Lagerkosten – Arten, Beispiele und Tipps zu deren Verwaltung

Lagerkosten machen einen wesentlichen Teil der Gesamtkosten eines jeden Produktions- oder Vertriebsunternehmens aus. Der Einkaufspreis ist jedoch nur der Anfang – Lager-, Bearbeitungs- und Opportunitätskosten summieren sich schnell. Die Kontrolle über diese Ausgaben wirkt sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis, Ihre Gewinnmargen und Ihre Wettbewerbsposition aus.

Was sind Lagerkosten?

Lagerkosten sind alle Ausgaben, die beim Kauf, der Lagerung und der Verwaltung Ihres Lagerbestands anfallen. Die meisten Leute denken, dass es sich dabei nur um die Zahlungen an Ihre Lieferanten handelt, aber das ist nur der Anfang. Hinzu kommen Lagerraummiete, Personalgehälter, Versicherungen und die Kosten dafür, dass Ihr Geld gebunden ist, anstatt anderswo Renditen zu erzielen. All dies trägt zur finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens bei.

Die Lagerkosten verschlingen in der Regel zwischen 28 % und 30 % des Gesamtvermögens eines Unternehmens. Das ist ein erheblicher Teil des Kapitals, der in Ihrem Lager liegt, anstatt auf andere Weise für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Wenn Sie so viel Geld in Lagerbeständen gebunden haben, schränkt dies Ihre Möglichkeiten hinsichtlich des Cashflows ein – sei es bei Investitionen in neue Ausrüstung, der Tilgung von Schulden oder der Nutzung von Wachstumschancen.

Warum ist das wichtig? Weil Lagerkosten Ihren Gewinn in mehrfacher Hinsicht beeinträchtigen. Eine schlechte Lagerverwaltung treibt nicht nur die Lagerkosten in die Höhe, sondern verursacht auch größere Probleme. Wenn Ihnen der Lagerbestand ausgeht, müssen Sie mit Produktionsausfällen, unzufriedenen Kunden und teuren Eilaufträgen rechnen, um wieder auf Kurs zu kommen. Wenn Sie zu viel Lagerbestand haben, zahlen Sie für die Lagerung von Artikeln, die keine Einnahmen generieren.

Erfolgreiche Unternehmen haben eine einfache Wahrheit verstanden: Jeder Artikel in Ihrem Lager kostet jeden Tag Geld, bis er verkauft wird. Vom Tag des Kaufs bis zum Tag des Verkaufs verursachen diese Artikel Kosten. Profitabel bleibende Unternehmen wissen, dass sie etwas gegen diese Kosten unternehmen können, anstatt sie einfach als Teil des Geschäfts zu akzeptieren.

Lagerkosten vs. Lagerkostenberechnung

Lassen Sie uns zunächst etwas klarstellen, da dies häufig zu Verwirrung führt. Lagerkosten sind die tatsächlichen Ausgaben, die aus Ihrer Tasche kommen – Miete, Löhne, Lagergebühren und die Kosten für das in Lagerbeständen gebundene Kapital. Die Lagerkostenberechnung hingegen ist eine Buchhaltungsmethode, mit der Sie die Kosten für Lagerbestände in Ihren Finanzberichten anhand von Ansätzen wie FIFO (First-in-First-out) und LIFO (Last-in-First-out) oder gewichteten Durchschnittskosten bewerten. Wir konzentrieren uns auf die tatsächlichen Ausgaben, die Ihren Cashflow belasten, nicht auf die Buchhaltungstechniken.

Verschiedene Arten von Lagerkosten

Wohin fließt Ihr Geld tatsächlich, wenn Sie Ihren Bestand verwalten? Es gibt drei Hauptbereiche, in denen sich Kosten ansammeln, und wenn Sie jeden einzelnen kennen, können Sie Wege finden, um Geld zu sparen.

Lagerhaltungskosten

Lagerhaltungskosten sind alle Kosten, die Sie für die Lagerung Ihres Inventars in Ihrer Einrichtung aufwenden. Diese Ausgaben fallen unabhängig davon an, ob Ihr Lagerbestand schnell umschlägt oder Staub ansammelt, und sie summieren sich schneller, als den meisten Geschäftsinhabern bewusst ist.

Lager- und Anlagenkosten bilden die Grundlage Ihrer Lagerhaltungskosten. Sie zahlen Lagerraummiete, Nebenkosten für Strom und Klimatisierung, Versicherungen zum Schutz Ihrer Investitionen und Sicherheitsmaßnahmen zur Diebstahlprävention. Wenn Ihre Produkte besondere Lagerbedingungen erfordern – wie Temperaturkontrolle für Lebensmittel oder Chemikalien oder Reinräume für Elektronik – steigen diese Kosten noch weiter an.

Arbeitskosten machen einen weiteren bedeutenden Teil der Lagerhaltungskosten aus. Sie benötigen Personal, um Lieferungen anzunehmen, Produkte zu transportieren, Bestellungen zu kommissionieren, das Lager zu verwalten und Inventuren durchzuführen. Vergessen Sie auch nicht die indirekten Arbeitskosten: die Vorgesetzten, Lageristen und Wartungsmitarbeiter, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Hier ist etwas, worüber viele Unternehmen nicht nachdenken: Opportunitätskosten. All das Geld, das in Ihrem Lagerbestand steckt, könnte Ihnen anderswo zugutekommen. Sie könnten Schulden abbezahlen, neue Geräte kaufen oder in Wachstum investieren. Stattdessen liegt es einfach nur in den Regalen herum.

Sie müssen auch die Risikokosten berücksichtigen. Produkte verlieren mit der Zeit an Wert, einige werden veraltet, bevor Sie sie verkaufen können, andere werden beschädigt, gestohlen oder verschwinden einfach aufgrund von Fehlern in der Buchhaltung. Jede dieser Situationen verwandelt profitable Lagerbestände in Verluste.

Bestellkosten (Beschaffungskosten)

Eine Bestellung aufzugeben, kostet weit mehr als nur den Produktpreis. Es fallen alle möglichen Ausgaben an, die sich schnell summieren, wenn Sie viele kleine Bestellungen aufgeben, anstatt besser zu planen.

Die Verwaltungsarbeit beginnt bereits, bevor Sie überhaupt etwas bestellen. Jemand muss entscheiden, was gekauft werden soll, Lieferanten recherchieren, Bestellungen vorbereiten, Genehmigungen einholen und den gesamten Papierkram erledigen. Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Bestellung liegen zwischen 50 und 150 US-Dollar, bei einigen komplexen Bestellungen können sie sogar 1.000 US-Dollar oder mehr erreichen.

Die Versand- und Logistikkosten variieren je nachdem, bei wem Sie einkaufen und wie viel Sie auf einmal bestellen. Möglicherweise müssen Sie Versandkosten, Zollgebühren für internationale Bestellungen und Empfangskosten bei Ankunft der Produkte bezahlen. Eilaufträge sind mit besonders hohen Aufschlägen verbunden – in der Regel 30 % bis 70 % über den Standardkosten, bei wirklich dringenden Sendungen manchmal sogar doppelt so viel.

Die Qualitätskontrolle fügt noch eine Kostenschicht hinzu. Jemand muss die eingehenden Waren prüfen, sie gegebenenfalls testen und Rücksendungen oder Ablehnungen bearbeiten. Diese Kosten fallen besonders ins Gewicht, wenn es sich um kritische Komponenten oder regulierte Produkte handelt, bei denen Qualitätsprobleme Ihren Betrieb lahmlegen könnten.

Engpasskosten (Fehlmengenkosten)

Wenn Ihnen aufgrund niedriger Lagerbestände die Vorräte ausgehen, gehen die tatsächlichen Kosten weit über den offensichtlichen Umsatzverlust hinaus. Kosten aufgrund von Fehlmengen können Ihr Unternehmen in einer Weise schädigen, die nicht immer deutlich in Ihrer Bilanz zum Ausdruck kommt, weshalb es besonders gefährlich ist, sie zu ignorieren.

Die unmittelbaren betrieblichen Auswirkungen sind zuerst zu spüren. Die Produktionslinien stehen still, wenn sie nicht über die benötigten Materialien verfügen, aber Sie zahlen weiterhin für Arbeitskräfte und Gemeinkosten. Im Jahr 2023 kosteten Bestandsverzerrungen – darunter auch Fehlmengen – Einzelhändler weltweit fast 1,8 Billionen US-Dollar, was 7,2 % aller Einzelhandelsumsätze entspricht. Wenn Sie schnell wieder Lagerbestände aufbauen müssen, kommen Notbestellungen mit Aufpreisen und Expressversand in Betracht, die die Kosten um 25 % oder mehr in die Höhe treiben können.

Langfristig gesehen ist der Schaden für die Kundenbeziehungen oft noch kostspieliger. Wenn Kunden bei Ihnen nicht das bekommen, was sie benötigen, werden sie sich an jemanden wenden, der es ihnen liefern kann. Untersuchungen zeigen, dass 91 % der Verbraucher nach einer negativen Erfahrung wie einer Fehlmenge weniger wahrscheinlich wieder bei einem Einzelhändler einkaufen. Das ist nicht nur ein entgangener Umsatz, sondern auch eine verlorene Kundenbeziehung, die möglicherweise über Jahre hinweg Einnahmen generiert hätte.

Ihre Konkurrenten profitieren davon, während Sie versuchen, Ihre Lagerbestände wieder aufzufüllen. Es verbreitet sich die Nachricht, dass Sie nicht liefern können, wenn die Kunden Sie brauchen. Die Kunden verlieren das Vertrauen, dass Sie das haben, was sie benötigen, und zukünftige Verkäufe leiden darunter. Die Kundennachfrage spielt eine große Rolle bei der Entscheidungsfindung in Bezug auf den Lagerbestand.

Wie Sie die Lagerkosten berechnen

Um Ihre tatsächlichen Lagerkosten zu ermitteln, müssen Sie einige Berechnungen anstellen, aber das ist nicht so kompliziert, wie es vielleicht scheint. So berechnen Sie die wichtigsten Kostenkategorien.

• Lagerhaltungskosten werden in der Regel als Prozentsatz Ihres durchschnittlichen Lagerbestandswerts berechnet. Die meisten Unternehmen verzeichnen jährliche Lagerhaltungskosten zwischen 12 % und 35 %, wobei 25 % ein gängiger Richtwert für Einzelhändler ist. Um Ihre Lagerhaltungskosten zu berechnen, addieren Sie alle Lagerkosten, Arbeitskosten, Versicherungskosten, Abschreibungskosten und Opportunitätskosten für das Jahr und dividieren Sie diese Summe durch Ihren durchschnittlichen Lagerbestandswert.
• Die Bestellkosten werden pro Bestellung berechnet. Verfolgen Sie einen Monat lang alle Kosten, die bei der Auftragserteilung anfallen – Arbeitszeit der Mitarbeiter, Papierkram, Genehmigungen, Wareneingang – und dividieren Sie diese dann durch die Anzahl der von Ihnen aufgegebenen Bestellungen. Die meisten Unternehmen geben 50 bis 150 US-Dollar pro Bestellung aus, wobei komplexe Käufe 1.000 US-Dollar oder mehr kosten können.
• Fehlmengenkosten sind schwieriger zu berechnen, da sie entgangene Umsätze und Kundenbeziehungen umfassen, die schwer zu quantifizieren sind. Beginnen Sie mit den direkten Kosten – Notbestellungen, Expressversand, Arbeitsausfälle während Fehlmengen. Schätzen Sie dann die entgangenen Umsätze, indem Sie verfolgen, wie oft Sie Kunden aufgrund von Fehlmengen abweisen müssen, und multiplizieren Sie diese Zahl mit Ihrem durchschnittlichen Bestellwert.

Der Schlüssel liegt darin, diese Zahlen konsequent zu verfolgen, damit Sie Trends erkennen und sehen können, wohin Ihr Geld tatsächlich fließt.

Beispiele für Lagerkosten

Lagerkosten theoretisch zu verstehen ist eine Sache, aber wenn man sieht, wie sie sich in realen Unternehmen auswirken, werden die Zahlen viel klarer. Betrachten wir drei verschiedene Arten von Unternehmen, um zu sehen, wie sich diese Kosten auf sie auswirken.

Beispiel eines produzierenden Unternehmens

Nehmen wir einen mittelständischen Hersteller von Industriepumpen. Sein Rohmaterialbestand umfasst Stahl, Dichtungen und Motoren, die durchschnittlich 45 Tage im Lager liegen, bevor sie in die Produktion gehen. Bei einem Rohmaterialbestand im Wert von 2 Millionen US-Dollar zahlen sie jährlich etwa 500.000 US-Dollar an Lagerkosten – Miete für Lager- oder Lagerflächen, Klimatisierung für empfindliche Komponenten, Materialtransportpersonal und 8 % Opportunitätskosten für gebundenes Kapital. Wenn ihnen wichtige Teile wie Spezialmotoren ausgehen, kosten Notbestellungen 50 % mehr als geplante Einkäufe, hinzu kommen Produktionsverzögerungen, die ihre Montagearbeiter untätig machen. Eine einzige Fehlmenge bei einer Schlüsselkomponente kostete das Unternehmen im letzten Jahr 75.000 US-Dollar an Produktionsausfallzeiten und Eilversandgebühren.

Beispiel eines Vertriebsunternehmens

Ein regionaler Elektrogroßhändler, der Lagerbestände in fünf Lagern verwaltet, steht vor anderen Herausforderungen. Das Unternehmen lagert 15.000 verschiedene Artikel, von einfachen Kabelverbindern bis hin zu teuren Transformatoren, mit einem Gesamtwert von 8 Millionen US-Dollar. Die Lagerkosten belaufen sich auf etwa 22 % pro Jahr – 1,76 Millionen US-Dollar –, einschließlich der Lagerung an mehreren Standorten, regionaler Lieferwagen und des Lagerverwaltungspersonals in jeder Einrichtung. Die eigentlichen Probleme entstehen durch Koordinationsschwierigkeiten zwischen den Lagerstandorten. Wenn in ihrem Lager in Dallas ein beliebter Schutzschalter ausverkauft ist, während in Houston ein Überbestand besteht, müssen sie Notfalltransfers durchführen, die 200 US-Dollar pro Sendung kosten, zuzüglich der entgangenen Umsätze, wenn Kunden nicht auf interne Transfers warten können.

Beispiel eines Einzelhandelsunternehmens

Ein Baumarkt mit saisonalen Schwankungen im Lagerbestand zeigt, wie sich das Timing auf die Kosten auswirkt. Während der Frühjahrsvorbereitungen führen sie Rasen- und Gartenartikel im Wert von 5 Millionen Dollar, aber bis zum Herbst werden 15 % dieser Bestände zu Ladenhütern, die um 40 % reduziert werden müssen, um sie zu verkaufen. Ihre jährlichen Lagerkosten belaufen sich auf etwa 28 % des Lagerwerts, aber das eigentliche Problem ist die Veralterung. Im letzten Jahr schrieb das Unternehmen 180.000 Dollar an unverkauften Saisonartikeln ab – Terrassenmöbel, die aus der Mode gekommen waren, und Dünger, der im Lager abgelaufen war. Jeder Artikel, der sich nicht verkauft, kostet das Unternehmen etwa 30 % über dem Einkaufspreis an Lagerkosten, bevor er schließlich mit Verlust abverkauft wird.

4 Schlüsselfaktoren, die die Lagerkosten in die Höhe treiben

Viele Faktoren können Ihre Lagerkosten schleichend in die Höhe treiben, bis es zu spät ist. Wenn Sie diese Probleme frühzeitig erkennen, haben Sie die Möglichkeit, sie zu beheben, bevor sie Ihre Rentabilität wirklich beeinträchtigen.

1. Mangelhafte Nachfrageprognosen

Mangelhafte Nachfrageprognosen lösen eine Reihe kostspieliger betrieblicher Herausforderungen aus:

• Wenn Sie nicht vorhersagen können, was Kunden tatsächlich wollen, entsteht ein Dominoeffekt kostspieliger Probleme.
• Dies führt zu Ungleichgewichten im Lagerbestand, wobei einige Produkte zu häufig und andere zu selten vorrätig sind.
• Überschüssige Lagerbestände binden den Cashflow und werden schließlich abgewertet oder vollständig abgeschrieben.
• Engpässe zwingen Unternehmen zu kostspieligen Notbestellungen, die den normalen Betrieb stören.
• Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf unzureichende Prognosemethoden wie Bauchgefühl oder veraltete Tabellenkalkulationen.
• Diese veralteten Ansätze lassen wichtige saisonale Muster und Marktveränderungen außer Acht, die die Planung verbessern könnten.

2. Ineffiziente Beschaffungspraktiken

Ineffizientes Beschaffungsmanagement verschwendet Geld auf vielfältige Weise:

• Häufige kleine Bestellungen statt Optimierung der Bestellmengen.
• Schlechte Lieferantenbeziehungen, die keine Mengenrabatte oder günstige Konditionen beinhalten.
• Mangelnde Koordination zwischen den Abteilungen, was zu doppelten Bestellungen führt.
• Manuelle Prozesse, die die Bestellkosten erhöhen und Fehler verursachen.
• Notfallkäufe zu überhöhten Preisen aufgrund schlechter Planung.

3. Unzureichende Bestandskontrollen

Unzureichende Bestandskontrollsysteme schaffen blinde Flecken, die Geld kosten. Wenn Sie nicht sehen können, was Sie tatsächlich auf Lager haben, agieren Sie im Dunkeln:

• Manuelle Verfolgungsmethoden, die anfällig für menschliche Fehler sind.
• Keine Echtzeit-Transparenz über die Lagerbestände an verschiedenen Standorten.
• Mangelhafte Kommunikation zwischen Vertriebs-, Einkaufs- und Lagerteams.
• Verzögerte oder ungenaue Bestandsinformationen, die zu Fehlentscheidungen führen.
• Unfähigkeit, langsam drehende oder veraltete Bestände zu identifizieren, bevor sie zu einem Problem werden.

4. Störungen in der Lieferkette

Störungen in der Lieferkette sind häufiger und kostspieliger geworden und haben erhebliche finanzielle Auswirkungen:

• Aktuelle Daten zeigen, dass 94 % der Unternehmen negative Auswirkungen auf ihren Umsatz aufgrund von Problemen in der Lieferkette melden.
• Störungen erhöhen in der Regel die Betriebskosten der betroffenen Unternehmen um 3 bis 5 %.
• Bei Problemen in der Lieferkette sinken die Umsätze in der Regel um etwa 7 %.
• Ausfälle von Lieferanten sind eine der Hauptursachen für Störungen in der Lieferkette.
• Cyberangriffe zielen zunehmend auf Schwachstellen in der Lieferkette ab und führen zu weitreichenden Störungen.
• Wetterbedingte Verzögerungen zwingen Unternehmen zu reaktiven Maßnahmen mit kostspieligen Notfalllösungen.
• Diese Störungen zwingen Unternehmen zu kostspieligen Umgehungslösungen, die das Budget und den Betrieb in den Strudel ziehen.

Die Bedeutung der Verfolgung und Verwaltung von Lagerkosten

Bei einer intelligenten Lagerkostenverwaltung geht es nicht nur darum, Ausgaben zu senken, sondern auch darum, Geld und Ressourcen freizusetzen, die Ihr Unternehmen voranbringen können. Unternehmen, die sich ernsthaft damit befassen, Lagerkosten zu verfolgen und zu kontrollieren, entdecken oft Geld, von dem sie nicht wussten, dass sie es verloren haben.

Die finanziellen Auswirkungen betreffen Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht, und selbst kleine Änderungen können erhebliche Geldmittel freisetzen. Wenn Sie die richtigen Fertigwaren zur Verfügung haben, wenn Kunden sie benötigen – ohne dass Unmengen an überschüssigem Lagerbestand herumliegen –, verschaffen Sie sich einen echten Wettbewerbsvorteil.

Eine bessere Bestandskontrolle bedeutet, dass Sie schneller auf Marktveränderungen reagieren und neue Chancen nutzen können. Währenddessen sind Ihre Mitbewerber damit beschäftigt, sich mit zu vielen falschen Produkten auseinanderzusetzen oder ständig mit Fehlmengen bei den Produkten zu kämpfen, die Kunden tatsächlich wünschen.

Eine intelligente Bestandsverfolgung wird besonders wichtig, wenn Lieferketten immer wieder unterbrochen werden. Gute Systeme unterstützen Sie dabei:

• Fehlmengen zu erkennen, bevor sie auftreten;
• langsam drehende Produkte zu identifizieren, solange Sie noch etwas dagegen unternehmen können;
• das richtige Gleichgewicht zwischen Sicherheitsbestand und Verknappungsrisiko zu finden;
• bessere Entscheidungen in Bezug auf Lieferanten und Notfallpläne zu treffen;
• Probleme schnell zu beheben, anstatt immer nur hinterherzulaufen.

Wenn Sie wissen, was Ihr Unternehmen tatsächlich für Lagerbestände ausgibt, können Sie intelligentere Kaufentscheidungen treffen. Anstatt nur die Produktpreise zu betrachten, können Sie Lagerung, Handhabung und alle anderen tatsächlichen Kosten berücksichtigen. Dies unterstützt Sie dabei, bessere Verhandlungen mit Lieferanten zu führen und die richtige Produktpalette für höhere Gewinne auszuwählen.

Tipps zur Senkung der Lagerkosten

Bei der Senkung der Lagerkosten geht es nicht darum, alles zu reduzieren, sondern darum, mit Ihrer aktuellen Situation intelligenter umzugehen. Diese Strategien funktionieren tatsächlich und können Ihnen echte Einsparungen ermöglichen.

• Verbessern Sie Ihre Prognosen für den Bedarf. Sehen Sie sich Ihre Verkaufshistorie, saisonale Muster und Markttrends an, um herauszufinden, was Sie tatsächlich verkaufen werden. Selbst grundlegende Verbesserungen bei der Prognose können Planungsfehler um die Hälfte reduzieren. Sprechen Sie mit Ihren Vertriebsmitarbeitern über bevorstehende Werbeaktionen oder große Kundenveränderungen und denken Sie über externe Ereignisse nach, die sich auf das Kaufverhalten der Menschen auswirken könnten.
• Optimieren Sie Ihre Bestellmuster. Anstatt Bestellungen aufzugeben, wann immer Ihnen danach ist, legen Sie Nachbestellpunkte fest, die auf tatsächlichen Verbrauchsgewohnheiten und Vorlaufzeiten basieren. Erwägen Sie, Bestellungen zu bündeln, um Mengenrabatte zu erhalten und Verwaltungskosten zu senken. Das Ziel ist es, den optimalen Punkt zwischen Bestellkosten und Lagerhaltungskosten zu finden.
• Beschleunigen Sie den Lagerumschlag. Konzentrieren Sie sich darauf, Produkte durch bessere Verkaufsprozesse, Werbestrategien und Lagerumschlag schneller zu verkaufen. Unternehmen mit höheren Umschlagraten binden weniger Kapital und verringern das Risiko der Veralterung. Verfolgen Sie, welche Produkte sich nur langsam verkaufen, und entwickeln Sie Strategien, um sie entweder schneller zu verkaufen oder aus dem Sortiment zu nehmen.
• Stärken Sie Lieferantenbeziehungen und verbessern Sie die Konditionen. Arbeiten Sie mit wichtigen Lieferanten zusammen, um die Lieferzuverlässigkeit zu verbessern, bessere Zahlungsbedingungen auszuhandeln und gegebenenfalls Lieferantenverwaltungsvereinbarungen zu prüfen. Erwägen Sie die Nutzung verlängerter Zahlungsfristen, die Ihren Cashflow verbessern, Mengenrabatte für Sammelbestellungen oder häufigere, kleinere Lieferungen, um Ihre Lagerkosten zu senken.
• Optimieren Sie Ihre Lagerabläufe. Ein gut organisiertes Lager reduziert die Arbeitskosten und beschleunigt die Auftragsabwicklung. Optimieren Sie die Anordnung für einen effizienten Produktfluss und eine effiziente Kommissionierung und führen Sie Standardarbeitsanweisungen für den Wareneingang und -versand ein. Darüber hinaus sollten Sie zur Flexibilisierung in Spitzenzeiten eine übergreifende Schulung Ihrer Mitarbeiter in Betracht ziehen und regelmäßige Wartungsarbeiten durchführen, um Ausfälle zu vermeiden.
• Nutzen Sie technologische Hilfsmittel. Barcode-Systeme und Bestandsmanagementsoftware ersparen Ihnen viel manuelle Arbeit und Fehler. Etwa 65 % der Unternehmen verwenden mittlerweile Barcode-Scanner, da diese wesentlich genauer sind, und 59 % geben an, dass sie seitdem weniger Artikel verlieren (PDA Barcode Scanner Market Trends & Report, Global Growth Insights, 2025). Barcodes bedeuten deutlich weniger Tipparbeit und deutlich weniger Fehler beim Einchecken von Waren, beim Kommissionieren von Bestellungen oder beim Zählen Ihres Bestands. Scanner und Etiketten machen sich ziemlich schnell bezahlt – in der Regel innerhalb weniger Monate –, da alles besser funktioniert.
• Gehen Sie methodisch vor. Ziehen Sie eine Just-in-Time-Bestandsverwaltung in Betracht, bei der Sie nur das bestellen, was Sie gerade benötigen. Dadurch bleiben Ihre Lagerkosten niedrig, aber Sie benötigen Lieferanten, die keine Fehler machen, und Stammkunden, die regelmäßig kaufen. Die optimale Bestellmenge lässt Sie die richtige Bestellmenge ermitteln – bestellen Sie zu wenig, verschwenden Sie Geld für Verwaltungsaufgaben, bestellen Sie zu viel, bleibt Ihr Geld einfach ungenutzt. Oder wenden Sie die ABC-Analyse an, um hochwertige, schnelllebige Artikel gegenüber weniger wichtigen zu identifizieren und leicht zu priorisieren.
• Überprüfen Sie Ihren Lagerbestand jeden Monat. Achten Sie auf Artikel, die sich nicht verkaufen, alt werden oder Probleme verursachen. Anstatt alles für eine große Zählung anzuhalten, versuchen Sie es mit einer zyklischen Zählung – zählen Sie an verschiedenen Tagen an verschiedenen Stellen. So bleiben die Zahlen genau, ohne Ihre tägliche Arbeit zu beeinträchtigen, und Sie erkennen kostspielige Probleme frühzeitig. Beheben Sie Probleme, sobald Sie sie erkennen, anstatt zuzulassen, dass sie Ihre Gewinne schmälern.

Wie Bestandsmanagementsoftware die Lagerkosten unter Kontrolle hält

Bestandsmanagementsoftware wie MRPeasy kann die Art und Weise, wie Sie mit diesen Gesamtlagerkosten umgehen, grundlegend verändern. In den meisten Fällen macht sich die Investition schnell bezahlt, da Sie keine unnötigen Ausgaben mehr tätigen. Die Ergebnisse werden sich fast sofort in Ihrer Bilanz widerspiegeln. So löst die Software die größten Probleme.

Bestandsverfolgung

Sie können jederzeit und überall sehen, was Sie auf Lager haben. Oder anders ausgedrückt: Keine Spekulationen mehr und keine bösen Überraschungen, wenn Kunden etwas wünschen, das Sie nicht vorrätig haben. Das System informiert Sie, wenn der Vorrat zur Neige geht, sodass Sie rechtzeitig nachbestellen können.

Dank einer vollständigen digitalen Nachverfolgung wissen Sie außerdem genau, wo sich alles befindet, wodurch Sie Verbrauchsmuster erkennen und Rücksendungen oder die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen. Die meisten Unternehmen verzeichnen deutlich weniger Verluste, nachdem sie mit dem Verfolgen ihrer Bestände begonnen haben, vom Anfangsbestand bis zum Endbestand.

Bestellungen werden schneller bearbeitet

Bestellungen werden schneller bearbeitet, da das System alle Formalitäten automatisiert und den Mitarbeitern die intelligenteste Art der Kommissionierung aufzeigt. Wenn das System weiß, wo sich alles befindet, und gute Listen erstellt, verbringen die Lageristen weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit der Bearbeitung von Bestellungen, wenn sie über ein gutes Bestandsverwaltungssystem verfügen.

Es ist mit Ihrem Vertrieb verbunden, wie bei integrierten ERP-Systemen, und aktualisiert Bestände demnach in Echtzeit, wenn Bestellungen ausgegeben werden. Sie verkaufen somit keine Artikel mehr, die Sie nicht vorrätig haben, und brauchen sich nicht mehr mit verärgerten Kunden auseinanderzusetzen. Schnelle Lieferzeiten sorgen für zufriedene Kunden und verhindern, dass Lagerbestände ungenutzt herumliegen und Geld kosten.

Weniger Ausschuss und Verschwendung

Das System informiert Sie, wenn Artikel veralten oder seit langem nicht mehr verkauft wurden, sodass Sie Maßnahmen ergreifen können, bevor sie wertlos werden. Frühzeitige Warnungen geben Ihnen Zeit, Sonderverkäufe zu organisieren, Artikel zu verschieben oder zurückzusenden.

Die Prognose berücksichtigt außerdem Ihre tatsächlichen Verkaufszahlen und saisonale Artikel und liefert eine datenbasierte Vorhersage darüber, was Sie wirklich benötigen. Durch die Verfolgung von Marktschwankungen müssen Sie weniger raten und bestellen weniger. Eine gute Prognose reduziert Planungsfehler erheblich, sodass Sie weniger tote Lagerbestände haben, die Platz beanspruchen.

Richtige Mengen und automatische Bestellungen

Intelligente Berechnungen ermitteln Vorlaufzeiten, Nachfrageschwankungen und saisonale Muster, um Ihnen die richtigen Lagerbestände anzuzeigen. Anstatt Bestellungen nach Bauchgefühl oder alten Regeln aufzugeben, die nicht mehr funktionieren, sagt Ihnen das System genau, wann und wie viel Sie bestellen sollten.

Dank automatischer Bestellungen vergessen Sie nicht, wichtige Artikel nachzubestellen. Außerdem können Sie so die Bestellkosten und Lagerkosten besser ausgleichen. Unternehmen, die dieses System nutzen, halten in 94 % der Fälle die richtigen Lagerbestände und reduzieren Notfallbestellungen um 62 % (Echtzeit-Bestandsverwaltung: Reduzierung von Fehlmengen und Überbeständen im Einzelhandel, ResearchGate, 2024).

Verfolgung der Lieferantenleistung

Sie erhalten genaue Informationen zu Lieferzeiten, Qualitätsproblemen und Preisen, sodass Sie bessere Lieferanten auswählen können. Wenn Sie sehen, welche Lieferanten immer liefern und welche Probleme bereiten, können Sie Ihren Sicherheitsbestand und Ihre Notfallpläne anpassen.

Die elektronische Kommunikation mit Lieferanten reduziert den Papierkram erheblich und macht alles genauer. Bessere Beziehungen zu Lieferanten bedeuten in der Regel bessere Zahlungsbedingungen und Rabatte.

Wenn Sie über genaue, aktuelle Bestandsdaten verfügen, ist es einfacher, fundierte Entscheidungen über die Handhabungskosten zu treffen und eine sinnvolle Formel für die Bestandskosten zu verwenden, die zur Optimierung Ihrer Rentabilität beiträgt.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Bestandskosten sind die Gesamtkosten für den Einkauf, die Lagerung und die Verwaltung von Beständen – einschließlich Lager-, Bestell- und Fehlbestandskosten – und nicht nur der Preis der Waren von Lieferanten. Diese können bis zu 30 % des Unternehmensvermögens ausmachen.
• Es gibt drei Hauptarten von Lagerkosten, die sich jeweils unterschiedlich auf das Endergebnis auswirken: Lagerhaltungskosten, Bestellkosten und Fehlmengenkosten.
• Viele Unternehmen unterschätzen versteckte Lagerkosten wie Opportunitätskosten, veraltete Bestände und Arbeitsineffizienzen. Diese bleiben oft unbemerkt, haben jedoch erhebliche Auswirkungen auf die langfristige finanzielle Leistung.
• Lagerkosten steigen häufig aufgrund schlechter Nachfrageprognosen, ineffizienter Beschaffung, schwacher Lagerkontrollen und Störungen in der Lieferkette. Wenn Sie diese frühzeitig erkennen und beheben, können Sie Gewinnverluste verhindern.
• Bestandssoftware kontrolliert die Lagerkosten, indem sie das Verfolgen von Beständen automatisiert, den Einkauf rationalisiert und die Produktion optimiert. Tools wie MRPeasy lassen Sie optimale Lagerbestände aufrechterhalten und gleichzeitig Kosten und Risiken minimieren.

Frequently asked questions

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