900 % Preisanstieg veranlasst Hersteller medizinischer Geräte zum Wechsel des ERP-Systems

Als der ERP-Anbieter von KCL Manufacturing seine Preise um 900 % erhöhte, entschied sich das Unternehmen, einen zuverlässigeren Softwarepartner zu suchen. „Wesentliche Funktionen wurden zu kostenpflichtigen Add-ons, was unsere Kosten um 900 % erhöhte. Das kam uns wie eine Lockvogel-Taktik vor“, erklärt Jonathan Greenwald, Vice President of Operations and Manufacturing.

Risikoreiche Fertigung, schlanke Abläufe

KCL Manufacturing mit Sitz in Florida ist ein Auftragsfertiger, der sich auf komplexe elektromechanische Baugruppen für medizinische Geräte spezialisiert hat. Das Unternehmen wurde Ende 2023 als Schwesterunternehmen der Designberatung KCL Robotics gegründet, arbeitet unabhängig und hat sich schnell eine Nische in der stark regulierten medizinischen Fertigungsindustrie erobert. „Wir sind Integratoren“, erklärt Jonathan Greenwald, der Vice President of Operations and Manufacturing. „Wir beziehen Vormontagen von Lieferanten, fertigen aber auch intern Teile und montieren, testen und kalibrieren dann alles im eigenen Haus, um unseren Kunden vollständige, vorschriftsmäßige Produkte zu liefern.“

KCL Manufacturing arbeitet mit vier Kernmitarbeitern schlank, kann aber bei Bedarf seine Produktion mithilfe von Auftragnehmern oder gemeinsam mit KCL Robotics genutzten Ressourcen schnell skalieren. Die Kunden des Unternehmens sind überwiegend Start-ups, für die die Markteinführungszeit und die Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung sind. Trotz seiner geringen Größe hat KCL Manufacturing einen großen Eindruck hinterlassen. Das Unternehmen erhielt in Rekordzeit die Zertifizierung nach ISO 13485:2016 und wurde von der South Florida Manufacturers Association als Finalist für die Auszeichnung „Hersteller des Jahres“ nominiert – und das alles innerhalb des ersten Betriebsjahres.

Effiziente Fertigungsplanungssoftware war ein frühes Ziel

Aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung sowohl in der Herstellung von medizinischen Großgeräten als auch in schnelllebigen Start-ups wusste Jonathan, dass Excel-Tabellen oder einfache Produktivitätswerkzeuge nicht ausreichen würden. „Schlechte ERP-Implementierungen sehen für mich wie Tabellenkalkulationen aus. Sie sind schnell veraltet, und es gibt immer einen Albtraum mit Zykluszählungen, der unweigerlich zu verspäteten und fehlenden Bestellungen führt“, erklärt er. Da er dies bereits zuvor erlebt hatte, ging er proaktiv vor und machte es sich zur obersten Priorität, KCL Manufacturing von Anfang an mit einer geeigneten Fertigungssoftwarelösung auszustatten.

In einer Branche, in der die Einhaltung von Vorschriften unverzichtbar ist und selbst geringfügige Verzögerungen oft den Verlust von Kunden bedeuten, schuf die Entscheidung von KCL, frühzeitig in Fertigungssoftware zu investieren, eine solide Grundlage für die Skalierung des Betriebs. „Die Implementierung eines ERP-Systems vom ersten Tag an half uns, uns auf Audits vorzubereiten, den Lagerbestand zu verfolgen und uns für Wachstum zu rüsten“, sagt er. „Von Anfang an für ISO-Audits bereit zu sein, war auch ein großer Vorsprung in unserem Markt.“

Das erste ERP-System erhöhte ohne Vorwarnung die Preise

Zunächst entschied sich das Unternehmen für einen beliebten Anbieter von Fertigungssoftware, der seine Anforderungen zu erfüllen schien. „Unsere erste Wahl erfüllte die Anforderungen größtenteils. Da unsere Arbeit jedoch unvorhersehbar sein kann, testen wir neue Systeme immer gründlich, um sicherzustellen, dass sie alle unsere Anforderungen erfüllen, wie Serialisierung, Lagerkontrolle und so weiter.“

Als jedoch die Anwendungsfälle komplexer wurden, wurden viele wichtige Funktionen plötzlich hinter einer separaten Paywall gesperrt. „Diese Funktionen waren zu Beginn der Implementierung Standard, wurden dann aber zu kostenpflichtigen Add-ons, was unsere Kosten um 900 % erhöhte. Das kam uns wie eine Lockvogel-Taktik vor, insbesondere bei Funktionen, die von Anfang an unverzichtbar waren.“

Jonathan betont, dass es sich hierbei nicht um überzogene Erwartungen handelte. „Da wir alle unsere Systeme einem Stresstest unterziehen, wussten wir bereits, wo die Lücken lagen. Als sie anfingen, uns für Dinge, die wir unbedingt benötigten, zusätzliche Gebühren zu berechnen, haben wir uns nach Alternativen umgesehen.“

Eine schnelle, erschwingliche Alternative, die einfach funktionierte

Angesichts des plötzlichen Preisanstiegs leitete Jonathan eine gründliche Bewertung alternativer ERP-Systeme. Ihre Anforderungen waren klar und nicht verhandelbar: Erschwinglichkeit, Skalierbarkeit, Konfigurierbarkeit und kein Bedarf an externen Beratern. Am Ende erfüllte das auf KMU ausgerichtete MRPeasy alle Kriterien.

„Anfangs waren wir skeptisch“, gibt Jonathan zu. „Aber alles, wofür wir zuvor extra bezahlen mussten, war bei MRPeasy standardmäßig enthalten. Wir haben eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt, und MRPeasy war der klare Sieger.“

Die Implementierung begann Anfang 2024. Um Störungen zu minimieren, betrieb das Team beide Systeme zwei Wochen lang parallel, bevor es vollständig auf MRPeasy umstellte. Mit einigen geringfügigen Anpassungen – darunter der Import alter Chargennummern und die Konfiguration der Verfallsverfolgung – waren die Software innerhalb von nur zwei Wochen voll einsatzfähig.

„MRPeasy war so einfach einzurichten, dass wir keine Unterstützung benötigten“, sagt Jonathan. „In den zwei Jahren, in denen wir es nutzen, hatten wir vielleicht sieben Support-Anfragen.“

Schneller, intelligenter und auditfähig

KCL Manufacturings Umstellung von auf MRPeasy brachte umfassende Verbesserungen in der Betriebsführung, der Compliance-Überwachung und der Kundenbetreuung des Unternehmens mit sich. „ERP hat den Ruf, den Betrieb zu verlangsamen“, erklärt Jonathan. „MRPeasy ist das Gegenteil davon – es hat uns schneller und besser organisiert gemacht.“

Eine der unmittelbarsten Veränderungen betraf den Bereich der Bestandskontrolle. Zuvor erforderte die Bestandsverfolgung nahezu ständige Zykluszählungen. Jetzt reicht eine einzige Zählung pro Jahr aus, da die Lagerbestände genau und zuverlässig sind. Dies hat nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Auftragsgenauigkeit und den gesamten Produktionsablauf von KCL verbessert.

Auch die Prognose- und Angebotsprozesse wurden umgestaltet. Dank der flexiblen Warenkostenberechnung von MRPeasy kann Jonathan nun innerhalb weniger Minuten genaue Angebote für Chargen jeder Größe erstellen. Diese Flexibilität hat sich als besonders wertvoll erwiesen, wenn es darum geht, auf schnelllebige Kunden wie Tech-Start-ups zu reagieren.

Die Beschaffung ist ein weiterer Bereich, in dem MRPeasy sich auszeichnet. Von den automatisierten Bestell-E-Mails des Systems bis hin zu einer zentralen Plattform für Lieferantendaten mit benutzerdefinierten Kategorien hat MRPeasy dazu beigetragen, die Kommunikation zu beschleunigen und die Übersicht über das Netzwerk von KCL Manufacturing mit mehr als 100 Lieferanten zu verbessern.

Schließlich berichtet Jonathan, dass MRPeasy auch eine zentrale Rolle bei den strengen Compliance-Bemühungen von KCL spielt. „Wir nutzen MRPeasy auf einige einzigartige Arten“, sagt er. „Die Los-Tracking-Funktionen der Software lassen sich nahtlos in unsere selbst entwickelten Systeme integrieren. Sie bilden die Grundlage für unsere Gerätehistorien und verknüpfen Inspektionsdaten, Nichtkonformitätsberichte und Fertigungsdokumentation. Das ist für unsere Audits von großer Bedeutung.“

MRPeasy wurde für Wachstum entwickelt und ist hier, um zu bleiben

Was als kostengünstiger Ersatz für eine überteuerte Alternative begann, ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den täglichen Betrieb von KCL Manufacturing geworden. Das Unternehmen integriert MRPeasy weiterhin immer tiefer und plant, es in naher Zukunft zur Verfolgung der Gesamtanlageneffektivität (OEE) und zur Erweiterung der Nutzung des integrierten CRM einzusetzen.

Für KCL Manufacturing ist MRPeasy mehr als nur eine Produktivitätssoftware – es ist ein strategischer Vorteil für die Herstellung hochwertiger, vorschriftsmäßiger Produkte für eine der anspruchsvollsten Branchen. „MRPeasy bietet robuste, wertorientierte ERP-Funktionen, die normalerweise größeren Unternehmen vorbehalten sind – damit ist es perfekt für wachstumsstarke Hersteller wie uns geeignet“, fasst Jonathan zusammen. „Es ist ein Tool, das richtig eingerichtet und verwendet werden muss, aber wenn dies der Fall ist, ist sein Wert außergewöhnlich.“

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