Planificación de capacidad: 10 pasos esenciales para los fabricantes

Cuando la demanda se dispara, algunos fabricantes acaban luchando por cumplir los plazos y pagando costos por horas extras. Otros gestionan el aumento sin ningún problema. La diferencia radica en la planificación de capacidad, que en realidad consiste simplemente en ajustar lo que realmente se puede producir a lo que los clientes demandan. Es más sencillo de lo que la mayoría de la gente piensa.

¿Qué es la capacidad de producción?

La capacidad de producción es simplemente el rendimiento máximo que su operación puede alcanzar realmente durante un período de tiempo específico. Fíjese que he dicho “alcanzar realmente”, no lo que el manual del equipamiento afirma que puede hacer. Es la proyección real de su capacidad actual.

Piense en lo que realmente impulsa su producción. Sus máquinas, su personal y los materiales que ellos necesitan. Bastante sencillo, ¿verdad? Pero aquí está lo que confunde a muchos fabricantes. Se centran en lo que dice el manual del equipamiento en lugar de en lo que realmente ocurre en la planta.

En realidad, usted está trabajando con tres cifras de capacidad diferentes:

• Capacidad de diseño: lo que el manual del equipamiento dice que se puede producir en condiciones perfectas (aviso: las condiciones nunca son perfectas).
• Capacidad efectiva: la cifra realista después de tener en cuenta todo lo que ocurre realmente en su taller —las máquinas se averían, los empleados se toman descansos, tiene que cambiar entre diferentes productos, etc.
• Producción real: lo que está produciendo ahora mismo, hoy, con todo lo que realmente ocurre en su taller, basándose en su capacidad actual.

Esta es la razón por la que esto es importante. Cuando no se tiene un control sobre la capacidad actual, la gestión de proyectos se ve afectada. Es posible que le diga a un cliente que puede realizar la entrega el viernes, pero luego su línea principal necesita mantenimiento y, de repente, el viernes se convierte en el próximo martes. O está pensando en comprar otra máquina cuando en realidad tiene capacidad sin utilizar a su disposición. Simplemente no lo ve porque está mirando los números equivocados.

Determinar su capacidad real no es solo una cuestión de control de daños. Cada decisión que toma —la plantilla de personal para la próxima semana, comprar ese nuevo equipamiento, cómo fijar el precio de un pedido grande— comienza por saber lo que realmente puede producir. Una gestión eficaz de la capacidad mejora su proceso de toma de decisiones en todas estas áreas críticas del negocio.

¿Qué es la planificación de capacidad?

La planificación de capacidad es un proceso sistemático de gestión de proyectos que consiste en determinar la producción máxima necesaria para satisfacer una demanda prevista. Se trata de una disciplina con visión de futuro que requiere planificar con semanas o meses de antelación, equilibrando esencialmente los recursos disponibles con lo que los clientes realmente van a solicitar.

Aquí es donde la planificación de capacidad difiere de la programación de la producción, y mucha gente confunde ambos conceptos. La planificación de capacidad consiste en preguntarse si realmente se puede fabricar algo. La programación de la producción consiste en averiguar cuándo se va a fabricar. Hay que saber si se puede hacer frente al trabajo antes de empezar a prometer fechas de entrega. Es como la diferencia entre preguntar “¿Tenemos suficiente personal?” y “¿Quién trabaja el martes?”.

La mayoría de los fabricantes utilizan una de las tres estrategias principales de planificación de capacidad. Las tres requieren una gestión cuidadosa de los recursos para ser eficaces.

• Estrategia de adelanto: añadir capacidad antes de que se produzca la demanda, para estar preparados cuando aumenten los pedidos. Esto puede dar lugar a problemas de exceso de capacidad, como un exceso de inventario.
• Estrategia de retraso: añadir capacidad después de que aparezca la demanda, lo que ahorra dinero pero conlleva el riesgo de perder ventas.
• Estrategia de ajuste: aumentar la capacidad de forma gradual según sea necesario, ajustándola sobre la marcha. Para que sea eficaz, es necesario planificar cuidadosamente el proyecto.

A continuación, profundizaremos en estos tipos de planificación de capacidad.

¿Por qué es importante la planificación de capacidad?

La planificación de capacidad puede, literalmente, marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de su año. He visto fabricantes que lo hacen bien, gestionando fácilmente los picos de demanda mientras sus competidores luchan por mantenerse a flote. La diferencia con respecto a la planificación estratégica se nota en todos los aspectos: menores costos, clientes más satisfechos y operaciones que realmente funcionan como se supone que deben hacerlo. La planificación de capacidad ayuda a optimizar y mejorar la utilización de los recursos.

El impacto financiero de una mala planificación de capacidad de los recursos

Esto es lo que ocurre cuando se improvisa con la planificación de capacidad. Un mes, usted paga en exceso por las horas extras porque los pedidos llegan con urgencia y en gran cantidad. ¿Y al mes siguiente? Su equipamiento está ahí sin hacer nada, mientras usted sigue pagando las facturas.

Mientras tanto, ¿qué pasa con ese gran pedido que podría haber conseguido? Se lo llevó otra persona porque usted no pudo garantizar una fecha de entrega con total seguridad. Lo peor de todo es que pierde oportunidades de venta porque no puede ampliar su capacidad con la rapidez suficiente para satisfacer la demanda de los clientes cuando llegan pedidos grandes.

Retorno de la inversión y ahorro de costos documentados

Los beneficios financieros son reales y cuantificables. Las empresas han documentado un ahorro anual de $250.000 solo gracias a una mejor optimización de la mano de obra, mientras que otras han reducido los costos de inventario entre un 20% y un 40% mediante una mejor planificación. Un fabricante redujo su inventario en más de 20 millones de dólares, y las mejoras en los tiempos de entrega de entre un 50% y un 80% son habituales cuando se planifica correctamente la capacidad. Esto repercute directamente en la rentabilidad, ya que se reduce el desperdicio y se mejora la eficiencia a la hora de satisfacer la demanda de los clientes.

Ventajas competitivas de una planificación eficaz de la capacidad

Las empresas que tienen su planificación de capacidad bien definida, siempre envían sus pedidos a tiempo. Los clientes notan esa fiabilidad y siguen comprando. Además, no se quedan con almacenes llenos de inventario que no pueden vender ni tienen que intentar desesperadamente averiguar cómo cumplir con pedidos para los que no estaban preparados. Eso se traduce en dinero en el banco en lugar de dinero inmovilizado en problemas.

Principales estrategias de planificación de capacidad

La estrategia de capacidad adecuada no solo tiene que ver con cómo gestiona su planta de producción. Se trata de una decisión empresarial que muestra si está dispuesto a asumir riesgos, cuál es su situación financiera y qué tipo de promesas de servicio puede cumplir realmente. Lo que funciona para un fabricante puede ser un desastre para otro, dependiendo de su situación específica.

Estrategia de adelanto: planificar con antelación a la demanda

Con la estrategia de adelanto, básicamente se apuesta por la demanda futura añadiendo capacidad por adelantado. Piense en los proveedores de la industria automotriz —ellos saben que se avecina el lanzamiento de un nuevo modelo, por lo que se preparan con meses de antelación.

Cuando se hace bien, los clientes lo ven como un proveedor confiable que siempre cumple. ¿Si se hace mal? Está pagando por equipos que acumulan polvo mientras su contador lo mira con malos ojos.

Estrategia de retraso: aumentar la capacidad después de que aparezca la demanda.

Con la estrategia de retraso, se espera hasta que se observe un aumento real de la demanda antes de invertir en más capacidad. Es perfecta para operaciones en las que se presta especial atención a los costos o en situaciones en las que se puede adquirir rápidamente el equipamiento necesario.

Se minimiza el riesgo de tener equipamientos caros sin utilizar, pero también se corre el riesgo de perder ventas cuando no se puede satisfacer un aumento repentino de la demanda. Los talleres con equipamientos flexibles suelen utilizar este enfoque porque pueden adaptarse rápidamente.

Estrategia de ajuste: ajustes incrementales de la capacidad

La estrategia de ajuste es el término medio. Se aumenta un poco la capacidad cuando aumentan los pedidos y se reduce cuando las cosas se ralentizan. Es como ajustar constantemente el personal en función de lo que realmente entra por la puerta.

Para gestionar eficazmente la carga de trabajo de su equipo, es necesario equilibrar la capacidad disponible con la demanda entrante. Comprender la capacidad de su equipo le ayuda a asumir compromisos realistas con los clientes. Muchas pequeñas empresas prefieren esta estrategia porque no tienen que arriesgarlo todo dependiendo de si su pronóstico de ventas resulta correcto o no. Le permite reaccionar a lo que realmente está ocurriendo en el mercado, en lugar de basarse únicamente en suposiciones sobre lo que podría pasar dentro de seis meses.

El proceso de planificación de capacidad en 10 pasos

A continuación se explica cómo llevar a cabo la planificación de capacidad. El primer paso es determinar qué problema se quiere resolver.

Fase 1: Sentar las bases (pasos 1 al 4)

Paso 1: Averigüe qué es lo que realmente necesita. No se limite a decir “necesitamos una mejor planificación de capacidad”. Eso no sirve de nada. ¿Está tratando de dejar de perder dinero en horas extras? ¿Reducir todo ese exceso de inventario que está sin usar? ¿Dejar de incumplir las fechas de entrega y enfadar a los clientes? Elija un objetivo principal y persígalo. Y decida si se va a centrar en una línea, un departamento o toda la planta de fabricación.

Paso 2: Sepa qué es lo que impulsa sus cifras. Hay cosas que no puede controlar, como el tiempo que tardan los proveedores de su cadena de suministro en entregarle las piezas. Otras cosas sí puede controlarlas, como el tiempo que tarda Joe en cambiar del producto A al producto B. Anótelo todo. Para obtener los mejores resultados, elija unidades que tengan sentido. Si mide una máquina en piezas por hora y otra en toneladas por día, solo está complicándose la vida.

Paso 3: Averigüe qué hace realmente su equipamiento. Olvídese de lo que dice el manual. Haga un recorrido Gemba y mida usted mismo los tiempos. ¿Cuánto tiempo tarda realmente ese cambio cuando Bill tiene un mal día? ¿Qué ocurre cuando la máquina necesita su mantenimiento semanal? ¿Y cuando se está utilizando ese producto problemático que se atasca cada dos horas? Esa es su capacidad real.

Paso 4: Corrija sus listas de materiales y hojas de ruta. Si su lista de materiales indica que se tarda 10 minutos en fabricar un widget, pero en realidad se tarda 15, está elaborando su plan basándose en información errónea. Cronometre cada operación y realice un seguimiento de cada KPI para obtener valores reales. Esto incluye todo, desde la tasa de desechos hasta la reelaboración.

Fase 2: Análisis y optimización (pasos 5 al 7)

Paso 5: Mida lo que realmente está obteniendo. Tome su producción real y divídala por lo que cree que debería ser capaz de producir. Multiplique por 100 y obtendrá su tasa de utilización. La cuestión es que no debe aspirar al 100%. Aspire al 80%. ¿Por qué? Porque cuando llega un pedido urgente o la línea 2 se avería, necesita un margen. Trabajar a toda máquina todo el tiempo es una receta para el agotamiento, tanto para su personal como para su equipamiento. Sepa lo que puede manejar en este momento y mantenga un poco de margen. Lo necesitará cuando las cosas se pongan difíciles.

Paso 6: Encuentre sus cuellos de botella. Aquí es donde se pone a prueba la teoría. Analice lo que necesita fabricar el mes que viene y compárelo con lo que realmente puede producir. Encontrará problemas. Quizás sea esa vieja prensa que no deja de averiarse. Quizás sea la estación de inspección que solo puede manejar un volumen limitado. Sea lo que sea, encuéntrelo ahora, antes de que se vea desbordado. Priorice los cuellos de botella más críticos  primero para obtener el máximo impacto.

Paso 7: Planifique para cuando las cosas se salgan de control. Recuerde: siempre surgirán problemas. Prepare su plan de horas extras. Identifique qué operaciones puede subcontratar si es necesario. Determine qué equipo necesitaría adquirir si el negocio continúa creciendo.

Fase 3: Implementación y evolución (pasos 8 al 10)

Paso 8: Involucre a todo el mundo. La planificación de capacidad no funcionará si solo cuenta con usted y una hoja de cálculo. Su equipo de ventas necesita saber qué es lo que realmente puede ofrecer. El departamento de producción debe comprender por qué son importantes estos nuevos procedimientos. Involucre a todos los miembros del equipo explicándoles por qué está haciendo esto antes de imponerles nuevos procesos. A nadie le gustan los cambios, pero todo el mundo detesta los cambios bruscos.

Paso 9: Empiece poco a poco y haga seguimiento. No intente revolucionar toda su operación desde el primer día. Elija una línea o un producto y haga que funcione primero. Luego expándase. Y mantenga la vista en los números. Si algo no funciona, arréglelo rápidamente. No se trata de “configurarlo y olvidarlo”. La demanda cambia, los equipamientos se dañan, las personas renuncian. Su plan de capacidad también debe cambiar.

Paso 10: Siga mejorando. Una vez que domine los conceptos básicos, comience a buscar la siguiente mejora. Quizás sea un mejor software de programación. Quizás sea el momento de automatizar esa línea de envasado. Quizás solo necesite capacitar a más miembros del equipo en el uso de los equipamientos más complicados para no quedarse bloqueado cuando su mejor operario se enferme. La cuestión es no detenerse. Siempre hay algo que se puede mejorar o hacer mejor. Considere la posibilidad de adoptar algunas iniciativas de mejora continua.

Retos comunes en la planificación de capacidad y soluciones prácticas

Todas las plantas se enfrentan a los mismos problemas cuando comienzan a planificar su capacidad. A continuación, indicamos a qué debe prestar atención y cómo solucionarlo.

Retos relacionados con la precisión de los datos y la integración en tiempo real

Problema: sus datos están dispersos. El departamento de producción dice una cosa, el sistema informático dice otra y Joe, del departamento de envíos, sigue actualizando su archivo Excel desde quién sabe cuándo.

Solución: empiece a solucionar esto ahora mismo. Haga que sus sistemas se comuniquen entre sí, aunque solo sea exportando datos e importándolos a otro lugar. Deje de permitir que la gente mantenga sus propias hojas de cálculo. Elija un sistema de planificación de la producción como su fuente de información fiable y haga que todo el mundo lo utilice.

Retos de gestión de recursos y escalabilidad

Problema: Una semana, usted paga horas extras exorbitantes porque está desbordado. A la semana siguiente, la mitad de su equipo está sin hacer nada porque los pedidos se han agotado. O peor aún, tiene tres líneas de productos diferentes que necesitan la misma máquina al mismo tiempo. Cuando la carga de trabajo supera la capacidad, la gestión eficaz de los recursos se vuelve fundamental.

Solución: Incorpore cierta flexibilidad a su sistema. Capacite a los operarios para que puedan moverse entre líneas. No aspire a alcanzar el 100% de la capacidad. Deje un margen de maniobra en torno al 80%. Una asignación inteligente de los recursos evita conflictos cuando varias líneas de productos necesitan el mismo equipamiento. Lo mismo ocurre con el software. Asegúrese de que lo que elija pueda adaptarse al crecimiento, porque no hay nada peor que comprar un sistema que se queda pequeño antes incluso de haberlo pagado.

Alineación de procesos y resistencia al cambio

Problema: El equipo de ventas promete fechas de entrega sin consultar con producción. El equipo de producción programa los trabajos sin conocer la disponibilidad de materiales. Todos trabajan duro, pero en direcciones diferentes. Además, la mitad de su equipo piensa que todo este asunto de la planificación de capacidad no es más que papeleo adicional.

Solución: Reúna a todos en la misma sala y discútanlo. Asegúrese de que el departamento de ventas sepa lo que realmente puede ofrecer. Asegúrese de que el departamento de producción sepa lo que se avecina. Y tómese el tiempo necesario para explicar a todas las partes interesadas por qué está haciendo esto. Las personas se resisten a lo que no entienden. Se sumarán al proyecto cuando les parezca lógico.

Retos de la cadena de suministro y el mantenimiento de los equipamientos

Problema: Su proveedor se retrasa de nuevo y ahora no puede realizar ese trabajo que prometió para el viernes. O su línea de producción principal decide averiarse justo cuando está a pleno rendimiento. Su magnífico plan de capacidad acaba de perder todo su valor.

Solución: Conozca sus puntos débiles. ¿Qué proveedores no son fiables? ¿Qué máquinas se averían más? Incorpore un margen de tiempo en sus programas para estos casos. Y empiece a realizar un mantenimiento preventivo adecuado en lugar de esperar a que las cosas se rompan. A largo plazo, esto sale más barato.

Medir el éxito con los KPI

Si no realiza un seguimiento de las cifras, solo estará haciendo conjeturas. A continuación, le mostramos los KPI para la planificación de capacidad.

Indicadores clave de rendimiento para la planificación de capacidad

Céntrese primero en lo básico. La tasa de utilización de la capacidad le indica cuánto de su potencial está utilizando realmente. La precisión de las previsiones muestra si sus predicciones tienen algún valor: si siempre se equivoca, su plan es inútil. La tasa de entrega puntual es lo que más importa a sus clientes. La tasa de cumplimiento de pedidos le indica con qué frecuencia puede enviar los pedidos desde el stock en lugar de hacer esperar a los clientes. Y el cumplimiento de la producción no es más que una forma elegante de preguntar: “¿Ha alcanzado sus objetivos?”.

Configuración del seguimiento y la generación de informes de KPI

No complique las cosas más de lo necesario. Empiece con el sistema que tenga y obtenga los datos básicos. Configure paneles de control sencillos, aunque solo sea una pizarra con las métricas clave actualizadas diariamente. El objetivo es detectar los problemas reales de demanda antes de que saturen su ancho de banda, no crear el informe perfecto que nadie va a leer. Y elija un cronograma. Puede comprobar los aspectos operativos semanalmente y los aspectos generales mensualmente.

Uso de los KPI para la mejora continua

Los KPI son como las luces de advertencia del tablero de su automóvil. Cuando algo comienza a ir mal, no lo ignore. Investigue y averigüe por qué. ¿Ese cuello de botella está empeorando? ¿Los errores de pronóstico son cada vez mayores? Utilice las métricas para detectar patrones e identificar ineficiencias. Y cuando realice cambios, haga un seguimiento para ver si realmente ayudaron o si solo trasladaron el problema a otro lugar.

Continúe leyendo sobre los KPI de fabricación.

Herramientas y cálculos de planificación de capacidad que puede utilizar hoy mismo

Puede empezar a planificar la capacidad con recursos que probablemente ya tenga.

Hojas de cálculo y plantillas sencillas para pequeños fabricantes

Al principio, Excel puede ser su aliado. Descargue una plantilla gratuita de utilización de la capacidad y vea qué es lo que mejor se adapta a su negocio. Busque plantillas que le permitan realizar un seguimiento de sus recursos, ver quién está trabajando en qué y detectar cuándo está a punto de saturarse. No complique las cosas. Si los miembros del equipo no pueden entender su plantilla en cinco minutos, no la utilizarán. Las hojas de cálculo complicadas acaban guardadas en el ordenador de alguien, mientras que el resto vuelve a hacer las cosas como antes.

Cálculos y fórmulas esenciales

Las matemáticas no son nada del otro mundo. Capacidad por hora-máquina: tome el número de máquinas y multiplíquelo por las horas de funcionamiento. Cinco máquinas en turno de ocho horas, eso son 40 horas-máquina. Ahora bien, si cada pieza tarda 6 segundos en fabricarse, tiene 40 horas de tiempo de máquina (2.400 minutos en total), por lo que puede producir 24.000 piezas en un turno. Son matemáticas básicas, pero le indican con qué está trabajando. ¿Cuál es su tasa de utilización de la capacidad? Tome lo que realmente ha fabricado, divídalo entre lo que podría haber fabricado y multiplíquelo por 100. Ese es su porcentaje.

Trayectoria de progresión tecnológica

Si se da cuenta de que pasa más tiempo actualizando sus hojas de cálculo que utilizándolas, es hora de buscar un software adecuado. Sabrá que ha llegado el momento cuando:

• Varios miembros del equipo intentan actualizar los mismos archivos.
• Necesita información en tiempo real, pero sus datos siempre están desfasados un día.
• Está tomando decisiones basadas en su intuición porque obtener las cifras reales lleva demasiado tiempo procesarlas.

Los sistemas MRP suenan sofisticados, pero solo son formas de realizar un seguimiento automático de las cosas en lugar de hacerlo manualmente. La clave está en elegir algo que se adapte a su negocio y sea compatible con su flujo de trabajo, no algo que le obligue a cambiar su forma de trabajar solo para poder utilizarlo.

¿La buena noticia? Existen sistemas de fabricación asequibles y fáciles de usar, orientados a las pequeñas empresas, que realmente proporcionan un gran retorno de la inversión cuando se configuran correctamente. A continuación compartimos más información al respecto.

Adoptar un software de planificación de capacidad

Como ya se ha comentado, la cuestión no es si utilizar software de planificación de capacidad, sino cuándo dar el salto en función de sus necesidades de capacidad.

Elija una solución que se integre con sus recursos actuales y que priorice la facilidad de implementación y la usabilidad. Asegúrese de que pueda manejar su tipo de operación y preste atención tanto a sus necesidades actuales como futuras. Opte por un software que pueda adaptarse al crecimiento de su negocio, pero que no le obligue a pagar por funcionalidades avanzadas que tal vez solo necesite más adelante.

Es posible que tenga que capacitar a su personal para mejorar sus habilidades en el uso de iniciativas informáticas. Una buena práctica consiste en capacitar primero a uno o dos empleados clave en el uso del software. Cuando vean sus ventajas y se conviertan en promotores internos, habrá gestionado el cambio correctamente. Créame, es una táctica probada.

No intente implementar un nuevo sistema con todas las funciones deseables a la vez. Elija un área fundamental, como la programación o las listas de materiales, póngala en funcionamiento y luego amplíela. Informe a su personal por qué es importante el nuevo sistema —el proceso de incorporación es fundamental para una implementación exitosa. Mida los resultados para determinar si la inversión ha valido la pena. Si no puede demostrar una mejora a corto plazo después de seis meses, algo está fallando.

Consulte nuestras directrices para la implementación de ERP para pequeñas empresas.

Introducción a la planificación de capacidad

Esto es lo que he observado tras décadas en el sector de la fabricación: existe una clara diferencia entre las empresas que improvisan y las que planifican con antelación. Las empresas que tienen éxito son aquellas que aprovechan las ventajas de la planificación de capacidad. Son las que siguen creciendo cuando llegan las tormentas económicas. No se apresuran a buscar trabajadores para hacer horas extras ni a explicar a los clientes por qué se va a retrasar su pedido. No se basan en conjeturas. Toman decisiones informadas para poder satisfacer la demanda.

No se necesitan sofisticadas herramientas de planificación de capacidad para empezar. Basta con elegir la línea más concurrida y empezar a anotar las cifras reales. Haga un seguimiento durante un mes. Compárelas con lo que piden los clientes. Eso es planificación de capacidad, y probablemente sea mejor que lo que hace la mitad de sus competidores.

La recompensa no es solo un funcionamiento más fluido, aunque eso lo obtendrá incluso a corto plazo. Es ser el proveedor que realmente cumple con lo prometido. Cuando su competencia pone excusas sobre por qué se retrasa, usted es el que carga los camiones a tiempo.

Ese es el verdadero valor que aporta una planificación eficaz de la capacidad, y merece la pena el tiempo que invierta en mejorar la gestión de sus operaciones.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La planificación de capacidad es el proceso de alinear sus capacidades de producción reales con la demanda prevista de los clientes. Garantiza que pueda satisfacer los pedidos sin sobrecargar los recursos ni incumplir los plazos.
• Conocer su capacidad real (la diferencia entre el rendimiento teórico, efectivo y real) evita promesas excesivas, compras innecesarias de equipamientos e incumplimientos en las fechas de entrega.
• Las tres estrategias principales de planificación de capacidad (adelanto, retraso y ajuste) equilibran el riesgo, el costo y la capacidad de respuesta. La elección correcta depende de la tolerancia al riesgo y la flexibilidad operativa de su empresa.
• Un proceso estructurado y paso a paso de planificación de capacidad mejora la utilización de los recursos, reduce los costos y refuerza la fiabilidad, lo que repercute directamente en la rentabilidad y la satisfacción del cliente.
• El uso de datos precisos, el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y la implementación gradual del software adecuado transforman la planificación de capacidad, pasando de ser una tarea reactiva a convertirse en una ventaja competitiva proactiva.

Preguntas frecuentes

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