Organización del almacén: 10 prácticas recomendadas para pequeñas empresas

Hay muchos aspectos que influyen en la rentabilidad de un negocio. Uno de ellos, fundamental pero a menudo pasado por alto, es la eficiencia en el funcionamiento del almacén. A continuación, explicaremos por qué es importante y ofrecemos 10 consejos para optimizar la organización del almacén y garantizar su buen funcionamiento.

¿Qué es la organización del almacén?

La organización del almacén es la forma en que se configura el almacén para gestionar un negocio más rentable. También consiste en distribuir el equipo y los procesos de trabajo para aumentar la eficiencia operativa. Imagine la diferencia entre su garaje desordenado, donde nada está en su sitio, y el taller de un mecánico, donde cada llave inglesa tiene su lugar.

Una configuración eficaz del almacén hace mucho más que crear espacio de almacenamiento. Se trata de diseñar un flujo de trabajo en el que los materiales entran, se procesan o se recogen para los pedidos de los clientes y luego se envían como productos terminados, todo ello sin crear atascos ni movimientos innecesarios.

Su almacén necesita algunos componentes básicos que funcionen en armonía para que las operaciones de cumplimiento de pedidos se desarrollen sin problemas.

• Distribución física y utilización del espacio.
• Sistemas de gestión de inventario y protocolos.
• Puestos de trabajo claramente definidos.
• Documentación y procedimientos de seguimiento.

Lo que diferencia la verdadera organización de un almacén de la simple búsqueda de espacio libre para sus materiales es una distribución lógica del almacenamiento. La mayoría de las empresas colocan el inventario dondequiera que quepa. Los gestores de almacenes inteligentes se plantean otras preguntas:

• ¿Qué artículos (productos y componentes) se mueven más rápido o son los más vendidos?
• ¿Cómo podemos reducir los tiempos de almacenamiento y preparación de pedidos?
• ¿Cuál es el flujo lógico desde la recepción hasta el envío?

Esta planificación da sus frutos de formas que se pueden medir. Los empleados de su almacén trabajan más rápido, cometen menos errores y usted aprovecha mejor el espacio disponible. Todo ello repercute favorablemente en sus márgenes de beneficio.

Ventajas de un almacén bien organizado

Hay al menos cinco beneficios tangibles para sus operaciones comerciales cuando se toma el tiempo para crear un plan de almacén optimizado. Una vez que comience, es posible que descubra aún más, pero como mínimo, un almacén bien organizado le proporcionará lo siguiente:

• Mayor eficiencia operativa. Una distribución estructurada del almacén reduce los tiempos de preparación de los pedidos y cumplimiento de los mismos, agiliza los procesos de recepción y almacenamiento, y ayuda a maximizar la productividad laboral y la utilización de los recursos en todos los ámbitos.
• Menores costos operativos. Con una mejor organización, puede reducir los costos de mantenimiento de inventario, reducir los gastos de mano de obra mediante flujos de trabajo más eficientes y minimizar los daños y pérdidas de productos gracias a mejores prácticas de manipulación y almacenamiento.
• Mayor satisfacción del cliente. Cuando su almacén funciona como un reloj, los pedidos se procesan y envían más rápidamente, la precisión mejora y los tiempos de entrega son más uniformes, lo que se traduce en clientes más satisfechos y fieles.
• Mayor seguridad y cumplimiento normativo. Un almacén limpio y bien organizado reduce el riesgo de accidentes y lesiones en el lugar de trabajo, facilita el cumplimiento de los requisitos normativos y mejora la capacidad de su equipo para responder de forma eficaz en situaciones de emergencia.
• Mayor escalabilidad y potencial de crecimiento. Una buena organización sienta las bases para la expansión, permite sistemas más flexibles que pueden manejar mayores volúmenes y permite una planificación y previsión de la capacidad más precisas.

Las consecuencias de un almacenamiento deficiente

Una planificación deficiente o inadecuada del almacén es absolutamente perjudicial para sus operaciones de fabricación o distribución. A continuación se enumeran algunos de los efectos negativos derivados de unas prácticas de almacenamiento desorganizadas.

• Consecuencias financieras. Una mala organización conlleva un aumento de los costos operativos, un exceso de residuos y la pérdida de ventas debido a la falta de existencias o a los retrasos en los envíos. También puede aumentar el precio de las primas de seguro y exponer a la empresa a costosas reclamaciones por responsabilidad civil.
• Interrupciones operativas. Las discrepancias en el inventario, los cuellos de botella en el cumplimiento y los frecuentes problemas con los equipos pueden ralentizar sus procesos o incluso paralizar las operaciones, lo que afecta al rendimiento y la productividad generales.
• Daño a la relación con los clientes. Los pedidos inexactos y las entregas tardías frustran a los clientes y, inevitablemente, dañan la marca. Con el tiempo, esto provocará una disminución de la confianza, la pérdida de clientes habituales y un debilitamiento de la reputación en el mercado.
• Preocupaciones por la seguridad de los empleados. Los espacios desordenados y mal gestionados aumentan el riesgo de lesiones en el lugar de trabajo. Esto afecta a la moral y la productividad de los empleados, pero también puede dar lugar a incumplimientos normativos y sanciones reglamentarias.

Cómo organizar un almacén

Un enfoque estructurado y por fases para la organización del almacén requiere que se sigan ciertos pasos. Al planificar con antelación, se garantiza que el resultado final satisfaga las necesidades de almacenamiento, tanto actuales como futuras. Comencemos por planificar y evaluar el espacio para obtener algunas buenas ideas de organización del almacén.

Fase de planificación y evaluación

Tome una cinta métrica y recorra su almacén, tomando nota de todo, desde la altura del techo hasta dónde están las vigas de soporte que estorban. Fíjese en lo que realmente almacena y envía.

¿Qué productos se mueven constantemente y cuáles permanecen inmóviles durante meses? Averigüe qué es lo que quiere solucionar con esta reorganización. Tal vez quiera que los trabajadores dediquen menos tiempo a buscar artículos y que haya menos accidentes, o tal vez necesite aprovechar mejor el espacio de su edificio actual. Un buen objetivo es agilizar el proceso de envío y recepción.

Conceptos básicos sobre la configuración y el diseño del almacén

La configuración de un almacén práctico exige prestar mucha atención a la distribución de las áreas individuales básicas necesarias para su funcionamiento. La ubicación y el número de algunas de estas estaciones dependerán del tamaño y la configuración del espacio del almacén. Pero estas seis áreas son imprescindibles.

1. Muelle de carga: esta zona, situada para el acceso de camiones y furgonetas de reparto, tendrá una doble función, una zona para enviar los pedidos y otra para recibir los envíos entrantes. Lo ideal es disponer de dos puertas, una para cada finalidad. Muchos almacenes grandes tienen tres o más puertas de muelle.
2. Área de recepción: también conocida como zona de recepción, esta estación de trabajo se utiliza para comprobar que las mercancías entrantes no presenten daños y estén completas. A menudo, se utiliza un escritorio con una estación de trabajo digital, que conecta el área de recepción con su solución de gestión de inventario.
3. Área de almacenamiento: esta zona, que ocupa la mayor parte del almacén, tiene una doble función. Almacena piezas y componentes para la producción, y también es un área designada para el almacenamiento de productos en proceso (WIP, por sus siglas en inglés). Además, otra sección se utiliza para almacenar productos terminados, listos para su envío.
4. Preparación de pedidos: se trata tanto de un proceso como de un área. Los artículos para el cumplimiento de los pedidos se sacan del almacén y se colocan en un área de preparación de pedidos, donde se pueden clasificar para su distribución adecuada. Asegúrese de mantener esta área separada de las áreas de envío y recepción y del área donde se recogen los artículos para la producción.
5. Embalaje y envío: aquí es donde se preparan los artículos para su envío a los clientes y minoristas o distribuidores. Los productos se embalan, etiquetan y registran antes de colocarlos en el camión o furgoneta de reparto. Dado que es posible que se preparen varios pedidos para su envío simultáneamente, asegúrese de proporcionar suficiente espacio para este proceso.
6. Áreas de servicio: aunque no están directamente relacionadas con la manipulación de mercancías, estas áreas son importantes para el personal involucrado. Pueden incluir algunas o todas las siguientes áreas: espacios de oficina, salas de descanso, lavabos, cocinas y otras áreas para atender las necesidades de los empleados. Muchos almacenes también cuentan con un área separada para el mantenimiento de montacargas, transpaletas y otros equipos de almacén.

Principios de diseño de la distribución del almacén

Los diseños de almacén no optimizados obligan a las personas a caminar por todo el lugar sin motivo alguno. Diseñe su plano de planta de manera que los trabajadores puedan moverse en trayectorias bastante rectas en lugar de tener que dar constantemente marcha atrás. Probablemente tenga espacio vertical desperdiciado cerca del techo que podría utilizarse para almacenar artículos que no se tocan con mucha frecuencia.

No permita que su área de recepción se convierta en un embotellamiento gracias al plano de su muelle de carga. Coloque los artículos que maneja a diario cerca de donde se procesan, no enterrados en un rincón trasero donde alguien tiene que caminar mucho para encontrarlos.

Asignación y configuración de zonas

Su área de recepción necesita espacio suficiente para inspeccionar realmente lo que llega de su cadena de suministro, no solo un rincón donde se acumulan cajas y bolsas hasta que alguien se ocupe de ellas más tarde. Configure zonas de almacenamiento en función de la frecuencia con la que maneja los diferentes productos: los que se mueven a diario ocupan los mejores espacios, mientras que los artículos mensuales pueden quedarse más alejados.

Cree un área de preparación que tenga sentido para su operación, ya sea para pedidos individuales o para agrupar varios pedidos. Su zona de embalaje y envío debe tener suficiente espacio para preparar los pedidos sin crear un cuello de botella cuando lleguen los camiones.

Consideraciones sobre la infraestructura y el equipo

No compre sistemas de estanterías para palés sofisticados hasta que sepa qué es lo que realmente va a almacenar y cuánto peso deben soportar esas estanterías. Elija equipos que se adapten a su realidad diaria. Quizás solo necesite una carretilla para mover cajas, o quizás esté constantemente moviendo palés y necesite algo más grande. El equipo de seguridad y la señalización clara no son sugerencias, son requisitos.

Instale el cableado eléctrico y de Internet antes de instalar las estanterías. Créame. Añadir la instalación eléctrica más tarde significa desmontar su nueva y bonita instalación.

10 prácticas recomendadas para la organización de almacenes

1. Marque las áreas. La cinta adhesiva para el suelo, los carteles y la pintura ayudan a todos a saber dónde van las cosas. Utilice cinta adhesiva de diferentes colores para separar el tráfico peatonal de las carretillas elevadoras, marcar las zonas peligrosas o indicar qué zonas de almacenamiento se utilizan para productos específicos.
2. Cree un sistema de códigos para sus SKU. Desarrolle un sistema de numeración lógico para cada producto que maneje. Sus códigos SKU deben tener sentido para su equipo y ser coherentes, independientemente de si los artículos provienen de diferentes proveedores o se venden a través de diferentes canales.
3. Etiquete todo. Pegue etiquetas en su inventario, pero no se detenga ahí. Coloque etiquetas en los pasillos, estantes, contenedores, estaciones de carga e incluso en el equipo de almacenamiento de su almacén. Los trabajadores pierden menos tiempo buscando cuando pueden ver exactamente qué pertenece a cada lugar gracias a un sistema de etiquetado claro.
4. Documente cada movimiento. Realice un seguimiento de lo que ocurre con su inventario: llegadas, traslados a producción, envíos. Este crea un registro de control de inventario para la contabilidad, evita robos y le ayuda a rastrear los problemas hasta su origen.
5. Utilice códigos de barras. Los escáneres de códigos de barras eliminan las conjeturas y automatizan las actualizaciones del inventario. En lugar de anotarlo todo a mano, los trabajadores escanean los artículos y sus niveles de existencias se mantienen actualizados automáticamente.
6. Realice un seguimiento de las fechas de caducidad. Si maneja cualquier producto con una vida útil definida, márquelo claramente y utilice primero las existencias más antiguas, siguiendo el protocolo FEFO (primero en caducar, primero en salir). Nadie quiere descubrir que tiene existencias caducadas en sus estanterías cuando ya es demasiado tarde.
7. Utilice el análisis ABC para acelerar la preparación. Coloque los artículos más vendidos más cerca del lugar donde se preparan y se envían. El inventario de menor rotación puede estar más lejos, ya que los trabajadores no necesitan acceder a él con tanta frecuencia.
8. Realice inspecciones de calidad al recibir las mercancías. Compruebe lo que llega antes de colocarlo en las estanterías de palés. Detectar artículos defectuosos o incorrectos en el muelle evita problemas mayores más adelante en el proceso.
9. Realice un mantenimiento regular. Mantenga limpio el espacio de trabajo de su almacén y asegúrese de eliminar cualquier derrame. Una iluminación adecuada reduce los errores humanos en la preparación de los pedidos. Los equipos, tanto manuales como de otro tipo, deben mantenerse en buen estado de funcionamiento.
10. Revise y mejore. Compruebe regularmente si hay cuellos de botella y problemas. Es posible que la configuración del año pasado ya no funcione tan bien ahora que su negocio ha cambiado. Es posible que necesite encontrar nuevas soluciones de almacenamiento.

Aquí tiene un consejo adicional. Utilice un software ERP de fabricación con gestión de almacén integrada para gestionar todos estos pasos y mucho más. Esto lo veremos en profundidad en la última sección.

Software de gestión de almacenes para pequeños fabricantes

La mayoría de los pequeños fabricantes comienzan a realizar el seguimiento del inventario con un portapapeles o quizás una hoja de cálculo. Eso funciona bien cuando se manejan una docena de piezas, pero intente gestionar cientos de referencias con papel y pasará más tiempo buscando información que gestionando su negocio.

El software de gestión de almacenes soluciona ese problema. Esto es lo que necesita saber sobre las ventajas, las características clave que debe buscar y cómo elegir un software de gestión de almacenes (WMS, por sus siglas en inglés) que se ajuste a su presupuesto.

Ventajas de los sistemas de gestión de almacenes

¿Recuerda la última vez que pensó que tenía algo en stock pero no lo encontró por ninguna parte? El software de gestión de almacenes elimina esas preocupaciones. Verá lo que realmente hay en su almacén en lugar de basarse en conjeturas.

Cuando un cliente llama para preguntar si tiene un producto disponible, puede darle una respuesta precisa al instante basada en datos reales. El software actualiza los niveles de stock cada vez que se mueve el inventario y lo vincula a su contabilidad, lo que elimina la duplicación de datos y mantiene el equilibrio en el costo de los productos vendidos.

El WMS también incluye herramientas para localizar, preparar y enviar artículos más fácilmente, utilizando funciones como sistemas de inventario con códigos de barras, seguimiento de lotes, gestión de entregas y pedidos, y mucho más.

Características clave para las pequeñas empresas

Las funciones sofisticadas impresionan en las demostraciones, pero lo que usted necesita es funcionalidad que realmente funcione. Elija sistemas que gestionen su inventario específico, especialmente si necesita realizar un seguimiento de los números de lote para el control de calidad o gestionar productos con fecha de caducidad. Lo que usted quiere es algo que agilice la preparación de pedidos y mantenga a los clientes satisfechos con actualizaciones precisas sobre los envíos.

Los informes deben indicarle qué productos son los que más dinero le reportan y cuáles solo ocupan espacio. Otra característica imprescindible es la capacidad de registrar y realizar un seguimiento de los componentes individuales y los productos terminados a lo largo de la cadena de suministro, desde la recepción hasta la entrega. Esto le proporciona la trazabilidad necesaria en caso de retirada de productos, productos defectuosos o problemas de cumplimiento.

Elegir la solución adecuada

Empiece por hacer una lista de los problemas reales de su almacén, no de lo que cree que debería tener, sino de lo que realmente le está costando tiempo y dinero en este momento. Pruebe cómo diferentes sistemas gestionan sus productos y procesos específicos, no solo los escenarios de demostración perfeccionados que hacen que todo parezca fácil.

Haga preguntas difíciles durante las demostraciones. ¿Cuánto tiempo se tarda en capacitar a alguien nuevo? ¿Se pueden exportar los datos si alguna vez es necesario trasladarlos entre sistemas? ¿Cuánto cuesta añadir otro usuario a medida que crece su equipo? ¿Funcionará el software con sus proveedores de e-commerce preferidos?

Tenga en cuenta tanto los costos iniciales como lo que pagará a largo plazo. Algunos paquetes de software cuestan más inicialmente, pero le ofrecen todo lo que necesita, mientras que otros ofrecen funciones básicas asequibles con opciones para ampliar los niveles cuando se necesitan funciones adicionales.

Calcule su gasto a lo largo de varios años, no solo del primer año. La verdadera pregunta es si el software le hará ahorrar suficiente tiempo y dinero como para compensar su costo. Si no puede ver un claro retorno de la inversión, probablemente no sea la opción adecuada.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La organización del almacén no es opcional para los fabricantes en crecimiento, sino que es la base de unas operaciones de almacenamiento rentables.
• La planificación es anterior a la compra: comprenda sus flujos de trabajo antes de comprar equipos o software, o de distribuir el espacio del almacén.
• Las mejores prácticas para la organización del almacén incluyen la realización de análisis ABC del inventario, la documentación de todo, la limpieza regular del almacén, el marcado claro de las áreas, la creación de un sistema SKU intuitivo, la implementación de un sistema de códigos de barras y otras.
• El software de gestión de almacenes es rentable cuando se configura para resolver problemas reales, no para ofrecer funciones llamativas.
• Las pequeñas mejoras en la organización tienen un gran impacto en sus resultados.

Sus próximos pasos

¿Listo para empezar? A continuación le indicamos cómo abordar la organización del almacén sin sobrecargar su operación:

Comience con una evaluación. Recorra su almacén con una mirada nueva e identifique sus mayores puntos débiles. Concéntrese en los problemas que le cuestan tiempo o dinero cada día.

Elija sus batallas. Las mejores prácticas funcionan como un sistema, pero no es necesario implementarlas todas a la vez. Elija primero 2 o 3 que aborden sus problemas más urgentes y luego pase al siguiente proyecto. Cada mejora facilita la implementación de la siguiente.

Involucre a su equipo. Las personas que trabajan en su almacén todos los días saben dónde están los problemas. Escuche sus opiniones y motívelos para que se entusiasmen con las mejoras.

Mida su progreso. Realice un seguimiento de los tiempos del proceso de preparación de los pedidos, las tasas de error humano o cualquier otro aspecto que sea importante para las métricas de rentabilidad de su operación. Cuando se ven mejoras, todo el mundo se siente motivado para seguir adelante.

Preguntas frecuentes

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