für das erste Jahr. Die eigentliche Frage ist, ob die Software Ihnen genug Zeit und Geld spart, um sich zu amortisieren – wenn Sie keinen klaren Return on Investment erkennen können, ist sie wahrscheinlich nicht die richtige Wahl.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Warehouse organization isn’t optional for growing manufacturers – it’s the foundation of profitable stocking operations.
• Die Planung kommt vor dem Kauf – machen Sie sich mit Ihren Arbeitsabläufen vertraut, bevor Sie Geräte oder Software kaufen oder die Lagerfläche einrichten.
• Zu den bewährten Verfahren für die Lagerorganisation gehören die Durchführung einer ABC-Analyse des Lagerbestands, die Dokumentation aller Vorgänge, die regelmäßige Reinigung des Lagers, die klare Kennzeichnung von Bereichen, die Einrichtung eines intuitiven SKU-Systems, die Implementierung eines Barcode-Systems und vieles mehr.
• Lagerverwaltungssoftware macht sich bezahlt, wenn sie darauf ausgelegt ist, tatsächliche Probleme zu lösen, und nicht wegen auffälliger Funktionen.
• Kleine Verbesserungen in der Organisation haben große Auswirkungen auf Ihr Geschäftsergebnis.

Ihre nächsten Schritte

Sind Sie bereit, loszulegen? Wie Sie die Lagerorganisation anpacken, ohne Ihren Betrieb zu überfordern:

Beginnen Sie mit einer Bewertung. Betrachten Sie Ihr Lager mit neuen Augen und identifizieren Sie Ihre größten Probleme. Konzentrieren Sie sich auf Probleme, die Sie täglich Zeit oder Geld kosten.

Wählen Sie Ihre Schwerpunkte. Die bewährten Verfahren funktionieren als System, aber Sie müssen nicht alle auf einmal umsetzen. Wählen Sie zunächst zwei bis drei aus, die Ihre dringendsten Probleme angehen, und fahren Sie dann mit dem nächsten Projekt fort. Jede Verbesserung erleichtert die Umsetzung der nächsten.

Beziehen Sie Ihr Team mit ein. Die Menschen, die täglich in Ihrem Lager arbeiten, wissen, wo die Probleme liegen. Hören Sie sich ihre Vorschläge an und begeistern Sie sie für die Verbesserungen.

Messen Sie Ihre Fortschritte. Verfolgen Sie die Zeiten für den Kommissionierungsprozess, die Fehlerquote der Mitarbeiter oder was auch immer für die Rentabilitätskennzahlen Ihres Betriebs am wichtigsten ist. Wenn Sie Verbesserungen sehen, motiviert das alle, weiterzumachen.

Häufig gestellte Fragen

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