Inventario: guía práctica para el recuento de inventario

La mayoría de las pequeñas empresas aprenden esto por las malas: quedarse sin componentes críticos durante la temporada alta cuesta mucho más que los recuentos de inventario habituales. Por eso, los fabricantes y distribuidores inteligentes convierten el inventario en un elemento fundamental de sus operaciones.

¿Qué es un inventario?

El inventario es el proceso de contar físicamente todos los artículos del inventario para verificar que las existencias reales coinciden con lo que muestran los registros. Visite cualquier fábrica pequeña y pregúntele al propietario cuánto inventario tiene. Probablemente obtendrá una respuesta segura basada en su sistema informático. A continuación, pídale que lo demuestre contando realmente lo que hay en las estanterías. Ahí es cuando las cosas se ponen interesantes.

Componentes clave del proceso de inventario

Un inventario exhaustivo abarca todo, desde las materias primas que se encuentran en el muelle de recepción hasta los productos terminados listos para su envío al día siguiente. Algunas piezas esperan en contenedores etiquetados, mientras que otras se encuentran a medio terminar en las mesas de ensamblaje. No olvide los suministros de mantenimiento repartidos por diferentes áreas de almacenamiento y el almacén. Si se omite alguna categoría, el recuento no reflejará la realidad. Eso podría provocar desabastecimientos o, como mínimo, niveles de stock incorrectos.

Inventarios vs. gestión de inventarios

Aquí es donde muchos pequeños fabricantes se confunden. Un inventario captura un momento concreto, como si se tratara de una foto instantánea. La gestión de inventario es mucho más completa, ya que realiza un seguimiento del flujo constante de materiales a lo largo de su operación. Los resultados de su inventario se convierten en la comprobación de la realidad que mantiene la honestidad de su sistema de inventario. Cuando ambos coinciden, puede confiar en la información de su computador cuando le dice que tiene suficientes piezas para terminar los pedidos de la próxima semana.

La importancia del inventario

Los pequeños fabricantes que se saltan el inventario periódico suelen aprender lecciones que resultan muy caras. Su asesor fiscal necesita cifras reales, no ilusiones basadas en registros informáticos obsoletos. La producción se detiene cuando los trabajadores descubren que la materia prima que creía tener, no coincide con el recuento físico del inventario. Los clientes se frustran cuando se incumplen las fechas de entrega prometidas porque nadie sabía que se iba a producir una escasez de piezas.

El inventario también detecta los problemas antes de que se conviertan en desastres. Los materiales desaparecen por daños, errores de recuento o mermas. El flujo de trabajo de los equipos se interrumpe cuando se agotan inesperadamente los suministros de mantenimiento. Las sesiones de recuento periódicas revelan estos problemas, mientras que aún se pueden solucionar sin grandes trastornos. Pregunte a cualquier propietario de una empresa de fabricación cuáles son sus mayores dolores de cabeza y los niveles de inventario suelen estar entre los tres primeros.

Entonces, aunque la mayoría de los fabricantes comienzan a realizar inventarios porque tienen que hacerlo, continúan haciéndolo porque les permite ahorrar dinero. Un inventario periódico revela oportunidades para reducir costos y mejorar las operaciones que de otro modo nunca se detectarían. Estas son las principales ventajas:

Mejora de la gestión del flujo de caja

El dinero que se queda en el inventario sin utilizar no ayuda a hacer crecer su negocio. El inventario le muestra qué materiales llevan meses acumulando polvo, ocupando espacio de almacenamiento e inmovilizando capital. Una vez identificados el stock muerto y los productos de baja rotación, puede liquidarlos y destinar ese dinero a la mejora de los equipos o a la expansión a nuevos mercados, como el e-commerce.

Mayor satisfacción del cliente

El inventario periódico elimina las sorpresas que dañan la credibilidad.

Imagine que su mayor cliente de e-commerce le llama el lunes por la mañana para preguntarle por su pedido de 500 unidades para entrega a final de mes. Usted comprueba el sistema y confirma con confianza el plazo de entrega. Tres semanas más tarde, el área de producción descubre que esos componentes se consumieron el mes pasado, pero nunca se actualizaron en el recuento de existencias. Ahora tiene que hacer llamadas difíciles para informar de los retrasos que podrían arruinar el lanzamiento de un producto en línea del cliente.

Mejor planificación de la producción

Un inventario preciso proporciona a los planificadores de producción los datos reales que necesitan para crear programas de producción que realmente funcionen.

Su planificador de producción elabora planes basándose en lo que el computador dice que tiene en stock. Cuando esas cifras son erróneas, todo se viene abajo. Los trabajadores se quedan sin hacer nada mientras el departamento de compras se apresura a encontrar proveedores de emergencia a precios elevados.

Cumplimiento normativo

Los buenos hábitos de inventario ayudan a garantizar que sus registros sean precisos para mantener contentos a los funcionarios y evitar problemas a su empresa.

Llega la temporada de impuestos y su contador necesita cifras exactas de inventario para los informes de fin de año. El inspector de la FDA se presenta sin previo aviso y le pide los registros de seguimiento de lotes. Ambas situaciones se convierten en una pesadilla sin la documentación adecuada.

Cómo realizar un inventario

La mayoría de los pequeños fabricantes abordan su primer inventario con una complejidad innecesaria. Sí, el inventario requiere planificación y organización, pero el proceso en sí es sencillo.

Planificación previa al inventario

Decida qué va a contar realmente antes de empezar a deambular con una tableta. Quizás necesite un recuento completo de las instalaciones, o tal vez se centre en los artículos de alto valor que desaparecieron el último trimestre. Elija un momento en el que la producción pueda permitirse la interrupción, como por ejemplo entre pedidos importantes o durante un periodo de mantenimiento programado.

Los registros digitales electrónicos son más fiables y precisos que los antiguos formularios en papel. Las herramientas de inventario digital no solo son más rápidas y fáciles de usar, sino que también garantizan que todos los números sean legibles. Informe a su equipo sobre qué contar y cómo reconocer la diferencia entre las piezas en buen estado y el inventario dañado.

Asegúrese de que su equipo sepa quién cuenta qué y de que todos conozcan la diferencia entre las piezas en buen estado y el inventario dañado. Localice los escáneres de códigos de barras que alguien tomó prestados hace seis meses y pruébelos antes de que llegue el día del recuento. Sin ellos, podría ser difícil hacer un recuento de todo su inventario.

Durante el proceso de recuento

Elija un área para comenzar y trabaje metódicamente en sus instalaciones. Esto evita el doble recuento y garantiza que no se pase nada por alto. Utilice el mismo método de recuento para materiales similares a lo largo del proceso. Los productos químicos a granel se pesan, los productos terminados se cuentan por unidades y las láminas de metal se miden por metros cuadrados.

Compruebe dos veces el inventario caro con un segundo contador. Considere la posibilidad de utilizar el análisis ABC para distinguir fácilmente entre artículos de alta y baja prioridad. Un error en componentes costosos puede alterar toda su situación financiera. Anote exactamente lo que encuentra en cada ubicación, no lo que sugieren los registros de su computador. Anote inmediatamente los productos dañados y las diferencias de cantidad mientras los detalles están frescos en su mente.

Análisis posterior al recuento

Ahora llega el momento de la verdad, cuando compara lo que ha contado con lo que su sistema de gestión de inventario cree que tiene. Empiece por las diferencias más importantes, porque un mueble que falta es más importante que tres tornillos de más. Algunas variaciones tendrán explicaciones obvias, como envíos no declarados o uso en la producción que nunca se registró.

No se limite a ajustar ciegamente su sistema para que coincida con el recuento de existencias. Examine las diferencias importantes para determinar si se han producido errores de recuento o si realmente faltan materiales. Después de confirmar la exactitud de sus cifras, actualice el sistema y desarrolle estrategias para evitar problemas similares en futuros recuentos.

Métodos comunes de inventario

No existe un método de recuento único que funcione para todos los fabricantes. Un pequeño taller con 15 empleados se enfrenta a retos diferentes a los de una instalación que funciona en tres turnos con múltiples líneas de producción.

Inventario anual o recuentos periódicos de existencias

Muchos fabricantes pequeños eligen un fin de semana tranquilo o un día festivo para contar todo lo que hay en sus instalaciones. Todo se paraliza mientras los equipos trabajan en cada área. Esto proporciona una precisión excelente, ya que los materiales no se mueven durante el recuento, pero cerrar durante dos días cuesta dinero cuando los clientes están esperando sus pedidos.

Recuento cíclico

Los fabricantes inteligentes cuentan diferentes secciones de su inventario siguiendo un calendario rotativo a lo largo del año. Los artículos de alto valor pueden contarse mensualmente, mientras que los materiales menos críticos se verifican trimestralmente. Este enfoque mantiene la precisión de sus registros sin detener las operaciones, aunque requiere más coordinación para realizar un seguimiento de las áreas que se han contado recientemente.

Continúe leyendo sobre recuento cíclico.

Inventario completo

Este método consiste en contar todo lo que hay en sus instalaciones en una sola operación coordinada. Los equipos trabajan simultáneamente en diferentes áreas para completar el recuento en un plazo de tiempo reducido. Tendrá que coordinar varios equipos de recuento y detener temporalmente la mayoría de las operaciones, pero obtendrá una imagen completa de la situación de todo su inventario.

Comprobaciones puntuales y recuentos aleatorios

A veces solo es necesario verificar artículos específicos que parecen problemáticos, en lugar de contar todo lo que se ve. Quizás hayan desaparecido componentes caros después del envío de la semana pasada, o ciertas ubicaciones de contenedores sigan mostrando discrepancias durante los recuentos regulares. Una verificación rápida y específica ayuda a investigar estos problemas sin interrumpir toda la operación, aunque las verificaciones puntuales no revelarán problemas sistemáticos más amplios.

¿Cuál es la función del inventario en la gestión de inventario?

El inventario es la comprobación de la realidad que mantiene la honestidad de todo su sistema de inventario. Todo lo demás que haga con la gestión de materiales depende de tener cifras iniciales precisas.

Bases para los sistemas de control de inventario

Su computador puede indicar que tiene 500 artículos en stock, pero el inventario le dice si esa cifra refleja la realidad. Todos esos sofisticados cálculos de reposición y fórmulas de stock de seguridad solo funcionan cuando se basan en datos precisos. Sin duda, los sistemas de inventario permanente ayudan a mantener la precisión de los registros durante más tiempo. Pero sin una verificación física periódica, básicamente está tomando decisiones de compra y producción basadas en cifras ficticias que se alejan cada vez más de la realidad con el paso del tiempo.

Medición y mejora del rendimiento

El inventario le muestra dónde falla su gestión de inventario. Quizás el proveedor A entrega sistemáticamente un 5% menos de lo pedido, o el área de almacenamiento B sigue perdiendo materiales por daños o extravíos. Solo notará estos patrones mediante recuentos físicos constantes que revelen las diferencias entre los registros y la realidad. Comprender estas tendencias le ayuda a resolver problemas sistémicos en lugar de gestionar repetidamente sus consecuencias.

Integración con las compras y la producción

La planificación de la producción se viene abajo cuando los datos sobre la disponibilidad de materiales son erróneos. Sin conocer los niveles reales de inventario, el departamento de compras opera basándose en suposiciones en lugar de hechos. Unos datos de inventario precisos permiten a los departamentos de compras y producción coordinarse de forma eficaz en lo que respecta a los pedidos de materiales, los tiempos de producción y las necesidades de existencias de reserva.

¿Cómo mejorar la eficiencia del inventario?

La mayoría de los fabricantes comienzan el inventario con buenas intenciones, pero pronto descubren que recorrer el almacén lleva mucho tiempo y produce resultados cuestionables. El secreto está en implementar sistemas y procesos que aceleren el recuento y mejoren la precisión.

Inventarios periódicos

Establecer calendarios de recuento coherentes evita que las pequeñas discrepancias se conviertan en problemas importantes. Considere estos enfoques para diferentes necesidades empresariales:

• Recuentos mensuales para el inventario de alto valor o de rápida rotación que afecta a los calendarios de producción.
• Verificación trimestral para artículos de valor moderado que no cambian rápidamente.
• Recuentos anuales exhaustivos para materiales y repuestos de baja rotación.
• Priorización mediante análisis ABC que se centra en los artículos con mayor impacto financiero.

La práctica regular también mejora las habilidades de recuento de su equipo y ayuda a perfeccionar los procesos a través de la repetición.

Sistemas de códigos de barras

La identificación automatizada reduce drásticamente el tiempo de recuento y mejora la precisión. Estos pueden incluir un sistema de códigos de barras, ya sea independiente o integrado en su software de inventario, o una revisión del almacén mediante RFID (identificación por radiofrecuencia). Las principales ventajas son:

• Eliminación de los errores de introducción manual de datos que afectan a las hojas de recuento escritas a mano.
• Integración en tiempo real con los sistemas de gestión de inventario para actualizaciones inmediatas.
• Mayor velocidad de recuento, ya que el escaneo solo lleva unos segundos, en comparación con la escritura de los números de pieza.
• Identificación estandarizada que funciona en diferentes ubicaciones de almacenamiento.

Los costos del escáner y la impresora de etiquetas se recuperan rápidamente gracias a la eficiencia que aportan durante el inventario, especialmente si se opta por un software de inventario que incluye el escaneo con teléfonos inteligentes.

Diseño optimizado del almacén

La organización física hace que el recuento sea más rápido y preciso. Céntrese en estas mejoras:

• Disposición lógica del almacenamiento que agrupa artículos similares.
• Sistemas de etiquetado claros que identifiquen las ubicaciones de almacenamiento y los números de pieza.
• Mejoras en la accesibilidad que permiten a los equipos de recuento alcanzar los artículos sin mover otros materiales.
• Métodos de almacenamiento estandarizados que facilitan la verificación visual de las cantidades.

Las instalaciones bien organizadas también reducen el tiempo dedicado a buscar artículos extraviados durante las operaciones habituales.

Continúe leyendo sobre gestión de almacenes.

Sistemas de seguimiento de inventario

El software moderno de inventario simplifica el proceso de recuento y proporciona una mejor visibilidad de todo el proceso de almacenamiento. Busque estas capacidades:

• Informes de variaciones en tiempo real que dejan en evidencia las discrepancias de inmediato.
• Integración con los sistemas empresariales existentes para eliminar la duplicación de datos.
• Informes de excepciones que señalan actividades inusuales o posibles problemas.
• Hojas de recuento digitales, accesibles desde dispositivos móviles o tabletas.

El sistema adecuado transforma el inventario de una tarea manual en un proceso empresarial estratégico que mejora la gestión general del inventario.

Software de gestión de inventario para fabricantes y distribuidores

El inventario manual del inventario físico tiene sus limitaciones. Los pequeños fabricantes y distribuidores en crecimiento llegan a un punto en el que el recuento en hojas de Excel en papel ya no es suficiente para gestionar sus operaciones en expansión y la complejidad de sus productos. Estos se beneficiarán de una solución de software de gestión de inventario.

Recuento y recopilación de datos automatizados

El software transforma el inventario de una tarea trimestral temida en algo que ocurre de forma natural durante el trabajo diario. Los trabajadores utilizan el escaneo de códigos de barras para realizar un seguimiento de los artículos en stock mientras mueven los materiales por el almacén, y los recuentos de los materiales entrantes se introducen directamente en el software de inventario central a través de quioscos de Internet situados en la planta del almacén. De este modo, los recuentos se mantienen actualizados sin necesidad de sesiones especiales de recuento que paralicen la producción.

Gestión de inventario conectada

Los sistemas de gestión de inventario basados en la nube se comunican directamente con las áreas de producción, ventas y compras de una forma que las hojas de cálculo nunca podrían igualar. Cuando los materiales se agotan, se notifica inmediatamente al departamento de compras, en lugar de descubrir la escasez durante el siguiente recuento manual. Los planificadores de producción ven las cantidades reales de material en lugar de basarse en estimaciones de hojas de cálculo que pueden estar desactualizadas desde hace semanas. Surgen patrones que muestran qué proveedores envían constantemente cantidades insuficientes o qué áreas del almacén experimentan pérdidas misteriosas. Todo se rastrea continuamente dentro del mismo ecosistema de datos.

Consideraciones prácticas para la implementación

Muchos propietarios de pequeñas empresas asumen que un software potente equivale a una implementación compleja. Los sistemas modernos evitan esta trampa centrándose en la simplicidad y la adopción gradual en lugar de en revisiones que requieren mucho tiempo. La configuración suele implicar la importación de los datos existentes y la capacitación previa de algunos usuarios clave, en lugar de la revisión de todos los procesos empresariales. La mayoría de las soluciones se conectan fácilmente con Xero o paquetes de contabilidad similares que ya se utilizan. El resultado es un sistema eficiente que puede ponerse en marcha en cuestión de días, no de semanas.

Cuando el inventario funciona correctamente, los beneficios se extienden a toda la operación. El departamento de compras toma decisiones más informadas, la producción funciona de forma más predecible gracias a una mejor capacidad de previsión y los clientes dejan de llamar por retrasos en los pedidos causados por escasez inesperada de material.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Un inventario es el recuento físico de todos los artículos en stock para confirmar que las existencias reales coinciden con los niveles registrados. Sirve como una comprobación de la realidad de su sistema de inventario, lo que permite que las decisiones se basen en datos precisos.
• Los recuentos periódicos evitan la falta de existencias, las paradas de producción y la insatisfacción de los clientes, ya que detectan a tiempo las discrepancias, las mermas y los errores.
• Los inventarios precisos mejoran el flujo de caja al poner en evidencia el stock muerto, reforzar la planificación de la producción, generar confianza en los clientes y garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales y normativos.
• Existen diferentes métodos, como los recuentos anuales completos, los recuentos cíclicos, las comprobaciones exhaustivas y las verificaciones puntuales. El mejor enfoque para un inventario depende del tamaño de su empresa, la complejidad del inventario y las necesidades de producción.
• Herramientas como los sistemas de códigos de barras, la organización del almacén y el software de gestión de inventario hacen que el inventario sea más rápido, preciso y estratégico.

Preguntas frecuentes

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